Category Archives: Microsoft Flow

Peek code è disponibile all’interno di Microsoft Flow

Sappiamo tutti che Microsoft Flow è una componente di PowerPlatform.
PowerPlatform è una piattaforma che non necessità di codice e permette ai power user di Office 365 di creare applicazioni e processi utilizzando Microsoft Flow e PowerApps.

In questo post, parliamo dell’opzione Peek code e, in particolare, di Peek code in una piattaforma senza codice.
L’opzione peek code è presente all’interno delle LogicApps da un po’ ma è un assoluta novità su Flow.
Da qualche giorno, invece, lo trovate fra le opzioni disponibili nel menù contenente tutti i triggers e le azioni disponibili.

Peek code disponibile all'interno di Microsoft Flow

Quando selezionate l’opzione peek code, avrete la piena rappresentazione del JSON che ci cela dietro quell’azione.

Microsoft Flow – Peek code

Vedrete ovvero tutti gli input dell’azione assieme al testo che inserite direttamente e le espressioni utilizzate.
Per esempio, potete selezionare le espressioni da qui ed incollarle all’interno del Dynamic Content expression editor. Questo vi permette inoltre di verificare che all’interno del flow siano presenti esattamente i dati che vi aspettate.

Microsoft Flow – Peek code

Cliccando sulla voce Done, tornerete alla normale visualizzazione.
Questo è un passo importante verso il debugging di tutti quei messaggi poco chiari.
Aiuterà inoltre molti utenti a comprendere perchè molte volte le cose non vanno come dovrebbero.

Microsoft Flow – Peek code

Immaginatevi di aver creato un flow che sposta un’email da un posto all’altro.

Microsoft Flow – Peek code

Ora potete vedere cosa accade internamente: troverete che gli oggetti (‘Apply_to_each’)?[‘Id’] sono utilizzati per selezionare l’email.

Microsoft Flow – Peek code

Ora immaginate di voler vedere le virgolette in un testo. Come potete vedere nell’esempio qui sopra, le virgolette (“”) possono causare problemi al linguaggio json.
Per questo, impostiamo una compose action ad alcuni testi con le virgolette.

Microsoft Flow – Peek code

A questo punto, possiamo vedere che le virgolette sono gestite correttamente.

Microsoft Flow – Peek code

PowerApps Trigger
Avendo effettuato tutti i passaggi qui sopra, avete la possibilità di visualizzare quelli che sono gli input dei trigger.
Scoprirete all’interno dei pulsanti, PowerAppstriggers, che potete utilizzare per ottenere maggiori dettagli sui parametri creati.

Microsoft Flow – Peek code

Nell’esempio indicato sopra, è stato creato un input e, grazie al peek code potete vedere che è di una tipologia qualsiasi.
Questo genere di informazioni di solito non è visibile all’utente a meno che non venga esportato il flusso e non venga analizzato il file json esportato.

Guida completa al licensing di Flow and PowerApps

Guida completa al licensing di Flow and PowerApps

In questo post, facciamo una panoramica completa di come licenziare Microsoft Flow e PowerApps.
Il licensing di Microsoft non è certo semplice soprattutto in questo periodo in cui ne sta modificando alcuni aspetti a seconda dello specifico utilizzo.

Licensing di base per Microsoft Flow
Flow può essere licenziato nei seguenti modi:

– In quanto componente di Office 365 con Microsoft Flow for Office 365: si tratta di una licenza gratuita che permette un numero limitato di Flow mensili;
Flow Plan 1: ha un costo di $5/user/month e permette di eseguire un maggior numero di flussi al mese e l’utilizzo dei Premium Connectors;
Flow Plan 2: ha un costo di $15/user/month, permette l’esecuzione di un numero di flow ancora più elevato e le organizational policies(assieme ad altre funzionalità minori).
– Esistono poi alcuni i piani di Dynamics 365 che includono Microsoft Flow for Dynamics 365: alcuni piani Dynamics 365 includono Flow Plan 2.

A questo link, il grafico completo dei piani di licensing: Microsoft Flow.

Licensing di base per PowerApps
Come Flow, PowerApps richiede una licenza per ogni utente che ha bisogno di creare o accedere alle soluzioni PowerApps.

PowerApps può essere licenziato nei seguenti modi:

– Quale componente di Office 365 con PowerApps for Office 365: vale quello che abbiamo detto per Flow;
PowerApps Plan 1: ha un costo di $7/user/month, permette l’utilizzo dei Premium Connectors e la creazione di app che utilizzano i Common Data Service per le Apps;
PowerApps Plan 2 ha un costo di $40/user/month e permette le app moden driven assieme ai processi multi-stage;
PowerApps for Dynamics 365 che include tutte le funzionalità di PowerApps Plan 2 ma l’accesso è limitato alle entità di Dynamics 365 e alle API.
PowerApps Plan 2 for Dynamics 365: include la possibilità di eseguire applicazioni standalone ed ha meno limitazioni sui diritti di utilizzo. I dettagli a questo link.

