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Microsoft Forms Pro è ora in general availability

Microsoft Forms Pro ora in general availability: cattura ed analizza i feedback dei clienti

Prestare ascolto e rispondere ai feedback dei clienti è una delle componenti fondamentali delle attività di business.
Da inizio Luglio, grazie alla general availability di Microsoft Forms Pro, chiunque in azienda potrà raccogliere i feedback di clienti e dipendenti ed agire sulla base dei risultati raccolti.

Microsoft Forms Pro è una soluzione per le survey di tipo enterprise di semplice utilizzo che si integra perfettamente con Office 365, Dynamics 365 e la Power Platform.
È basato su Microsoft Forms for Office 365 a cui sono state aggiunte nuove ed avanzate funzionalità di survey per supportare le soluzioni per la creazione di sondaggi, includendo una semplicità di tipo point-and-click per creare ed inviare survey personalizzate, integrazione con i vostri processi di business e funzionalità di AI assistita che forniscono un livello di risultato approfondito su dati commerciali e di comportamento.

Vi sono tre aree principali su cui Microsoft si è concentrata che includono le seguenti attività:

Costruire, inviare ed analizzare le survey in modo semplice
Ora potete creare survey professionali, indipendentemente dalle vostre competenze. Con Forms Pro, gli utenti possono creare e gestire in maniera veloce survey dall’aspetto professionale grazie a suggerimenti di tipo AI-assisted e ad un’interfaccia dal design intuitivo. Potete personalizzare le survey facendo leva sulle domande suggerite con una logica di ramificazione e tradurla in molteplici lingue.

Microsoft Forms Pro ora in general availability: cattura ed analizza i feedback dei clienti

Integrate perfettamente le survey con le vostre business application
Potete integrare le survey con i vostri workflow di business all’interno di Office 365, Dynamics 365 e la Power Platform.
Con Dynamics 365, potete personalizzare le survey con dati esistenti ed incorporarle all’interno di Microsoft PowerApps, mentre automatizzate i sondaggi con Microsoft Flow inviando sondaggi puntuali basati su eventi quali, ad esempio, la risoluzione di una problematica di un cliente.

Microsoft Forms Pro ora in general availability: cattura ed analizza i feedback dei clienti

Impara da clienti e dipendenti con risultati data-driven
Intraprendete azioni con report ricchi che includono sentiment analysis e il rilevamento di parole chiave.
I dati della survey sono integrati con la piattaforma di Common Data Services (CDS) per fornire un set di dati più robusto mettendo assieme i dati di survey con le operazioni commerciali per una visione olistica della customer journey.
Forms Pro si integra con Power BI: questo significa che potete creare dashboard e report personalizzati ed ottenere informazioni utili.

Microsoft Forms Pro ora in general availability: cattura ed analizza i feedback dei clienti

Come iniziare
Microsoft Forms Pro è incluso all’interno della licenza Dynamics 365 Enterprise e vi fornisce fino a 2000 risposte a survey al mese per tenant con possibilità di effettuare acquisti aggiuntivi. Forms Pro è disponibile anche per gli utenti che non hanno Dynamics 365 Enterprise ed utenti appartenenti a tenant Office 365.

Utilizzate Voice of the Customer (VOC)?
Con il rilascio di Forms Pro, Voice of the Customer (VOC) sarà deprecato all’interno di Dynamics 365.
Pian piano, Forms Pro fornirà un’integrazione senza interruzioni per le survey all’interno delle Microsoft Business Applications, inclusi Dynamics 365 e Office 365.

Gli attuali clienti di Dynamics 365 con diritti di VOC manterranno la possibilità di creare e distribuire nuove survey e raccogliere risposte per 12 mesi, fino al 1 Luglio 2020.

Per saperne di più:
Community Site;
UserVoice;
Opzioni di acquisto;
Microsoft Forms Pro.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: Capture and analyze feedback with Microsoft Forms Pro, now generally available.

