Nuova funzione di scadenza per i gruppi Office 365

Oggi vi annunciamo un’altra novità nel mondo 365: la funzione di scadenza dei
gruppi Office 365, ora in preview per i clienti Azure Active Directory Premium.
Con questa nuova funzionalità, potete gestire il ciclo di vita dei gruppi Office 365 impostando una scadenza e una durata per qualsiasi gruppo vogliate. Una volta impostata, i proprietari potranno rinnovare il gruppo all’avvicinarsi della data di scadenza se vogliono continuare ad usarlo. Se il gruppo non viene rinnovato, sarà automaticamente eliminato.

Nuova funzionalità di scadenza dei gruppi di Office 365

Potete configurare la nuova funzionalità dal portale Azure Active Directory portal oppure via Azure Active Directory PowerShell. Potete infine creare una policy che si applichi a tutti i gruppi del vostro tenant.

30 giorni prima della scadenza del gruppo, verrà inviata una notifica di rinnovo via mail ai proprietari del gruppo, i quali potranno rinnovarlo direttamente dalla mail con un singolo click. Se i proprietari non lo rinnovano entro l’arco temporale richiesto (30 giorni) il gruppo scadrà e verrà eliminato.

La nuova funzione è resa possibile da due funzionalità recentemente rilasciate:
soft-delete e restore.
Questo significa che potete ripristinare il vostro gruppo Office 365 e il suo intero contenuto, incluso SharePoint, Planner, Outlook e così via per un periodo di 30 giorni da quando il gruppo è stato eliminato.
A questo link maggiori dettagli su come ripristinare un gruppo di Office 365 scaduto e quindi eliminato.

La funzione di scadenza dei gruppi di Office 365 è attualmente disponibile in public preview per i clienti Azure AD Premium.

Analizzare i data Insight con Power BI

Con l’aggiornamento di Luglio, su Dynamics 365 for Customer Insights (DCI) è disponibile un nuovo connettore per Power BI. Ora, i dati aggregati ed arricchiti di DCI possono essere analizzati su Power BI grazie al nuovo connettore.
In questo modo potrete combinare il potere analitico di DCI con le capacità di esplorazione e visualizzazione dei dati di Power BI per avere il meglio dai due programmi. I profile data e i KPI possono ora essere facilmente importati su Power BI Desktop e quindi essere utilizzati per costruire report di Power BI. Questi report possono poi essere condivisi con gli altri utenti utilizzando i servizi di Power BI.

Potete costruire visualizzazioni avanzate oltre a dati di profilo e KPI utilizzando le visualizzazioni di Power BI quali geo-maps, diagrammi ad albero con drill-down interattivi e filtri.

ATTENZIONE: sia il nuovo connettore per Power BI che Dynamics 365 for Customer Insights sono disponibili in preview.

Il nuovo connettore fornisce agli utenti un’esperienza integrata per creare report di Power BI con dati DCI su Power BI Desktop.
Come iniziare?

1. Per collegarvi a DCI da Power BI Desktop andate su:
Get data -> Online Services e selezionate la voce Dynamics 365 for Customer Insights (Beta) dalla lista dei servizi Online.

Collegarsi a Dynamics 365 for Customer Insights (DCI) da Power BI Desktop

2. Dopo di che, inserite la URL dell’endpoint API.

Inserire API URL Endpoint

3. Autenticatevi inserendo le vostre credenziali di DCI ed avrete i vostri KPS e i Profili disponibili per iniziare ad utilizzare le power queries.

4. Potete poi iniziare a costruire i modelli di Power BI connettendo KPI e profili per abilitare slicing/dicing interattivi e drill-down dai gruppi KPI o attributi dei profili nei vostri report di Power BI.

Il diagramma qui sotto mostra un modello esempio costruito connettendo i MonthlyDeposits KPI e collegando il gruppo dagli attributi BranchId e CustomerId con i profili corrispondenti: Customer e Branch.

diagramma Power BI

Con un modello di questo tipo potete analizzare in maniera interattiva i singoli KPI MonthlyDeposit da qualsiasi attributo Profile or Branch in un report Power BI.

Sempre in questo esempio, è stato costruito un report Power BI con cui suddividere i KPI Monthly Deposit nel corso del tempo. In questo modo sarà possibile visualizzare il singolo deposito a seconda dell’Account Type e del luogo il cui è stato fatto.

diagramma Power BI con KPI

Con il nuovo connettore avete a disposizione tutta la potenza di Power BI da utilizzare per la visualizzazione dei dati e le funzionalità di ricerca ed esplorazione, da combinare poi con i big data e le capacità di analisi predittiva di DCI.
Iniziate fin da ora a prendere confidenza con questo nuovo connettore e sfruttarne al meglio le capacità.

