Abilitazione dei rapporti sulla partecipazione alle riunioni

La nuova versione è persistente e fornisce più dati

Microsoft ha pubblicato originariamente la notifica relativa all’introduzione di un nuovo formato per i report di partecipazione alle riunioni di Teams nel settembre 2020. Il 5 febbraio, ha rilasciato un aggiornamento per dire che la tanto attesa funzionalità è pronta per la spedizione e verrà implementata a metà febbraio, con completamento mondiale alla fine del mese (articolo 66459 della roadmap di Microsoft 365).

Il report di presenza originale era limitato in termini di dati forniti. Ma ancora peggio, era disponibile solo mentre era in corso una riunione. Una volta terminata la riunione, svaniva. Molti organizzatori, di fatto, si sono dimenticati di prendere il report prima di chiudere una riunione e hanno perso le informazioni.

Spostamento dell’elaborazione nel backend

La causa principale era che il client Teams utilizzato dall’organizzatore della riunione generava il rapporto sulla riunione e non salvava mai i dati. Chiaramente, questa era una situazione inaccettabile. La soluzione è trattare il report di presenza come gli altri artefatti della riunione, come la trascrizione e la registrazione, ed elaborare le informazioni sul back-end. Ciò rende i dati più accessibili e persistenti.

La tabella 1 confronta i vecchi e nuovi report di presenza.

CaratteristicaVecchio report di presenzaNuovo report di presenza
FonteTeams clientServizio di backend
Disponibile inRiunione personeChat della riunione (riunioni private) o canale (riunione del canale)
Disponibile a Organizzatori di riunioniOrganizzatori di riunioni
ModalitàFile CSV scaricabile, ma solo mentre la riunione è attivaFile CSV scaricabile, generato dopo la riunione e disponibile in seguito
Dati inclusiIndirizzo email dell’utente, tipo di azione (entrata, uscita), data e oraNome visualizzato, indirizzo e-mail, ora di inizio, ora di fine, durata, ruolo

Inoltre, il rapporto sulle presenze rileva il numero di partecipanti e l’ora di inizio e di fine effettive (anziché gli orari pianificati). La Figura 1 mostra un tipico esempio di report:

Accesso al report

Le riunioni in Teams sono suddivise in personali e di canale. Le riunioni personali sono di proprietà della persona che crea la riunione e il resoconto di partecipazione è disponibile come parte del riepilogo della riunione. I rapporti sulle presenze per le riunioni di canale vengono pubblicati come risposta nella chat creata per la riunione. La Figura 2 mostra come un organizzatore può scaricare il report per una riunione di canale.

NOTA: i rapporti sulla partecipazione alle riunioni non sono indicizzati e disponibili per eDiscovery.

Abilitazione dei report

Quando Microsoft ha distribuito il report di presenza originale nel maggio 2020, ha sottolineato che la funzione è disabilitata per impostazione predefinita. Se si desidera che gli organizzatori della riunione generino rapporti, è necessario aggiornare il criterio della riunione assegnato ai propri account per assicurarsi che l’impostazione AllowEngagementReport sia abilitata. Questa impostazione può essere aggiornata solo con PowerShell usando il modulo Teams. In questo esempio, ci colleghiamo a Teams, quindi configuriamo una nuova sessione all’endpoint di gestione prima di aggiornare il criterio di riunione di Teams predefinito per consentire a qualsiasi account assegnato a questo criterio di creare rapporti sulla partecipazione alle riunioni.

Connect-MicrosoftTeams -Credential $O365Cred

$SB = New-CSOnlineSession

Import-PSSession $SB -AllowClobber

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowEngagementReport “Enabled

Questo è un buon cambiamento. In particolare, i tenant educational godranno della possibilità di scaricare gli elenchi delle presenze al termine di una lezione. Tuttavia, penso anche che sarà popolare tra gli organizzatori di grandi riunioni nei tenant aziendali che spesso hanno la necessità di sapere chi ha partecipato a qualcosa come un briefing sul prodotto. O anche partecipare ai sempre popolari briefing delle risorse umane per le nuove normative in materia di salute e sicurezza.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dagli articoli: https://office365itpros.com/2021/02/08/new-format-teams-attendance-report/amp/