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Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Il processo di approvazione delle pagine dei siti SharePoint (Site pages approval) all’interno dei Modern Communication Sites è un utile strumento che vi dà la possibilità di inserire un processo di approvazione per gestire il ciclo di vita di un contenuto pubblicato all’interno della vostra Intranet aziendale.

Attualmente, non c’è un processo di ripristino per ritirare una pagina pubblicata o spubblicarla. Tutto questo, però, può essere fatto attraverso script flow personalizzati.

In questo blog, vedremo come abilitare un processo di page approval, i singoli passaggi del procedimento e, infine, come customizzare un flow avvalendoci di uno scenario esempio.

Abilitare un flow utile per il processo di approvazione di una pagina è semplice: è sufficiente recarsi nella library Site Pages, cliccare Flow e scegliere l’opzione Configure page approval flow. Durante il processo di configurazione, potete impostare i nomi degli “approvatori”, ovvero coloro daranno l’ok ai site pages come esemplificato nell’immagine qui sotto.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Di default, per innescare un flusso di lavoro, uno o tutti gli utenti il cui nome è stato indicato nel precedente passaggio può approvare la pagina.
Questo flow può essere migliorato e nei prossimi paragrafi andremo a vedere come.
Ad ogni modo, a questo punto il processo di page approval è impostato e pronto per essere utilizzato.

Entriamo ora nel dettaglio del flow dal punto di vista dell’utente.
Dopo aver creato una pagina, l’utente deve sottometterla ad un processo di approvazione. Questa richiesta d’approvazione, deve avvenire anche per qualsiasi cambiamento operato sulla pagina.
Per attivare il processo di approvazione, cliccate sul pulsante Submit for Approval ed inserite i dettagli richiesti, come nello screenshot seguente.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Una volta inviata la pagina all’approvazione, la persona preposta (uno/tutti gli approvatori a seconda del caso) riceverà un’email.
La cosa interessante è che questa email arriverà nella mailbox della persona assieme ad un messaggio azionabile che permette di approvare il flusso direttamente dalla mail.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

In alternativa, è possibile approvare la richiesta direttamente dalla pagina creata.
Inoltre, chi è preposto all’approvazione, può ri-assegnare l’incarico e delegare l’approvazione ad un collega, nel caso in cui ne abbia bisogno.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Una volta approvata la pagina, viene pubblicata ed è pronta per la visualizzazione.

Vediamo ora cosa succede dietro le quinte del flow e come sia possibile customizzarlo.

Flusso di Approvazione di Default
Il Flow viene innescato all’interno della libreria Site Pages e recupera i metadata della pagina.
Durante il processo di approvazione, viene catturato il nome dell’autore.

Gli step saranno i seguenti:
1. Recupero di proprietà e metadata della pagina da approvare;
2. Inizio del processo di Content Approval sulla pagina;
3. Inizio del flusso di approvazione ed invio email all’approvatore;
4. La persona preposta conferma o rifiuta la pagina;
5. Invio della notifica al richiedente con feedback dell’approvatore.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Customizzare il Flusso d’approvazione
Il Flow può essere personalizzato a seconda delle necessità della singola azienda per adattarsi alle esigenze custom.
Per questo motivo, nello scenario di test, è stata inserita una colonna aggiuntiva (Page Status) per visualizzare un maggior numero di stati di approvazione come vedete nell’immagine qui sotto.

Gli step, in questo caso, saranno i seguenti:
1. Andare su Flow: flow.microsoft.com;
2. Aprire il flow creato per l’approvazione (Submit for Approval);
3. Customizzare il flow per aggiungere la colonna status utilizzando la proprietà “Update Properties”. Poichè la library Site pages non vi si presenterà nel menù a tendina, copiate la library guid dall’azione “Get File properties” ed incollatela nella finestra “Update properties”;
4. Pubblicare il Flow.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing
Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Dopo aver eseguito il flow, vedrete lo status riportato nella library.