Maggiori informazioni di licensing: PowerApps.

Cambiamenti al licensing a partire da Febbraio 2019
Alla fine dello scorso anno, Microsoft aveva annunciato degli aggiornamenti relativi al licensing di Flow e PowerApps. A questo link, trovate l’articolo originale: Updates to Microsoft Flow and PowerApps for Office 365.

In sostanza, a partire dal 1 Febbraio 2019, alcune delle funzionalità più utilizzate di Flow e PowerApps richiedono l’acquisto di una licenza P1 o P2.
Invece di utilizzare la licenza “gratuita” compresa all’interno del piano di Office 365, è infatti necessario acquistare una licenza separata.

Le principali features che richiedono una licenza aggiuntiva sono:
Connettori Custom per creazione e pubblicazione;
Azioni custom HTTP utilizzate in Flow all’esterno di SharePoint Online e OneDrive for Business;
– Qualsiasi integrazione da on-premises (e dati esterni) che richieda l’utilizzo di funzionalità del Data Gateway On-Premises.

ATTENZIONE.
I clienti che stanno utilizzando queste funzionalità all’interno delle loro app di Flow and PowerApps(comprese nei piani di Office 365), beneficeranno di un’estensione automatica di utilizzo fino al 31 Gennaio 2020.

Durante questo periodo, avrete tutto il tempo di decidere come proseguire:
– Se ri-progettare le soluzioni di Flow e PowerApps senza utilizzare le funzionalità che richiedono la licenza aggiuntiva;
– Oppure acquistare le licenze P1 o P2 e continuare ad utilizzare le soluzioni come stte facendo.

Licenze in uso
Il team di PowerApps and Flow ha pubblicato una serie di script che vi permettono di revisionare l’utilizzo dei connettori custom, di quelli premium, dei data gateway e delle HTTP actions.
Li trovate qui: PowerShell scripts to discover PowerApps and Flows with specific features.

Rimuovere i connettori Custom
Se volete rimuovere l’utilizzo dei Connettori Custom, il modo più semplice per farlo è attraverso l’interfaccia di Amministrazione di PowerApps: https://web.powerapps.com/environments/ENVIRONMENT/customconnectors dove al posto di ENVIRONMENT inserite il vostro PowerApps Environment ID.

Come rimuovere i connettori custom di PowerApps

Da qui, potete verificare il proprietario e tutti i dettagli tecnici del Connettore. Potete inoltre rimuovere semplicemente qualsiasi Connettore Custom di cui non avete più bisogno.
Ricordatevi però che, eliminandolo, determinate soluzioni di Flows e PowerApps si romperanno.

Se volete verificare quali soluzioni utilizzano un dato Connettore Custom, cliccate su Connections ed aprite qualsiasi istanza collegata al Connettore.
In questo modo, vedrete tutte le soluzioni che stanno utilizzando il connettore tramite una Connection.

Come rimuovere i connettori custom di PowerApps
Come rimuovere i connettori custom di PowerApps

Maggiori dettagli
Se volete scoprire come utilizzare PowerApps Admin Center per verificare quali sono le licenze usate dagli utenti, o scoprire quali Connettori Custom sono attualmente in uso tramite PowerApps o Powershell o se ancora volete verificare l’utilizzo dei Data Gateway
On-premises, vi rimandiamo all’articolo originale: The comprehensive licensing guide to Microsoft Flow and PowerApps.

FAQ
Come posso sapere quali Flow sono innescati da un HTTP (quanto viene ricevuta una richiesta HTTP) per chiarirmi le idee ed eventualmente acquistare la giusta quantità di licenze?
Per ora, non c’è uno strumento Microsoft che rivela questo dato in maniera semplice.

Come posso richiamare il Microsoft Graph senza utilizzare una richiesta HTTP (e quindi dover comprare una licenza p1/p2)?
Quando accedete ai dati di Office da Microsoft Graph tramite Flow, non avete bisogno di una licenza aggiuntiva.
In tutti gli altri scenari in cui usereste un connettore custom (per costruire query di Microsoft Graph attraverso un proxy o wrapper), le azioni HTTP o simili, elevano il Flow ad un premium Flow. In questo caso, perciò, avrete bisogno di una licenza P1/P2 per l’autore. Se invece il Flow è eseguito direttamente dagli utenti, attraverso una soluzione PowerApps o un pulsante, tutti gli utenti avranno bisogno di una licenza P1/P2.

Devo acquistare una licenza aggiuntiva se utilizzo il Data Gateway On-Premises con Power BI?
No, il licensing di Power BI non viene modificato in uno scenario del genere.