Alcuni link utili:
– Documentazione per il connettore di Power BI disponibile a questo link;
– Documentazione per prendere confidenza con i Customer Insights disponibile a questo link.

Le informazioni presenti in questo post sono state prese e tradotte dall’articolo originale disponibile a questo link: Analyzing Customer Insights data with Power BI.

Nuovo add-in di Outlook per la programmazione delle riunioni

Disponibile nuovo add-in di Outlook per la programmazione delle riunioni

Siamo felici di annunciarvi che è stato rilasciato un add-in per Outlook che vi permette di schedulare riunioni Microsoft Teams direttamente da Outlook.

Come funziona
Dalla visualizzazione del calendario di Outlook, vedrete ora un nuovo pulsante chiamato
“New Teams Meeting”.
Cliccandoci aprirete un nuovo invito Outlook che include le coordinate per il vostro meeting Microsoft Teams. Potete anche personalizzare l’invito aggiungendo alcuni dettagli relativi alla riunione in questione. Una volta salvato, vedrete il meeting sia nella lista riunioni all’interno del client Microsoft Teams, sia nel vostro calendario di Outlook.

Anche gli invitati al meeting vedranno la riunione pianificata sul loro calendario e potranno prendere parte al meeting sia da Teams sia dall’invito posto sul calendario di Outlook. Tutto quello che dovranno fare sarà cliccare sul link interno all’invito o passare al client Teams e cliccare sul link che trovano lì.

prendere parte alle riunioni Microsoft Teams direttamente dal calendario di Outlook

L’add-in sarà installato automaticamente per tutti quegli utenti che hanno Microsoft Teams e Office 2013 o 2016 installato sui loro PC Windows. Se non volete che vi appaia, potete leggere il seguente articolo su come gestire gli add-in di Outlook.

L’Add-in Teams Outlook, richiede che gli utenti siano registrati su Teams utilizzando la Modern Authentication.
Se l’utente non utilizza questo metodo, potrà comunque continuare ad utilizzare il client Teams ma non potrà schedulare i meeting di Teams utilizzando l’add-in per Outlook.
Se volete utilizzare l’add-in ma la Modern Authentication non è configurata per la vostra azienda, chiedete all’Amministratore IT di configurarla. Se invece è configurata, ma l’utente ha cancellato il dialog deve registrarsi nuovamente utilizzando l’autenticazione multi-fattore.

Potete scoprire di più sulla Modern Authentication per Microsoft Teams a questo link.

Nuovi report di utilizzo dei gruppi Yammer ed aggiornamenti per i gruppi di Office 365

Microsoft continua ad aggiornare i report di utilizzo nell’Interfaccia di Amministrazione di Office 365 per fornire agli amministratori una panoramica completa di come l’azienda sta utilizzando Office 365.

Nel corso delle prossime settimane, noterete i seguenti miglioramenti:

1. Nuovi report delle attività dei gruppi Yammer
I nuovi report delle attività dei gruppi di Yammer, vi permetteranno di comprendere come e quanto gli utenti della vostra organizzazione utilizzino i gruppi di Yammer per connettersi e collaborare con i colleghi dell’azienda.

Ne vediamo un esempio nell’immagine qui sotto.
Nella parte alta vedete raffigurato un GRAFICO: sta ad indicare quanti sono i gruppi Yammer esistenti nella vostra azienda e quanti di questi sono effettivamente attivi. Un gruppo è considerato attivo se è stato inviato, letto, postato o messo il like ad un messaggio all’interno del gruppo.

Nella TABELLA posizionata nella parte bassa, invece, potete accedere ad informazioni dettagliate di ogni singolo gruppo.
In questo modo, capirete:
– quali sono i gruppi più attivi;
– che tipo di attività viene svolta all’interno di ogni gruppo;
– quali sono i gruppi più grandi a seconda del tipo di attività.

Nuovi report di utilizzo dei gruppi Yammer

2. Report dei gruppi di Office 365 aggiornati
I report esistenti dei gruppi di Office 365 saranno migliorati includendo le attività dei siti di SharePoint e dei gruppi di Yammer associati ai gruppi di Office 365.

– Per SharePoint, il report includerà tutte le attività effettuate sui file dagli utenti dei gruppi SharePoint, permettendovi di vedere quanti sono i file attivi tra i gruppi. Per file attivo si intende qualsiasi file creato, modificato, eliminato, condiviso esternamente o internamente e sincronizzato con il client.