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Flow è ora disponibile su Excel e Outlook web app

Creare ed eseguire flussi su Excel
Con il nuovo pulsante di Flow, crei ed inneschi automatismi da Flow alle tue tabelle di dati Excel per automatizzare il processo dei dati o la copia/importazione dei dati. Puoi creare ed eseguire flussi on-demand per le caselle selezionate di qualsiasi casella Excel o foglio di calcolo ospitato su SharePoint o OneDrive for Business.

Per iniziare, da Excel, vai sulla tab Insert e seleziona la voce Store.
Ora, nella finestra di dialogo, cerca Microsoft Flow. A questo punto puoi aggiungere l’Add-in.

Crea ed esegui flussi su Excel

Una volta installato l’add-in per Flow, puoi selezionare il pulsante Flow nella tab Data.
Dal pannello di avvio di Flow, costruisci il tuo flusso utilizzando il “For a selected row trigger”, oppure scegli uno dei template pronti.

  • For a selected row -> invia email
  • For a selected row -> crea un oggetto su SharePoint
  • For a selected row -> crea un entità su Dynamics
  • For a selected row -> invia un oggetto da approvare
  • For a selected row -> posta un pessaggio su Teams
  • For a selected row -> crea una casella in un altro foglio di calcolo
  • For a selected row -> posta un messaggio su Twitter

Una volta creato il flusso, seleziona una casella ed il pulsante Play per vedere il tuo flusso in azione.

Creare Flussi di processi aziendali
Ora che sai come funziona, puoi mettere insieme processi aziendali basati sul lavoro delle persone su Microsoft Flow, oltre ad utilizzare i classici workflow.

Il flusso di processo aziendale è un nuovo flow, di tipo stateful ed interattivo, basato sui Common Data Service for Apps. Utilizza questi nuovi flussi per definire una serie di fasi e passaggi che le persone devono seguire. A differenza dei workflow automatizzati, possono spostarsi avanti e indietro a seconda delle necessità. Inoltre, il creatore del flow può definire un numero qualsiasi di input richiesti per ogni fase. Questi input sono raccolti e raggruppati in entità salvate nel Common Data Service for Apps: questo significa che puoi costruire altri ricchi processi ed applicazioni sul dato.

Per esempio, puoi configurare i flussi per supportare le metodologie di common sales che possono aiutare il tuo gruppo vendita ad ottenere migliori risultati.
Per gruppi di servizio, i flussi possono aiutare nuovi membri dello staff a muoversi più velocemente ed evitare errori che possano causare l’insoddisfazione dei clienti.

Requisiti per flussi di Business process
Considerato che i flussi di Business process archiviano gli input nei vari passaggi del flow, hanno bisogno di lavorare con un database CDS. Questo li differenzia dagli altri tipi di flusso di Microsoft Flow ed introduce alcuni requisiti aggiuntivi per poter cominciare:

1. Dovrai creare un database se non ne hai uno pronto. Se quando clicchi su una tab Business process flows, ti si presenta il messaggio qui sotto, allora non hai ancora creato un database. Per farlo, devi recarti nell’admin center di Flow: a questo punto, o crei un database all’interno di un ambiente esistente, o un nuovo ambiente provvisto di database. Scopri di più su come creare un ambiente a questo articolo: Uso di ambienti in Microsoft Flow. Chiunque può creare un ambiente utilizzando una trial gratuita.

Creare Flussi di Business Process

2. Seconda cosa importante: il database dev’essere all’ultima versione. Se ricevi il messaggio qui sotto, allora dovrai recarti nell’interfaccia di amministrazione di Flow ed aggiornare i tuoi database o crearne uno nuovo per archiviare i tuoi flussi.