News nel mondo Office 365: introdotti nuovi triggers e la Tab di Flow su Teams

Ancora novità nel mondo 365: siamo felici di annunciarvi due nuovi aggiornamenti di funzionalità dati dall’integrazione di Flow su Teams.
Di cosa si tratta? Di una nuova tab all’interno dei canali di team e nuovi trigger per il connettore Teams.
Nel corso del 2018, Microsoft aveva rilasciato un’ app personale di Teams che vi permetteva di creare e gestire i flow e di azionarli dal Flow Bot. Tutte queste azioni erano svolte direttamente da Teams.
Ora queste funzionalità sono state estese a chiunque nel team abbia una tab Flow. Inoltre, in risposta alle richieste e idee pubblicate sul forum Flow Ideas, sono stati aggiunti due nuovi trigger ai connettori Teams che si innescano nel momento in cui:
– Viene aggiunto un nuovo messaggio ad un canale;
– La persona viene menzionata in un messaggio di un canale.

Portiamo uno scenario esempio: sei un membro del team Strategy and Planning dell’azienda Contoso (azienda molto strutturata che utilizza le migliori tecnologie avanzate e vuoi che il team sia avvertito ogni qualvolta viene caricato su SharePoint un documento che contiene la parola “Spec”.
Grazie all’integrazione di Flow su Teams, puoi creare velocemente un flow che faccia esattamente quest’operazione e la condivida immediatamente con il tuo team di modo che gli altri componenti possano fare modifiche se necessarie.
Vediamo come funziona.

Tab di Flow all’interno di Teams
Per iniziare, recati nel team Strategy and Planning all’interno di Teams ed aggiungi la tab Flow al General channel.
Per farlo, clicca sul pulsante Add a tab +.

A questo punto, seleziona Flow dalla categoria All Tabs.
Completa l’installazione scegliendo Install, seguito da Save.
Se richiesto, effettua il sign in.

Introduzione della Tab Flow su Teams e nuovi triggers

Creare un Flow
Una volta effettuato l’accesso su Flow, puoi scegliere di creare un flow da zero o selezionare un template. Con Flow, puoi connettere il tuo team ad un’ampia varietà di servizi come SharePoint, Microsoft Forms, Twitter, e UserVoice.
Seleziona Create from template.

News nel mondo Office 365: introdotta la Tab Flow su Teams e nuovi triggers

A questo punto, scegli il template chiamato Alert the team when specific documents are uploaded.

News nel mondo Office 365: introdotta la Tab Flow su Teams e nuovi triggers

Quando richiesto, verifica le varie connessioni e clicca su Continue.

News nel mondo Office 365: introdotta la Tab Flow su Teams e nuovi triggers

All’interno del designer del Flow, l’azione del team, ovvero “Alert the team” è pre-compilata con Team e Canale corrente.

News nel mondo Office 365: introdotta la Tab Flow su Teams e nuovi triggers

Scegli l’indirizzo del sito ed il nome della Library per il trigger ” When a file is created (properties only)”.
In questo esempio, sceglieremo il sito Strategy and Planning e la Documents library. Nelle Condizioni, imposteremo di avvisare il team quando il nome di un file contiene la parola “Spec”.

News nel mondo Office 365: introdotta la Tab Flow su Teams e nuovi triggers

Infine, nell’azione di Alert per il team, customizzeremo il messaggio di modo che figuri come il seguente.

News nel mondo Office 365: introdotta la Tab Flow su Teams e nuovi triggers

Salva e chiudi il flow, cliccando su Save.
Una volta salvato il flow, viene automaticamente condiviso con il team e ogni membro può modificarlo.

News nel mondo Office 365: introdotta la Tab Flow su Teams e nuovi triggers
News nel mondo Office 365: introdotta la Tab Flow su Teams e nuovi triggers

Quando viene caricato un nuovo documento che contiene la parola “spec”, viene postato un messaggio sul canale con un link al file e con quanto avete impostato sul flow.

News nel mondo Office 365: introdotta la Tab Flow su Teams e nuovi triggers

Utilizza il bot per innescare un flow
Proprio come l’app personale, la tab Flow include un Bot che ti permette di eseguire sia i flow in maniera manuale che i trigger secondo i piani.
Supponiamo di avere un flow che si esegue settimanalmente e posta un messaggio sul Team, ricordando a tutti i componenti delle tech demo in attivo.
Puoi leggere il seguente post su come creare un flow di questo tipo.
Con il Flow Bot, puoi eseguire questo flusso immediatamente.

Nella tab Conversazioni, scrivi @Flow seguito dalla List Flow.
Una volta tornato alla lista di flussi, digita il Run flow seguito dall’indice del flow che vuoi eseguire.
Per esempio, Run flow 1.

