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Aggiungere i task di To-Do su Planner

Microsoft, al momento, non ha ancora progettato una vera e propria integrazione tra To-Do e Planner, ci sta lavorando.
Nel frattempo, però, vi suggeriamo un piccolo trucchetto: grazie a Microsoft Flow potete aggiungere impegni e task di Planner a To-Do.

Per aggiungere i task a voi assegnati da Planner a Microsoft To-Do, dovete prima di tutto entrare su Flow utilizzando lo stesso account Microsoft con cui accedete a Planner e a To-Do.
In seguito, scegliete Planner dalla lista dei servizi e selezionate la voce “When a task is assigned to me”.

Aggiungere i task di To-Do su Planner

A questo punto, selezionate +New step e Add an action.

Aggiungere i task di To-Do su Planner

Digitate Microsoft To-Do nel campo di ricerca e scegliete Microsoft To-Do – Add a to-do .

Aggiungere i task di To-Do su Planner

In seguito, decidete quali dettagli relativi al task vogliate che siano compilati automaticamente.
Se selezionate l’opzione Add dynamic content, potete scegliere di utilizzare gli stessi dettagli di Planner, come soggetto, nome del task o data di scadenza.

Aggiungere i task di To-Do su Planner

A questo punto, cliccate Save flow ed il gioco è fatto!

Accesso ospite per Microsoft Planner

Accesso ospite per Microsoft Planner

Gli utenti esterni fanno parte del Team
Lo scorso 5 Maggio, Microsoft ha annunciato la funzionalità di accesso ospite per Planner.
Permettere ad utenti esterni di accedere ai piani era una caratteristica richiesta a gran voce dagli utenti perchè, sempre più spesso, i team di lavoro coinvolgono persone esterne al tenant di Office 365.

Azure B2B Collaboration
Come Team e Gruppi, Planner utilizza il modello Azure B2B Collaboration per l’accesso guest. Come accade per queste applicazioni, gli utenti ospite entrano a far parte dei sottostanti gruppi di Office 365 per avere accesso a tutte le risorse collegate al gruppo, inclusi i piani.
Planner utilizza il modello Azure B2B Collaboration: questo significa che le liste di approvazione o rifiuto create per le policy di Azure B2B External Collaboration, controllano l’accesso anche a Planner.

Aggiungere un Utente Ospite
Planner non supporta ancora la funzionalità di aggiunta di utenti ospite ad un gruppo ma è questione di poche settimane considerato che Microsoft ha già pubblicato la guida all’utilizzo.

Al momento, i proprietari dei gruppi possono aggiungere utenti ospite via OWA, Outlook, o Teams. Se un utente ospite non ha un account della directory del tenant, è possibile crearne uno apposito: l’account verrà attivato quando l’ospite utilizza l’invito e conferma le sue credenziali.

Gli ospiti potrebbero già essere attivi in gruppi o team del tenant. La loro appartenenza a quei gruppi sta a significare che otterranno automaticamente l’accesso ai plan esistenti, inclusi quelli creati nei canali appartenenti ad un team.

Accedere a Planner
Solitamente, quando un utente Office 365 vuole usare Planner, digita il seguente indirizzo nel browser: tasks. microsoft. com.
Se l’utente è registrato su un tenant, Planner connette l’utente al suo account nel tenant e gli mostra i piani a sua disposizione. Se così non fosse, Planner gli chiede di registrarsi in un tenant.

Le cose sono diverse per utenti ospite che devono per forza specificare il dominio del tenant al quale vogliono connettersi.
Ad esempio, per accedere ai plan nel tenant di walk2talk, l’ospite dovrebbe connettersi alla seguente URL:

https: //tasks.microsoft. com/walk2talk. onmicrosoft. com

Una volta che Planner ha processato questa connessione, chiede all’ospite di autenticarsi. In seguito ad un’autenticazione di successo, il browser client di Planner mostra il set di plan disponibili all’ospite. Questi piani includono quelli creati prima che Planner supportasse gli accessi esterni.