Creare Flussi di Business Process

3. Nel database in questione, devi avere uno dei seguenti permessi: Administrator o Customizer. Se ti compare un messaggio presente nell’immagine qui sotto, vuol dire che non ricopri i ruoli qui sopra. La persona che ha creato il database diventa automaticamente il suo Administrator. In ogni caso, se l’ambiente è stato creato da un’altra persona nell’azienda, dovrai chiedergli di aggiungerti esplicitamente come Customizer (o creare un ambiente differente per costruire i flussi).

flow permessi Administrator o customizer

4. Infine, dovrai le entità di Common Data Service dovranno essere predisposte per la creazione di flussi. Queste entità sono incluse di default in tutti i database. Comunque, per un business process personalizzato, potresti voler creare un’entità che ha campi unici e che devono essere raccolti come una parte del percorso di business process. Puoi saperne di più su come creare le entità a questo articolo: Guida rapida: Creare un’entità personalizzata

Creare il tuo primo flusso di Business process
Una volta impostato il tuo database, seleziona la tab Business process flows dalla pagina My flows e la voce Create from blank.
ATTENZIONE: non è al momento ancora supportata la possibilità di creare un flusso di business process da un template.

Nel form di compilazione, dai un nome al tuo flow e seleziona quale entità vuoi usare per archiviare le informazioni del flusso di Business process.

Crea un flow di tipo business process

Seleziona OK – a questo punto ci vorranno pochi secondi per la creazione del flow. Dopo di che, ti apparirà nella lista dei flussi.
Quando crei un flusso di tipo Business process, questo è disattivo di default perchè prima di tutto devi definire i vari scenari che vuoi siano presenti nel processo.
Clicca sull’icona della matita per definire il design del tuo flow.

Progetta design del tuo Flow
Quando clicchi su edit, vedrai una nuova interfaccia di designer con ogni singola fase del flusso.

progetta il design del tuo flow di processo aziendale

Ogni fase, contiene un gruppo di passaggi.
Ogni passaggio rappresenta un campo in cui inserire dei dati. Le persone avanzano alla fase successiva utilizzando il pulsante Next Stage. Puoi far sì che uno step sia obbligatorio: in questo modo l’utente non potrà proseguire prima di aver inserito i dati nei determinati campi. Questo processo si chiama comunemente “stage-gating”.
Inoltre, puoi richiamare i classici workflow Common Data Service dall’interno del flusso di processo.

Per saperne di più su come progettare il tuo flusso, leggi il seguente articolo: Creare un processo aziendale per standardizzare i processi. L’articolo ti spiega come aggiungere fasi, condizioni e come condividere il flusso con altre persone in azienda di modo che possano parteciparvi.

Utilizzare il flusso
Una volta creato e condiviso il flusso, puoi eseguirlo nel contesto di una app Model-driven.
Qui sotto un esempio di come figura un flusso.

Utilizzare il flusso

Puoi saperne di più su come costruire le app Model-driven a questo articolo:
Progettare app aziendali personalizzate tramite lo strumento di progettazione app.
Infine, oltre all’esecuzione di un flusso in un’app, puoi creare dashboard e viste per comprendere l’intero processo di tutte le esecuzioni del flusso.

Creare un flusso per Microsoft To-Do da Outlook Web App
Una caratteristica molto utilizzata su Outlook, è la citazione, da parte del mittente di una email, di uno dei destinatari per catturare la sua attenzione.
Quest’azione può essere fatta utilizzando il simbolo (@) prima del nome della persona: in questo modo il nome del destinatario viene evidenziato e il suo indirizzo automaticamente incluso tra i destinatari. @Menzionando qualcuno in una email, puoi richiamare l’attenzione della persona stessa verso un’attività o un oggetto che gli hai assegnato.

Adesso, con pochi click, puoi creare un flusso che crei automaticamente un task all’interno di Microsoft To-Do ogni volta che qualcuno viene @menzionato in un’email. In questo modo, tutti i task che il singolo deve seguire, si trovano nella stessa applicazione: Microsoft To-Do.

Creare un flusso per Microsoft To-Do nell'Outlook Web App

Il task contiene il contesto dell’email, il mittente e il corpo del messaggio. Il destinatario può poi aggiungere altri dettagli, come la data di scadenza o la categoria, tutto direttamente dall’app di To-Do. Ad oggi, la funzionalità è disponibile solo per Outlook Web App (OWA).

Azure IoT Cental connettore in Flow
Microsoft IoT Cental è la prima vera e propria soluzione software-as-a-service (SaaS) di IoT altamente scalabile che offre un supporto incorporato per le best practices di IoT e sicurezza di prima classe insieme ad affidabilità, disponibilità regionale e scala globale del cloud di Microsoft Azure.