News nel mondo Office 365: introdotta la Tab Flow su Teams e nuovi triggers

Trigger di Teams
Con questo rilascio, Microsoft ha inoltre migliorato i connettori di Teams aggiungendo i trigger che rispondano con un’azione ogni qualvolta viene aggiunto un messaggio ad un canale (When a new channel message is added) e quando la persona viene menzionata in un messaggio su un canale (When I am mentioned in a channel message).
Puoi utilizzare questi trigger per creare un reminder nei servizi quali Microsoft To-Do e Todoist oppure salvare determinati messaggi in SharePoint.

Attenzione: al momento, questi trigger si applicano soltanto ai nuovi messaggi, non a risposte o modifiche.

L’augurio è che le novità introdotte possano essere apprezzate dagli utenti.
Come sempre, sentitevi liberi di esprimere idee, opinioni e consigli all’interno dell’Ideas Forum.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Il processo di approvazione delle pagine dei siti SharePoint (Site pages approval) all’interno dei Modern Communication Sites è un utile strumento che vi dà la possibilità di inserire un processo di approvazione per gestire il ciclo di vita di un contenuto pubblicato all’interno della vostra Intranet aziendale.

Attualmente, non c’è un processo di ripristino per ritirare una pagina pubblicata o spubblicarla. Tutto questo, però, può essere fatto attraverso script flow personalizzati.

In questo blog, vedremo come abilitare un processo di page approval, i singoli passaggi del procedimento e, infine, come customizzare un flow avvalendoci di uno scenario esempio.

Abilitare un flow utile per il processo di approvazione di una pagina è semplice: è sufficiente recarsi nella library Site Pages, cliccare Flow e scegliere l’opzione Configure page approval flow. Durante il processo di configurazione, potete impostare i nomi degli “approvatori”, ovvero coloro daranno l’ok ai site pages come esemplificato nell’immagine qui sotto.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Di default, per innescare un flusso di lavoro, uno o tutti gli utenti il cui nome è stato indicato nel precedente passaggio può approvare la pagina.
Questo flow può essere migliorato e nei prossimi paragrafi andremo a vedere come.
Ad ogni modo, a questo punto il processo di page approval è impostato e pronto per essere utilizzato.

Entriamo ora nel dettaglio del flow dal punto di vista dell’utente.
Dopo aver creato una pagina, l’utente deve sottometterla ad un processo di approvazione. Questa richiesta d’approvazione, deve avvenire anche per qualsiasi cambiamento operato sulla pagina.
Per attivare il processo di approvazione, cliccate sul pulsante Submit for Approval ed inserite i dettagli richiesti, come nello screenshot seguente.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Una volta inviata la pagina all’approvazione, la persona preposta (uno/tutti gli approvatori a seconda del caso) riceverà un’email.
La cosa interessante è che questa email arriverà nella mailbox della persona assieme ad un messaggio azionabile che permette di approvare il flusso direttamente dalla mail.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

In alternativa, è possibile approvare la richiesta direttamente dalla pagina creata.
Inoltre, chi è preposto all’approvazione, può ri-assegnare l’incarico e delegare l’approvazione ad un collega, nel caso in cui ne abbia bisogno.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Una volta approvata la pagina, viene pubblicata ed è pronta per la visualizzazione.

Vediamo ora cosa succede dietro le quinte del flow e come sia possibile customizzarlo.

Flusso di Approvazione di Default
Il Flow viene innescato all’interno della libreria Site Pages e recupera i metadata della pagina.
Durante il processo di approvazione, viene catturato il nome dell’autore.

Gli step saranno i seguenti:
1. Recupero di proprietà e metadata della pagina da approvare;
2. Inizio del processo di Content Approval sulla pagina;
3. Inizio del flusso di approvazione ed invio email all’approvatore;
4. La persona preposta conferma o rifiuta la pagina;
5. Invio della notifica al richiedente con feedback dell’approvatore.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Customizzare il Flusso d’approvazione
Il Flow può essere personalizzato a seconda delle necessità della singola azienda per adattarsi alle esigenze custom.
Per questo motivo, nello scenario di test, è stata inserita una colonna aggiuntiva (Page Status) per visualizzare un maggior numero di stati di approvazione come vedete nell’immagine qui sotto.

Gli step, in questo caso, saranno i seguenti:
1. Andare su Flow: flow.microsoft.com;
2. Aprire il flow creato per l’approvazione (Submit for Approval);
3. Customizzare il flow per aggiungere la colonna status utilizzando la proprietà “Update Properties”. Poichè la library Site pages non vi si presenterà nel menù a tendina, copiate la library guid dall’azione “Get File properties” ed incollatela nella finestra “Update properties”;
4. Pubblicare il Flow.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing
Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing

Dopo aver eseguito il flow, vedrete lo status riportato nella library.

Approvazione e Customizzazione delle Modern Page per automatizzare i processi di content publishing