Vi presentiamo Microsoft Forms Pro

Review di Microsoft Forms Pro

L’applicazione di Microsoft Forms è su Office 365 ormai da un bel po’ di tempo.
Oggi vogliamo parlarvi della versione Pro di Microsoft Forms: scopriamola insieme!

Microsoft Forms Pro è attualmente disponibile nella versione “Preview” : questo significa che è possibile lavorarci e che le funzionalità sono disponibili ma potrebbero essere soggette a dei cambiamenti e, per questo, è consigliabile non utilizzarla ancora per soluzioni di produzione.

Differenze tra le versioni
Ad un primo sguardo, l’interfaccia della versione Pro, non è diversa da quella standard.
Andando più nel dettaglio però, ci accorgiamo che non esiste più il pulsante ma “New Form” ma solo l’opzione “New Survey”.
Le altre differenze non stanno tanto nell’interfaccia quanto nelle funzionalità dello strumento.

Interfaccia
È facile notare che in quella che apparentemente sembra la stessa interfaccia, la barra in alto è stata unificata con altre applicazioni della suite Office 365: in particolare l’area Impostazioni e Account utente, come potete notare dall’immagine seguente. Ora abbiamo la possibilità di modificare l’ambiente e recarci nelle impostazioni ed amministrazione all’interno dell’applicazione Forms Pro.

Review di Microsoft Forms Pro
Differenze nelle opzioni di amministrazione fra Forms e Forms Pro

Tipi di forms
Nella versione standard, avevamo la possibilità di scelta tra “New Form” e “New Quiz”.
Nella versione Pro, al posto del termine “Form”, troviamo “Survey”, ma il classico “Form” può essere comunque ri-attivato cliccando sull’icona delle impostazioni e selezionando l’unica opzione possibile:“Show button to create classic Form”.

Review di Microsoft Forms Pro

Supporto dell’Intelligenza Artificiale
Forms, nella versione Pro, beneficia dei vantaggi della AI. Basandosi sulle parole chiave che utilizziamo nel titolo della survey, riceveremo dei suggerimenti di domanda e di tipo che possiamo immediatamente utilizzare ed inserire nel form creato.

Review di Microsoft Forms Pro

Analogamente alle domande, l’applicazione suggerisce anche possibili risposte.

Review di Microsoft Forms Pro

Formattazione
Si tratta di una funzionalità completamente nuova.
Praticamente, ogni testo che inserite potrà essere formattato: in questo modo, potrete ulteriormente aumentare la leggibilità delle domande. Inizialmente era possibile soltanto la formattazione di base: grassetto, corsivo o sottolineato.

Review di Microsoft Forms Pro

In seguito, sono state aggiunte ulteriori opzioni di formattazione: Font color, family e size.

Review di Microsoft Forms Pro

Regole e Condizioni
Se messe a confronto con le funzionalità di ramificazione disponibili nella versione di base, le funzionalità di regola sono molto potenti.
Possiamo costruire regole complesse: “if this and / or that then” che, poste come condizioni, assumono valori da diverse domande (o da una sola, a vostra discrezione).

Review di Microsoft Forms Pro

L’unico problema è che non è impossibile creare condizioni complesse con diversi operatori. Ad esempio due elementi con relazione “AND” ed il terzo con “OR”: una volta scelto il tipo di relazione, verrà applicato ad ogni componente della condizione.

Ma non finisce qui. Possiamo definire cosa debba succedere se la regola viene soddisfatta o meno.
Possiamo mostrare o nascondere una determinata domanda o escluderne la visibilità.
Possiamo inoltre traslare l’utente ad una determinata domanda/fine del questionario e addirittura ad un’altra survey o ad una specifica URL.

Review di Microsoft Forms Pro

Grazie a questa funzionalità, potrete creare survey e questionari molto complessi e, alla fine, trasferire l’utente alla vostra pagina di ringraziamento.

Placeholders
In alcuni campi, oltre alla formattazione, è possibile inserire anche i placeholders. Si tratta di parametri che vengono convertiti in un valore specifico quando viene aperto il form.