Microsoft IoT Central permette alle aziende di tutto il mondo di costruire applicazioni di IoT di tipo produttivo in qualche ora senza che sia necessario gestire un’infrastruttura di back-end o acquisire nuove skill. In breve, Microsoft IoT Central permette potenzialmente a chiunque di beneficiare della tecnologia IoT.

Adesso, gli utenti IoT possono ridurre i costi di manutenzione periodica identificando preventivamente e risolvendo problematiche da remoto con Microsoft Flow. Il connettore per Microsoft Flow ti permette di creare dei workflow che si innescano ogni qualvolta parte un alert. Come con qualsiasi altro flow, puoi trascinare le azioni da centinaia di altri sistemi presenti nella libreria dei connettori.
Per esempio, puoi creare un nuovo ordine su Dynamics 365 Field Service, inviare un messaggio utilizzando Twilio SMS, mandare un messaggio ad un canale Microsoft Teams in risposta ad un nuovo evento in IoT.
Questi sono solo alcuni esempi di quello che puoi fare con Flow.
Per saperne di più, ti invitiamo a leggere l’articolo: Creare flussi di lavoro con il connettore IoT Central in Microsoft Flow.

Limiti di colonne su SharePoint
Le viste di SharePoint ti permettono di mostrare o nascondere diverse colonne nelle liste SharePoint (e di applicare diverse regole di formattazione).
Per esempio, potresti avere una lista SharePoint con una Detailed view che ha molte colonne diverse:

Limiti di colonne su SharePoint

Oppure, avere una vista molto più semplice, con poche colonne:

Limiti di colonne su SharePoint

Questa vista più semplice, aiuta le persone che utilizzano le liste a focalizzarsi solo sui dettagli che solo per loro veramente importanti.
Le viste possono inoltre rendere i flussi più semplici da creare.
Su qualsiasi innesco o azione di SharePoint che recupera oggetti da una lista, c’è una nuova impostazione sotto l’opzione Show advanced options: Limit Columns by View:

Limiti di colonne su SharePoint

Quando selezioni una vista, nelle azioni conseguenti del flow, gli output dell’innesco o dell’azione possono essere filtrati con quello che viene mostrato nella vista (oltre ad alcune colonne standard, quali Path, Identifier, e Link to item).

Limiti di colonne su SharePoint

Tre nuovi connettori
Qui sotto alcuni nuovi connettori, usciti nelle scorse settimane:

  • Survey123 per ArcGIS è una soluzione di raccolta dati semplice ed intuitiva che rende la creazione, la condivisione e l’analisi dei sondaggi possibile in soli tre passaggi: 1) Fai una domanda; 2) Ottieni le risposte; 3) Prendi la decisione migliore;
  • LMS365 fornisce un sistema di gestione dell’apprendimento moderno, sicuro e basato sul cloud pensato per i moderni posti di lavoro. Elimina la complessità fornendo una soluzione di learning completa che si integra all’interno del tuo ambiente Office 365 e SharePoint;
  • ProjectWise Design Integration è un sistema di collaborazione su informazioni e design che ti aiuta ad accelerare la consegna dei tuoi progetti.

Il nuovo pulsante per le liste SharePoint, innesca Microsoft Flow

C'è un nuovo pulsante per le liste di SharePoint che innesca Microsoft Flow

Le informazioni presenti in questo articolo sono tratte dal post Button in SharePoint List to Trigger Microsoft Flow presente al seguente link.

Nelle modern list di SharePoint, può essere effettuato il conditional formatting.
In questo articolo, si illustrano i modi per creare dei pulsanti graficamente carini da utilizzare sulle liste SharePoint per eseguire velocemente un workflow. Una volta implementato, gli utenti finali non dovranno più chiedersi quale menù scegliere e dove cliccare per far sì che un determinato oggetto venga approvato (o per eseguire un qualsiasi workflow).

Questa la guida di Microsoft per come creare un pulsante per eseguire un flusso

Qui sotto alcuni trucchetti da poter sfruttare e due esempi: uno con una lista (Customer) e uno con una library (Policies).