Interfaccia Planner personalizzata
Planner presenta un’interfaccia utente personalizzata per gli utenti guest: non vedranno infatti una serie di comandi che non sono autorizzati ad utilizzare.
Potete vederne un esempio nell’immagine qui sotto.
Nonostante gli ospiti possano creare e modificare task, cambiare gli status dei task ed aggiungere checklist, non possono aggiungere commenti ai task perchè non hanno una casella di posta nel tenant.
Inoltre, gli esterni non possono creare nuovi piani perchè non possono creare nuovi Gruppi di Office 365. Per lo stesso motivo, non possono neanche cancellarne.
Possono modificare il nome di piano ma non cambiare altre impostazioni del piano.
Infine, gli utenti guest non possono navigare nel tenant per cercare nuovi piani o gruppi a cui accedere.

A differenza di Teams, Planner non dà la possibilità di cambiare utente ospite fra i tenant.
Per avere accesso ad altri tenant, dovete scollegarvi da Planner e ri-collegarvi in un altro tenant.

Planner in futuro
Proprio come To-Do, Planner è stata un’applicazione difficile da seguire e che ha subito una serie di variazioni sin dal suo rilascio nel 2016.
Il team di sviluppo di Planner, è al lavoro per apportare tutta una serie di miglioramenti.
Ad esempio:
– Copiare task tra diversi piani
– Connettere Planner ai calendari di Outlook
– Creare nuove viste e filtri

Insomma, considerato quello su cui gli sviluppatori stanno lavorando, possiamo dire che Microsoft sta rispettando la roadmap annunciata all’IGNITE.

Nuove caratteristiche di Microsoft Planner ti permettono di ottimizzare il tuo tempo

Team di persone e singoli utenti si affidano a Microsoft Planner per organizzare rapidamente le loro giornate, collaborare in semplicità e rimanere sempre in sincronia, indipendentemente dalle dimensioni del progetto.
Quattro nuove funzionalità di Planner ti offriranno una maggiore visibilità sulla pianificazione dei progetti, oltre a consentirti di raggruppare e filtrare le attività, di ricevere notifiche sulle scadenze imminenti e, prossimamente, di pubblicare le attività nel calendario di Outlook.

Vediamole nel dettaglio.

1. Visualizzazione della pianificazione
Rispetta le scadenze, pianifica in anticipo e informati sullo stato dei progetti con la possibilità di visualizzare la pianificazione delle tue attività. Inoltre, le visualizzazioni delle attività settimanali e mensili ti consentono di trascinare le pianificazioni.
Per altre informazioni, leggi l’articolo su Come visualizzare le attività in un calendario.

Nuove funzionalità di Microsoft Planner per ottimizzare il tempo

2. Opzioni di raggruppamento e filtro
Le opzioni di raggruppamento e filtro di Planner ti offrono informazioni più approfondite sulle tue attività per aiutarti a rispettare le scadenze. Puoi ad esempio utilizzare l’opzione Filtro per filtrare le attività in base alla data di scadenza per identificare meglio gli impegni imminenti. Oppure usare la funzionalità Raggruppa per visualizzare le attività non ancora avviate, in modo da assegnare priorità al lavoro.

Nuove funzionalità di Microsoft Planner per ottimizzare il tempo

3. Notifiche sulle scadenze
Puoi ricevere un’e-mail di notifica con il riepilogo delle scadenze della settimana in arrivo e mantenerti aggiornato su quelle imminenti.

Nuove funzionalità di Microsoft Planner per ottimizzare il tempo

4. Feed in formato iCalendar (funzionalità in arrivo)
Pubblica le attività sul tuo calendario per permetterti di prendere decisioni più consapevoli sulla pianificazione e la gestione del tempo. Aggiungendo le attività nel calendario di Outlook potrai continuare a tenere traccia delle attività correnti e future, in modo da rispettare le scadenze.