Vengono utilizzati per rimpiazzare i parametri quando sono mostrati dei dati rilevanti, ad esempio il {{Nome}}, che viene rimpiazzato con il nome del dipendente che apre il form.

Questa caratteristica, funzionerà soltanto se inviamo il form a qualcuno utilizzando l’opzione personalizzata: via mail o form incorporato all’interno del sito.
Passando semplicemente un link o utilizzando il QR code, non saranno permesse le opzioni di personalizzazione.

Di default, trovate due parametri: Nome e Cognome.

Review di Microsoft Forms Pro

Ma potete anche definirne di personalizzati.
Per farlo, cliccate sul pulsante con i 3 puntini (…) accanto all’icona di condivisione del form e scegliete la voce “Custom data”.

Review di Microsoft Forms Pro

Potete utilizzarli quando mandate un’email o, per esempio, attraverso un’azione in Microsoft Flow.
E, ovviamente, quando incorporate una survey in un sito.
Maggiori informazioni a questo link: Personalize a survey.

Distribuzione delle survey
Nella versione standard, il form poteva essere condiviso come link o incorporato in un sito.
Non c’erano possibilità di personalizzazioni particolari. Solo in uno scenario, quando rendiamo il form disponibile per i nostri colleghi/dipendenti, possiamo recuperare i dati di chi l’ha compilato, processando i dati del form in Flow.

Review di Microsoft Forms Pro

Template delle email e personalizzazione
Sia quando distribuiamo la survey utilizzando l’email, sia quando usiamo Flow, l’incipit consiste nell’inviare un’email personalizzata all’utente.
Quando creiamo un nuovo messaggio, possiamo utilizzate il template di default(3) o prepararne uno custom incollandolo nel corpo del messaggio e salvandolo successivamente come template.

Nel corpo del messaggio, possiamo utilizzare i placeholders per inserire nome e cognome della persona che riceve il messaggio(2). Possiamo anche inserirvi un link personalizzato che farà sì che si apra il questionario con il contesto di quel particolare destinatario.

Maggiori informazioni a questo link: Send a survey by using email.

Integrazione con Flow
Questa funzionalità, vi permette di configurare direttamente Microsoft Flow per uno specifico template di messaggio che rappresenta l’inizio di una survey.
La persona che riceverà l’invito a compilarla e aprirà il link personalizzato, compilerà il questionario. Una volta fatto, si innescherà il workflow. Anche in questo caso, potete utilizzare template esistenti o creare il nostro flow custom.

Maggiori informazioni a questo link: Send a survey by using Microsoft Flow.

Incorporare una survey all’interno di un sito
L’ultima modalità per distribuire una survey con un contesto utente è di incorporarla in un sito web.
Ci sono 3 modi per poterlo fare: in riga (iframe), come pop-up o come pulsante:

Review di Microsoft Forms Pro

In tutti e tre i casi, abbiamo un codice pronto all’uso da incollare nella pagina.
In aggiunta, inserendo il codice, possiamo sostituire dinamicamente i valori per parametri definiti. Questi possono essere utilizzati direttamente nel form.

Il codice per incorporare la survey è il seguente:

<script src=”https://…/Embed.js” type=”text/javascript”&</script&
<link rel=”stylesheet” type=”text/css” href=”https://…/Embed.css” /&
<script type=”text/javascript”&
function renderSurvey(parentElementId,Firstname, Lastname, Email, URL, Title)
{
var se = new SurveyEmbed(“…”,”https://forms.office.com//”,”https://…/”);
var context = {“Firstname”: Firstname,”Lastname”: Lastname,”Email”: Email,”URL”: URL,”Title”: Title,};
se.renderInline(parentElementId, context);
}
</script&

In seguito, per visualizzarlo, dobbiamo inserire un altro pezzo di codice che vada ad indicare in quale container

dovrà essere mostrato:

<font face=”courier”&
<script &
window.addEventListener(‘load’, function ()
{
renderSurvey(“surveyDiv”, “Tomasz”, “Poszytek”, “moj.mail@domena.pl”, “https://poszytek.eu”, “Jakis dodatkowy tekst”);
}, false);
</script&
</font&

Maggiori informazioni a questo link: Embed survey in a webpage.