– Per Yammer, il report includerà le attività di messaggistica. In questo modo saprete esattamente quanti messaggi sono stati postati, letti ed a quanti è stato messo il like dagli utenti di Yammer associati con i gruppi di Office 365.

Attività dei gruppi di Office 365

ATTENZIONE: gli aggiornamenti sono in corso di rollout e verranno distribuiti agli utenti un po’ per volta durante il mese di Agosto.
Perciò, se non vedete ancora alcun cambiamento nel vostro tenant, provate a ricontrollare nei giorni successivi.

Reminder automatici per l’approvazione dei flussi

Microsoft ha recentemente introdotto la funzionalità di approvazione dei flussi.
La nuova funzione fornisce agli utenti la possibilità di avere sempre sotto controllo le richieste in attesa di approvazione e, conseguentemente, agire su di esse.

Introdotta la funzionalità di approvazione su Microsoft Flow

Ma se invece non sapessi di avere richieste di approvazione in sospeso?
In questo articolo vedremo come ricevere promemoria periodici delle approvazioni irrisolte fino a quando non le si prende in considerazione.
Nell’esempio che andremo ad illustrare, è stata creata una lista SharePoint per le richieste di ferie che richiedono approvazione.
Le richieste di ferie sono strutturate in questo modo: vi è un richiedente, una persona che le deve approvare, una data di inizio e fine e uno stato d’approvazione.
Quando viene creata una richiesta, lo stato di approvazione è impostato su Pending, ovvero In Sospeso.

Richiesta di approvazione ferie

Una volta emessa una richiesta ferie, si innesca un flusso di operazioni.
Vediamo come funziona.

Come funziona il flusso di richiesta ferie

Il flusso viene “spezzettato” in tre sezioni.

Avvio del flusso
Durante l’avvio del flusso, vengono raccolte le informazioni relative alla richiesta ferie, il nome del richiedente e di chi deve approvarle. In questo caso è stata creata la variabile Approval Provided ovvero “Approvazione avvenuta” che verrà utilizzata in seguito per determinare se la richiesta è stata approvata o se si trova ancora in sospeso.

Avvio del flusso di approvazione richiesta ferie

Le due fasi seguenti viaggiano di pari passo.

Approvazione del flusso – sezione destra
In questa sezione, viene inviata la richiesta di approvazione all’approvatore menzionato nella lista di SharePoint “Richiesta Ferie”.
Considerato che questa fase avviene in contemporanea con l’altra (che vedremo in seguito), la sezione destra viene temporaneamente messa in pausa fino a quando non viene completata l’approvazione da parte dell’approvatore, che può avvenire sia con una conferma che con un rifiuto della richiesta di ferie.
Una volta che l’approvatore ha completato quest’operazione, l’oggetto nella lista SharePoint viene aggiornato con lo Status di approvazione corrispondente.

Fase di approvazione del flusso di lavoro per la richiesta delle ferie

Reminder – sezione sinistra
Quest’altra sezione è invece la responsabile dell’invio delle email di reminder all’approvatore.
I promemoria vengono inviati su base temporale e continuano ad essere notificati fino a quando la variabile Approval Provided non viene impostata su True (il che avviene nella fase di Flow Approval). Per semplificare il lavoro dell’approvatore, in questo esempio è stato aggiunto il link alla pagina di Approvazione flussi direttamente nella mail di reminder.

Reminder di approvazione richiesta ferie

Accorgimenti
Ci sono un paio di accorgimenti da tenere a mente quando si adatta un approccio del genere.

Il primo è che non potete indirizzare una specifica approvazione per il singolo utente. Se una persona ha diverse approvazioni in sospeso, dovrete assicurarvi di creare un messaggio efficace che faccia capire all’utente di che tipo di richiesta si tratta. Per esempio, nel messaggio email qui sopra, sono stati inclusi diversi campi:
– il tipo di approvazione (richiesta ferie);
chi le ha richieste;
– la data di inizio;
– la data di fine.
Tutti questi campi semplificano e chiariscono le cose all’approvatore che in questo modo saprà sempre da parte di chi e per cosa ha ricevuto la richiesta.

Il secondo elemento da tenere in considerazione è che, a meno che non poniate un limite ai promemoria, continueranno ad arrivarvi fino a quando non si è agito sull’approvazione.
Questo potrebbe essere fastidioso per qualcuno, soprattutto nei casi in cui la persona sia fuori sede e, al rientro, si ritrovi una lunga lista di promemoria di approvazione nella casella di posta.


Le informazioni presenti in questo post sono state prese e tradotte dall’articolo originale disponibile a questo link: Automating Reminders for Approval Flows.