Le funzionalità implementate sono tra quelle più richieste nel forum UserVoice di Planner.
La visualizzazione della pianificazione, le opzioni di raggruppamento e filtro e le notifiche sulle scadenze sono già disponibili per tutti gli abbonati a Office 365.
L’integrazione del calendario di Outlook tramite feed in formato iCalendar verrà implementata prossimamente. Feedback e commenti degli utenti sono molto apprezzati: puoi inviare il tuo dal forum UserVoice indicato qui sopra.

Sei un nuovo utente di Planner?
Questo è il momento giusto per iniziare a usare l’applicazione. Con queste nuove funzionalità, Planner è una soluzione completa per la gestione delle attività e del lavoro.
Microsoft Planner fa parte della famiglia di prodotti di produttività di Office 365 ed è pienamente integrato con le altre applicazioni di Office 365.
E se usi già Microsoft Teams, puoi ospitare un piano di Planner nell’area di lavoro di Teams: tutti potranno collaborare in un unico luogo. Puoi anche collegare un piano di Planner a un’attività di Microsoft Project Online, così il tuo team può tenere traccia di attività e dettagli lavorativi in Planner anche quando il lavoro fa parte di un piano di Planner più grande monitorato in Project Online.

Per altre informazioni, visita il sito di Microsoft Planner!

Microsoft Planner: Roadmap ed ultime notizie dal Microsoft Ignite

Al Microsoft Ignite di quest’anno era presente anche il team di Microsoft Planner che ha riassunto quella che è l’opinione degli utenti e condiviso novità e progetti per lo strumento che permette di organizzare al meglio il lavoro in team grazie anche alla collaborazione con il team di To-Do.
In questo articolo troverete i punti principali, le novità e la roadmap per il prossimo trimestre.

Planner e To-Do
Durante la sessione al Microsoft Ignite è stato posto l’accento sulla visione di Microsoft per il futuro dei task su Office 365, inclusi gli ultimissimi aggiornamenti apportati a Microsoft To-Do e Microsoft Planner.

Planner: il contributo degli utenti
Microsoft chiede continuamente feedback ed opinioni degli utenti: sono loro i fruitori finali di tutte le tecnologie e il pare più importante è il loro.
Ed è proprio a partire da commenti ed opinioni dei clienti che sono state apportate migliorie a diversi strumenti, tra cui Planner. Nel corso del 2017, gli utenti si sono largamente espressi su come utilizzano Planner, su cosa vorrebbero vedere implementato e sul loro livello di soddisfazione generale.

Integrazione con Microsoft Teams
Microsoft manifesta già da qualche tempo la volontà di integrare Planner all’interno di Microsoft Teams, integrazione che potrebbe realizzarsi nel corso del prossimo anno.
Molti utenti Planner hanno chiesto quando e come potranno accedere ai loro piani specifici di Teams dalla web app di Planner.
Microsoft è perciò al lavoro per rendere possibile l’accesso ai piani di Teams da Planner web app, progetto che dovrebbe realizzarsi nel primo semestre del 2018.

Piani multipli per gruppo
Gli utenti vogliono inoltre poter creare diversi piani per ogni singolo gruppo. Microsoft sta perciò lavorando anche su questa funzionalità che si realizzerà nella prima metà del 2018.
Questa funzione permetterà agli utenti di creare nuovi piani all’interno dei gruppi esistenti, sfruttando Planner per un maggior numero di utilizzi.

Funzionalità recentemente rilasciate
Mobile app in arrivo su Microsoft Intune
Microsoft Intune è una soluzione cloud-based per la gestione delle app mobili e dei dispositivi.
Gli amministratori IT possono ora gestire Planner da dispositivi iOS e Android grazie ad Intune.