Risultati
Infine, i risultati della survey.
Quelli della versione Pro, sono più complessi rispetto al form standard o al quiz. Non viene mostrato soltanto un sommario ma anche come figurano le risposte per le singole domande, assieme ad una funzionalità di preview e di come per ogni questionario figuri la singola domanda. Inoltre, viene fornita un’analisi aggiuntiva che è il risultato del supporto offerto dall’intelligenza artificiale.

Review di Microsoft Forms Pro

Nella sezione iniziale, ci vengono indicate informazioni generali sulla survey: quante persone sono state invitate, quante hanno partecipato, il punteggio NPS (net promoter score), indicatore di fedeltà del cliente/possibilità che raccomandi il brand ad amici) e il sentimento. Inoltre, vengono presentati risultati dinamici basati sui dati raccolti.

Visione e sentimento
Microsoft Forms Pro crea automaticamente una visione basata su domande e risposte.
Al momento, la documentazione su questa funzionalità è parecchio scarsa ma ci sono fondamentalmente due tipi insight:

Association insights: mostra la correlazione tra una o più domande della survey. Questo aiuta l’azienda ad identificare dei modelli fra i partecipanti.
Questi modelli aiutano le aziende a comprendere meglio i loro clienti.

Sentiment insights: mostra il punteggio medio del sentimento ed una parola chiave per feedback positivi e negativi dei partecipanti.
Il sentiment score è calcolato basandosi sul sentimento delle risposte alle domande scritte. La parola chiave è creata dalle espressioni chiave dei feedback.

I dati sono poi analizzati dall’AI.

Maggiori informazioni a questo link: Analyze survey insights.

Analisi dettagliata delle risposte
Dopo aver mostrato un riepilogo dei risultati, come nella versione standard, potete visualizzare i risultati dettagliati delle risposte alle singole domande.

Review di Microsoft Forms Pro

Licensing
Attualmente, non vi sono informazioni specifiche sul licensing di Microsoft Forms Pro.
La documentazione afferma soltanto che, di default, il servizio è abilitato per tutti gli utenti del tenant ma potete disabilitarlo.

Il tempo ci dirà quali sono le intenzioni di Microsoft.
Quel che è certo è che, il prodotto, è descritto quale elemento portante di Dynamics 365, quindi è probabile che sarà incluso nei piani Dynamics e delle licenze più complete di Office 365.


Le informazioni presenti in questo post sono prese dall’articolo: Microsoft Forms Pro – review.

Microsoft Forms: in arrivo la feature che conferma l’avvenuta compilazione delle survey

Siamo felicissimi di annunciarvi la nuova funzionalità disponibile su Microsoft Forms.

I creatori dei forms, potranno dare la possibilità agli intervistati, di ricevere un’email di notifica a conferma dell’avvenuta compilazione del questionario/survey.
Come farlo? Basta selezionare l’opzione “Send email receipt to respondents” all’interno della voce Settings – Notification.

La nuova funzionalità verrà distribuita a tutti i clienti commercial, è in corso di rollout e sarà presto disponibile.

Chi riceve e compila il forms, vedrà l’opzione “Send me an email receipt of my responses” proprio sopra il pulsante submit.
Se l’utente selezionerà questa voce, riceverà un’email quale conferma di avvenuta sottomissione del form.

Disponibile la conferma di recapito su Microsoft Forms

Gli intervistati riceveranno una conferma via mail che include il messaggio di ringraziamento ed il link alla pagina in cui visualizzare le risposte da loro inserite.

Disponibile la conferma di recapito su Microsoft Forms

FAQ
C’è qualche limite alla funzionalità?
Sì, questa funzionalità è disponibile soltanto per survey interne all’azienda ovvero quando gli intervistati sono colleghi.
Inoltre, dovete aver verificato il “Record Name” all’interno delle Impostazioni.

Cosa succede se si cancella il form o le risposte al form?
Chi vi ha risposto non potrà più accedere alle sue risposte tramite il link fornitogli via mail.