Illustreremo due dimostrazioni: con un hyperlink e con un pulsante.
La colonna del Policy Owner è un hyperlink e la colonna Button è un pulsante.

Prima di tutto, dovete decidere quale Flow volete eseguire e procurarvi la GUID.
Qui sotto i passaggi necessari a creare un flusso se non ne avete ancora uno, utilizzando un template specifico per l’approvazione del manager. La cosa importante è che l’innesco dell’approvazione sia basato sull’item selezionato, non sul “quando l’oggetto viene creato o modificato”.

1. Andate su Microsoft Flow
2. Nella vostra lista o library, cliccate il menù a tendina del Flow nella toolbar e selezionate la voce Create a Flow
3. Scegliete il Flow chiamato “Request manager approval for a selected item”
4. Nella schermata seguente, cliccate Continue
5. A questo punto, nella schermata di design del flusso, cliccate Save
6. Tornate alla lista del Flow ed apritelo. Non sapete come recuperare il GUID? Lo trovate nella URL
7. La URL dell’esempio, si presenta in questo modo https://us.flow.microsoft.com/manage/environments/Default-9d3ccee1-5cf8-4e08-887c-53b2a210967b/flows/de138f88-1e85-5d0f-a3ad-fa9b0c9e5ac5/details

Vediamo ora come creare la colonna come un hyperlink.
Non importa di che tipo di colonna si tratti, o se abbia o meno un valore all’interno.
Il nome del proprietario della policy si trova nella colonna persone chiamata Policy_x0020_Owner.

1. Recatevi nella vostra lista o library, cliccate sul nome della colonna e poi su Column settings. A questo punto scegliete la voce Format this column.

2. Il vostro pannello si troverà sulla destra dello schermo, incollate qui il seguente codice:

{
“$schema”: “https://developer.microsoft.com/en-us/json-schemas/sp/column-formatting.schema.json”,
“elmType”: “span”,
“style”: {
“color”: “#0078d7”
},
“children”: [
{
“elmType”: “span”,
“attributes”: {
“iconName”: “Flow
}
},
{
“elmType”: “button”,
“style”: {
“border”: “none”,
“background-color”: “transparent”,
“color”: “#0078d7”,
“cursor”: “pointer”
},
“txtContent”: {
“operator”: “+”,
“operands”: [
“[$Policy_x0020_Owner.title]”,
Approval
]
},
“customRowAction”: {
“action”: “executeFlow”,
“actionParams”: “{\”id\”: \”86dfdf10-8d99-4914-8e98-fe4b21ed7e34\”}”
}
}
]
}

Abbiamo colorato le parti modificate per spiegarvele meglio.
Red – si tratta del GUID del Flow ottenuto nei primi passaggi illustrati in alto.
Viola – è il nome della colonna. L’unico motivo per cui metterci l’attributo .title è perchè è una colonna persona. Non tutti i tipi di colonna hanno bisogno di questa parte extra. Maggiori dettagli a questo articolo: Display field values.
Blu – è la parola che viene mostrata dopo il nome della persona.
Verde – il nome dell’icona che viene mostrata di fronte al nome della persona. In questo caso, è chiamata Flow ma ce ne sono molte altre da poter utilizzare.

A questo punto, vediamo come creare la colonna come pulsante. Per farlo, iniziate dal primo step indicato qua sopra, poi nel riquadro di formattazione della colonna, usate questo codice:

{

{
“elmType”: “button”,
“txtContent”: “Get Approved“,
“customRowAction”: {
“action”: “executeFlow”,
“actionParams”: “{\”id\”: \”f191e7c8-1a36-4553-9d64-607764fc6f83\”}”
}

}

Quest’ultimo è più semplice. Non è stato usato alcun testo dinamico, ma viene semplicemente utilizzato il Get Approved per tutti. Cliccando il pulsante, viene lanciato il Flow.