Mobile SSO + Mobile deep link
Microsoft ha apportato due ulteriori miglioramenti a Planner mobile app per fornire un’esperienza fluida e scorrevole tra le app mobili di Microsoft.
Per prima cosa, è stato abilitato il single sign-on per evitare di dover accedere a Planner se siete già loggati all’interno di un’app Microsoft.
È stato poi creato un collegamento fra Planner e altre applicazioni Microsoft per rendere possibile agli utenti di spostarsi velocemente fra le diverse applicazioni. Per esempio, cliccando su un piano dalla app mobile di Microsoft Teams sarete condotti direttamente all’interno dell’esperienza mobile Planner senza alcuna interruzione.

Copia di task
Per tutti quei task che devono essere completati da molteplici persone, è stata rilasciata la funzionalità di copiare un task all’interno di un piano.
Come mostrato nell’immagine qui sotto, potete selezionare quali campi all’interno del task volete copiare e il nuovo task apparirà nella medesima posizione.

Copia di Task Microsoft Planner

Roadmap
All’Ignite, Microsoft ha condiviso la roadmap di Microsoft Planner.
Qui sotto i punti principali.

Aggiornamenti sull’assegnazione delle notifiche e promemoria
Ci sono stati alcuni aggiornamenti in arrivo sulle notifiche di Planner che migliorano l’esperienza utente.
Planner invierà notifiche individuali via mail direttamente all’assegnatario del task. Se un task ha una scadenza, Planner invierà reminder di scadenza a cominciare dalla settimana prima della scadenza del task. Gli utenti potranno selezionare le preferenze di notifica nelle impostazioni di Planner di modo da ricevere esclusivamente le notifiche di cui hanno bisogno.

Preferenze di notifica su Microsoft Planner

Integrazione iCalendar
Gli utenti saranno in grado di pubblicare un iCalendar per un piano o task e visualizzare i task nei calendari Outlook degli utenti (o negli altri client mail).

Integrazione iCalendar in Microsoft Planner

Visuale di programmazione
La nuova visione della programmazione, permetterà agli utenti sia di rilasciare i task sul calendario per impostare date di inizio e scadenze sia visualizzare tutti i task pianificati su un calendario per avere la visione completa di quanto lavoro è stato fatto all’interno di un piano in un dato momento.

Schedule view su Microsoft Planner

Accesso per utente esterno
Molti utenti hanno chiesto informazioni riguardanti l’accesso per utenti esterni, ovvero quando si invitano utenti esterni al tenant di Office 365 ad entrare a far parte del piano.
E anche questo è un punto su cui Microsoft sta lavorando e che ha in previsione di implementare.

Policy di naming per i gruppi
In linea con le Group policy di Office 365, i clienti vedranno le loro policy di naming aggiornate, abilitando gli amministratori a determinare i nomi per i singoli Gruppi di Office 365 (ed i piani a loro associati).

App My Task per Microsoft Teams
Microsoft sta lavorando per creare un’esperienza Planner all’interno di Microsoft Teams pienamente funzionale. E, infatti, è in programma il rilascio della pagina My Task su Teams attraverso le funzionalità dell’app Teams.

My Task sy Microsoft Teams

Rimozione del limite di task da Microsoft Planner
Molti utenti hanno chiesto informazioni riguardandi i limiti di Task all’interno di Planner: a partire da fine Dicembre i limiti funzionali ai task saranno rimossi.
Quando l’utente aprirà i Planner board, vedrà automaticamente evidenziati i suoi impegni più importanti e gli verranno fornite le opzioni per il recupero di vecchi task, nel caso in cui ne abbia bisogno.

È arrivato il supporto di Microsoft Planner per Flow

Ma non solo: è stato introdotto la PowerApps Community plan e la possibilità per l’amministratore IT di accedere alle licenze degli utenti.

Microsoft Planner Connector
Siamo felici di farvi presente che ciò che gli utenti chiedevano a gran voce ha trovato realizzazione: un connettore a Microsoft Planner.
Con questo connettore potrete creare impegni basati su qualsiasi delle centinaia di diversi trigger che Microsoft Flow supporta oggi.
Qui sotto alcuni esempi:

Modelli di Microsoft Planner

Oltre a questi template, potete crare flow da zero che prendano i dati da Planner o aggiornare gli esistenti task di Planner.