Dove posso dare il mio feedback in merito a questa feature?
Come sempre, la vostra opinione è importante.
Fate sapere a Microsoft cosa pensate, attraverso questa Survey!

Likert: la nuova tipologia di domanda su Microsoft Forms

Con Microsoft Forms puoi creare sondaggi e test e visualizzare facilmente i risultati man mano che arrivano.
All’interno delle organizzazioni aziendali può essere usato per raccogliere feedback dei clienti, misurare la soddisfazione dei dipendenti, migliorare i prodotti o il business oppure organizzare eventi aziendali.
Ci sono diverse tipologie di domanda a seconda del tipo di risposta che vogliamo raccogliere: è possibile scegliere di aggiungere domande di tipo Scelta, Testo, Valutazione o Data.

La novità che ti presentiamo riguarda la tipologia di domanda che ti permette di misurare il sentimento complessivo, la sensazione globale dei tuoi clienti nei confronti di un particolare argomento, esperienza o prodotto. Questa tipologia di domanda permette agli utenti di ordinare le risposte su una scala.

Conosciuta come funzionalità Likert, ti permette di creare una domanda da sottoporre, ad esempio, a degli studenti per sapere se sono d’accordo con una determinata affermazione oppure a dei compratori per la valutazione di un determinato prodotto.

Su Microsoft Forms, cliccate sul menù “…” sulla barra della tipologia di domanda per accedere al tipo Likert.

Likert è una nuova tipologia di sondaggio su Forms

Puoi inserire le opzioni di scala nelle colonne e l’affermazione nelle righe come indicato nell’esempio qui sotto.

Nuova tipologia di domanda su Microsoft Forms: tipologia Likert

Sui dispositivi mobili, le risposte, disposte in classifica, vengono raggruppate. È possibile poi ridurre o espandere ogni domanda.

Microsoft Forms: nuova tipologia di domanda su Likert

Nella pagina di riepilogo, i grafici ti mostrano il dettaglio dei feedback degli utenti, suddivisi per domanda.

Likert una nuova tipologia di domanda su Forms

Nuove funzioni in arrivo nei prodotti Office 365

Microsoft Office 365 guida la trasformazione digitale, dando alle organizzazioni l’opportunità di accelerare e ottimizzare i processi aziendali. In questi giorni sono state annunciate una serie di funzionalità per SharePoint e OneDrive, integrate con PowerApps, Power BI, Microsoft Flow e Microsoft Forms, che consentono di creare e condividere moduli personalizzati, applicazioni e flussi di lavoro per automatizzare i processi.

Microsoft Forms permette di creare sondaggi e moduli semplici utilizzabili all’interno e all’esterno dei confini dell’organizzazione. I form personalizzati con PowerApps e la formattazione di colonne nelle liste SharePoint consentono di migliorare la user experience. I form mobile di PowerApps e Flow possono ora essere condivisi nelle visualizzazioni del browser per i siti SharePoint per un’esperienza utente più coerente. Gli elenchi di SharePoint vengono ottimizzati con l’indicizzazione predittiva per accelerare gli elenchi con milioni di articoli.

Ecco alcune novità in arrivo (tra parentesi la data prevista di rilascio nei tenant impostati in First Release)

Custom forms with PowerApps: possibilità di creare forms per SharePoint mescolando dati provenienti da oltre 150 fonti sia online che on-prem (Ottobre 2017)
Flow for OneDrive: possibilità di avviare un workflow Flow direttamente da OneDrive (Ottobre 2017)
Column formatter: possibilità di formattare graficamente i valori nelle colonne di liste e library SharePoint (Ottobre 2017)
Predictive indexing: SharePoint ordina automaticamente, esegue query e indicizza le informazioni in modo che sia ancora più facile lavorare con le liste e le librerie più grandi (in questi giorni)
Flow launch panel: quando un Flow viene avviato si potrà aprire una finestra dove inserire informazioni da utilizzare nel workflow (Ottobre 2017)
Document/item review: Flow pronto all’uso che permetterà indirizzare un documento per la revisione e il feedback (Dicembre 2017)
Custom approval action: Crea processi personalizzati con Flow, per approvare e pubblicare contenuti per le librerie che richiedono il controllo formale e l’approvazione. (Novembre 2017)
Power BI & Forms web parts. Possibilità di inserire Forms e Power BI in qualsiasi pagina di SharePoint. (Ottobre 2017)
PowerApps web part: Possibilità di inserire form Power Apps in qualsiasi pagina di SharePoint. (Dicembre 2017)