Rosso – il GUID del mio Flow

Blu – le parole nel pulsante

E se volessi che il pulsante abbia un colore diverso? Allora il codice figurerebbe come sotto, con un pulsante viola accompagnato da un testo bianco:

{
“elmType”: “button”,
“txtContent”: “Get Approved”,
“customRowAction”: {
“action”: “executeFlow”,
“actionParams”: “{\”id\”: \”86dfdf10-8d99-4914-8e98-fe4b21ed7e34\”}”
},
“style”: {
“background-color”: “purple“,
“color”: “white”

}}

E se voglio che il pulsante venga mostrato solo sotto una determinata condizione? In questo esempio, vogliamo che il pulsante sia visibile solo se lo stato di approvazione si trova in modalità “Pending”.
Questo il codice:

{
“elmType”: “button”,
“txtContent”: “Get Approved”,
“customRowAction”: {
“action”: “executeFlow”,
“actionParams”: “{\”id\”: \”86dfdf10-8d99-4914-8e98-fe4b21ed7e34\”}”
},
“style”: {
“background-color”: “purple”,
“color”: “white”,
“visibility”: {
“operator”: “?”,
“operands”: [
{
“operator”: “==”,
“operands”: [
“[$_ModerationStatus]”,
Pending
]
},
“visible”,
“hidden”
]
}
}
}

Per quanto riguarda quest’ultimo codice, queste solo le parti importanti:
Rosso – il system name della colonna è _ModerationStatus

Blu – il valore dello status è su pending

Nella sintassi, l’operatore punto di domanda (?) viene utilizzato per creare una condizione, come una proposizione condizionale con IF.
Perciò, nella sezione visibility del codice qui sopra, stiamo dicendo che SE (IF) il ModerationStatus equivale (==) a Pending, allora vi mostrerà “visible”, altrimenti (se non è pending) sarà “hidden”.

Qui sotto il video dell’autrice del post originale con una dimostrazione di quanto detto qui sopra.

In arrivo l’approvazione delle pagine di SharePoint

Siamo felici di annunciarvi che Microsoft sta rilasciando la funzionalità SharePoint page approvals ai clienti in Targeted Release.
Il rollout dovrebbe iniziare entro la fine di Luglio 2018.

Come configurarlo?
I proprietari dei siti possono configurare la funzionalità page approval per aggiungerla al processo di pubblicazione standard di un sito.
Dopo aver aggiunto il flusso di page approval, le pagine nuove ed aggiornate non saranno pubblicate direttamente.
Solo una volta completato il flusso di approvazione, i cambiamenti saranno visibili a tutti i lettori del sito.

Il proprietario del sito può configurare il flusso di approvazione dal menù di Flow della library.

Announciato SharePoint page approvals

Pagina di approvazione
Una volta configurata, gli autori potranno inviare agli utenti la pagina di approvazione.
Il pulsante di pubblicazione verrà quindi sostituito dal pulsante di approvazione.

Annunciata l'approvazione delle pagine SharePoint

La pagina verrà pubblicata una volta approvata. La non-approvazione una pagina la riporterà allo stato di bozza.

Notifica di approvazione
Chi ha il compito di dare l’approvazione, riceverà una email relativamente alla richiesta di approvazione della pagina: potrà farlo direttamente dalla email (nei client che supportano i messaggi azionabili) oppure aprendo la pagina per rivedere ed approvare la richiesta da SharePoint.

pagina di approvazione

Personalizzare il flusso di approvazione
Considerato che la funzionalità di page approvals utilizza Microsoft Flow dietro le quinte, il flusso di approvazione può essere modificato e customizzato dai proprietari del sito.
Come? Aggiungendo tutta una serie di oggetti di business process all’interno del flusso.
Dopo aver creato il flow, il proprietario del sito può cliccare sulla voce Flow > See your flows nella library per visualizzare il flusso di approvazione della pagina.

Ad esempio: la modalità di approvazione di default è impostata alla voce: “anyone can approve”. I proprietari possono modificarla e cambiare il tipo di approvazione alla voce: “everyone must approve” se è questo di cui hanno bisogno.

Customizing the page approval flow

Timeline
Microsoft ha previsto l’inizio del rollout entro la fine di Luglio 2018.

Stay tuned!