Monitorare le licenze utente dall’Interfaccia di Amministrazione
Negli scorsi mesi, Microsoft ha ricevuto diverse richieste da parte di amministratori che richiedevano un modo per poter visualizzare la lista degli utenti in azienda che utilizzano PowerApps, Microsoft Flow, o entrambi.
Molti amministratori, inoltre, volevano sapere quali licenze stessero utilizzando quegli utenti.

Se siete un Amministratore Globale di Office 365 o un Amministratore Tenant di Azure Active Directory, potete non soltanto scaricare la lista di utenti con licenze PowerApps, Microsoft Flow o entrambi ma anche di coloro che hanno effettivamente avuto accesso ad ognuno di questi prodotti.
Questa lista contiene il nome di ogni utente, indirizzo email, tipo di licenza ed altre informazioni.

Ad esempio, un utente potrebbe avere:

  • Licenza trial per PowerApps o Microsoft Flow;
  • Accesso ad entrambi i prodotti attraverso una licenza Office 365;
  • Accesso ad entrambi i prodotti attraverso una licenza Dynamics 365;
  • Accesso da PowerApps e piano Microsoft Flow.

Scaricare la lista utenti
Dall’ Interfaccia di Amministrazione cliccate su User licenses che trovate sulla sinistra della pagina. Chiaramente, vedrete questa possibilità solo se siete Amministratori globali di Office 365 o Amministratori tenant di Azure Active Directory.

Scaricare la lista utenti da Microsoft PowerApps

1. Cliccate sull’opzione Download a list of active user licenses.

Microsoft PowerApps: scaricare la lista degli utenti con licenze attive

Il download del file potrebbe durare qualche minuto.

2. Attendete qualche minuto per il download del file in formato .csv, quindi apritelo con Excel.

ATTENZIONE: se chiudete la finestra prima che il download del file sia completo, potrebbe essere necessario il riavvio del processo.

L’esempio qui sotto mostra due utenti che hanno licenze sia di PowerApps and Microsoft Flow ma con sottoscrizioni differenti.
Jane Doe ha accesso ai programmi tramite sottoscrizione di Office 365, mentre John Doe ha la licenza trial per entrambi i prodotti.

Esempi di diverse licenze per Microsoft Flow e PowerApps

Indipendentemente dalla licenza, entrambi gli utenti hanno il medesimo accesso a PowerApps o Microsoft Flow.
Potrebbe esserci più di un utente all’interno dell’azienda che ha licenze per accedere a PowerApps e Microsoft Flow ma che non ha mai utilizzato questi prodotti. Tenete presente che questi utenti NON compariranno nella lista. Vedrete tutti gli utenti con licenza dall’Interfaccia di Amministrazione di Office 365.

Se un utente non si trova più in azienda, la lista mostrerà il valore Unknown nelle colonne User name e email address
Potrebbe anche presentarsi la situazione in cui il valore Unknown si presenta per utenti che si trovano ancora in azienda: in questo caso provate a scaricare nuovamente il file dopo qualche minuto.

Potete aggiungere ulteriori licenze utente dall’Interfaccia di Amministrazione di Office 365.

In arrivo la PowerApps Community Plan
Una delle domande degli utenti, era se ci fosse un modo per sviluppare competenze su Microsoft Flow per più di 90 giorni.
Vi annunciamo che è stata creata la PowerApps Community Plan (che include anche Microsoft Flow), che risponde esattamente a questa richiesta.
Con la PowerApps Community Plan avrete un ambiente gratuito ad uso individuale con funzionalità che includono il Common Data Service (CDS).
In questo ambiente, potete esplorare i due prodotti ed apprendere competenze su Microsoft Flow e PowerApps in maniera completamente gratuita.

Se siete già utenti di Visual Studio Dev Essentials, la PowerApps Community Plan è ora inclusa nei vostri benefit. È inoltre in arrivo, l’inserimento anche in Visual Studio Pro e nelle sottoscrizioni Enterprise.