Alcuni dettagli:

Column formatter
Le liste di SharePoint possono essere personalizzate per supportare quasi tutti i contenuti o le applicazioni di business. Ma fino ad ora la formattazione di campi e colonne richiedeva competenze di sviluppo. Oggi introduciamo nuove funzionalità che permettono la formattazione personalizzata anche a non sviluppatori. Grafici a barre, codifica colore, icone KPI rosso-giallo-verde o icone interattive per e-mail e Flow possono essere facilmente aggiunti a qualsiasi elenco o libreria.

SharePoint Column Formatter

Predictive indexing – Lavorare con le liste e le librerie più grandi con l’indicizzazione e l’index predittivo
Gli elenchi di SharePoint sono da tempo utilizzati per la pianificazione, il monitoraggio, la collaborazione e la gestione dei dati. È possibile conservare fino a 30 milioni di elementi in un elenco di SharePoint. Ma fino a poco tempo fa, la memorizzazione di poche migliaia di articoli richiedeva un’attenta pianificazione e amministrazione.
Al superamento delle 5000 voci, SharePoint rileva i campi utilizzati nelle viste, ordini e aggiunge automaticamente gli indici senza intervento da parte dell’utente o di throttles. L’esperienza utente moderna è inoltre ottimizzata per utilizzare questi indici, se disponibili, e per recuperare i dati in serie per evitare blocchi.

Custom forms with PowerApps
I power users possono utilizzare PowerApps (al posto di InfoPath o un codice personalizzato) per creare moduli personalizzati di SharePoint. I moduli personalizzati vengono lanciati nell’elenco di SharePoint in un pannello dinamico e responsivo.

Custom forms with PowerApps

Quasi tutti gli utenti possono utilizzare PowerApps per personalizzare i moduli predefiniti per la visualizzazione e la modifica dei dati SharePoint. Inoltre, i moduli SharePoint personalizzati possono trarre vantaggio dalle funzionalità complete di PowerApps: la possibilità di connettersi senza l’utilizzo di codice a oltre 150 servizi di dati come Google, Dynamics, Salesforce, Box, Twilio e Chimp.

A dicembre sarà rilasciata la possibilità di incorporare qualsiasi PowerApp su qualsiasi pagina di SharePoint. PowerApps supporta la maggior parte degli scenari che le organizzazioni hanno affrontato con InfoPath e consente di sfruttare nuove funzionalità cloud-first e mobile-first.

Power BI & Forms web parts – Arricchisci l’esperienza utente con le nuove Web Part di SharePoint
Semplifica il processo di integrazione delle applicazioni aziendali nelle pagine di SharePoint. Nuove web part per Microsoft Forms, Power BI e PowerApp consentono ai progettisti di combinare tali esperienze su qualsiasi pagina di SharePoint.

Power BI & Forms web parts

Flow launch panel
Microsoft Flow semplifica e automatizza i processi aziendali in SharePoint, in Office 365 e oltre il perimetro delle app Microsoft. I flussi possono essere eseguiti automaticamente, in base a un evento di trigger o è possibile avviare un flusso per un elemento o un documento selezionati.

Flow launch panel consente di aggiungere valori a un flusso prima della sua esecuzione. Ad esempio, un flusso di richiesta di nuove attrezzature potrebbe richiedere di scegliere fra desktop, computer portatile o tablet e inviare tale selezione al responsabile della gestione della richiesta. Verrà richiesto di immettere informazioni in un pannello che si apre direttamente all’interno di un elenco o libreria.

Flow launch panel