Nuovi sfondi a tema Outlook e Office per le riunioni di Teams!

Microsoft Teams è diventato il software di punta per la videoconferenza!

Con la sua interfaccia intuitiva e le sue molteplici feature di collaborazione e condivisione permette a chiunque di interagire in qualsiasi momento, grazie a chat, chiamate e video, abbattendo le distanze.

In questo periodo in cui il lavoro da remoto va per la maggiore, le riunioni in cui ci si collega da casa sono molte. Avere il giusto sfondo alle proprie spalle può essere utile per trasmettere l’immagine giusta di se e dell’azienda.

Oltre agli sfondi preinstallati, è possibile impostare delle proprie foto individuali e personalizzare i propri background. Da quelli stagionali e legati alle vacanze a quelli customizzati per la propria azienda, ci si potrà sbizzarrire!

Ecco allora che Microsoft lancia nuovi sfondi a tema Outlook o Office 365!! Di seguito una lista da cui scaricarne alcuni davvero originali:

Office apps.jpg

App per ufficio 2.jpg

Outlook e Office 2.jpg

Outlook e Office 3.jpg

Outlook e Office 4.jpg


Le informazioni presenti in questo post sono prese dall’articolo “New Outlook and Office themed backgrounds for Teams meetings

Novità per Teams: in arrivo l’opzione di registrazione automatica delle riunioni

La notifica del Centro messaggi MC263666 pubblicata il 22 giugno illustra l’introduzione della registrazione automatica delle riunioni di Teams. Nello specifico:

  • La registrazione automatica di una riunione è una nuova opzione di riunione, proprio come le opzioni che controllano se i partecipanti possono accendere le videocamere o chattare durante il meeting.
  • L’organizzatore della riunione deve impostare l’opzione per ogni riunione. Non è qualcosa di predefinito.

La nuova opzione preconfigura un’azione che un organizzatore può intraprendere dopo essersi unito alla riunione. Questa novità garantisce semplicemente che l’organizzatore non dimentichi di avviare la registrazione per riunioni importanti.

Questa feature sarà implementata del tutto a file luglio.

Ovviamente, il criterio della riunione assegnato agli utenti deve consentire loro di utilizzare la registrazione cloud prima di poter avviare la registrazione manuale o automatica. Inoltre, il tenant deve aver cambiato l’archiviazione di registrazione da Stream a OneDrive for Business (ODSP). L’opzione non è disponibile per gli utenti con licenze di Office 365 A1.

Impostazione dell’opzione

Non c’è modo di configurare un criterio per impostare la registrazione automatica per ogni riunione. Per ora, se desideri che la registrazione automatica avvenga, dovrai selezionare le opzioni della riunione e impostare la casella di controllo.

Registrazione dei Teams Meeting

Quando inizia una riunione con la registrazione automatica, si verifica un breve ritardo tra l’inizio della riunione e l’inizio della registrazione da parte dell’organizzatore (o del primo utente che ricopre il ruolo di relatore del tenant). Ciò consente al bot di registrazione di partecipare alla riunione.

Di solito, Teams crea il file di registrazione nell’account OneDrive for Business della persona che avvia la registrazione. Con la registrazione automatica abilitata, se una persona diversa dall’organizzatore avvia la riunione, la registrazione si trova nel suo account OneDrive for Business anziché in quello dell’organizzatore. Tuttavia, l’organizzatore ha accesso in modifica alla registrazione mentre altre persone del tenant invitate alla riunione hanno accesso in sola lettura. Ovviamente, gli organizzatori devono assicurarsi di partecipare prima alle riunioni se desiderano il pieno controllo del file di registrazione.

Le registrazioni per le riunioni su un canale vengono archiviate nella cartella Registrazioni del canale nella raccolta documenti del sito del team. Chiunque nel team ha accesso alla registrazione. L’unico problema si presenta se la prima persona a partecipare alla riunione non è un membro del team: in questo caso, Teams registra la riunione ma non può pubblicare la registrazione in SharePoint. La registrazione è invece disponibile nella chat della riunione e può essere caricata su SharePoint da un membro del team.

Tutta questione di memoria

Possono capitare spesso situazioni in cui ci si dimentica di registrare un incontro molto importante. Consentire agli organizzatori di impostare la registrazione delle riunioni in anticipo è davvero utile.

Ma se in futuro ci dimenticassimo di aggiornare le opzioni quando creiamo un nuovo meeting??

Presentazione di Webinars in Microsoft Teams: webinar semplici e professionali per coinvolgere i clienti

Nell’ultimo anno, abbiamo trovato nuovi modi per creare esperienze virtuali nel mondo del lavoro. Abbiamo trasformato gli spazi delle nostre case in uffici, sviluppato nuove competenze per la collaborazione remota e, in alcuni casi, adottato nuove tecnologie per portare a termine dei progetti. Microsoft è entusiasta di annunciare nuove funzionalità in Microsoft Teams per i webinar e gli eventi esterni.

A partire da maggio, Webinars e PowerPoint Live hanno iniziato ad essere implementati in Microsoft Teams (la modalità Presentatore verrà implementata più avanti). Con queste funzionalità, si hanno nuovi modi per offrire presentazioni professionali e raffinate in riunioni di tutte le dimensioni, da piccole riunioni interne a webinar ed eventi di grandi dimensioni rivolti ai clienti, tutto da un’unica applicazione.

Non è necessario acquistare una nuova licenza o prodotto. Queste nuove funzionalità sono incluse in molti dei piani Microsoft 3651

Webinar completi per un ricco coinvolgimento dei clienti

Ora puoi organizzare e tenere riunioni interattive e webinar per un massimo di 1.000 partecipanti. Utilizza il supporto webinar end-to-end (pagine di registrazione personalizzate ed e-mail dei partecipanti, opzioni di presentazione avanzate, controlli host, come la possibilità di disabilitare chat e video dei partecipanti e report post-evento) per monitorare il livello di partecipazione e seguire i partecipanti.

Se devi raggiungere più di 1.000 partecipanti, le riunioni di Teams possono scalare senza problemi per ospitare un’esperienza di trasmissione di sola visualizzazione a 10.000 persone. Durante questo periodo di aumento del lavoro a distanza, Microsoft ha esteso il limite di partecipanti a 20.000 fino alla fine di quest’anno.

Tutti possono presentare come un professionista

Con PowerPoint Live e la modalità Presenter in Microsoft Teams, chiunque può offrire presentazioni più efficaci e coinvolgenti per presentarsi in modo più raffinato e professionale con il pubblico.

Riunendo le esperienze dei relatori in PowerPoint e la potenza di collaborazione di Teams, i relatori possono sentirsi più sicuri e capaci durante le presentazioni online. È possibile visualizzare le diapositive, le note, la chat della riunione e il pubblico in arrivo in un’unica visualizzazione durante la presentazione.

Nel frattempo, i partecipanti possono personalizzare la propria esperienza navigando privatamente nel contenuto al proprio ritmo o utilizzando la modalità ad alto contrasto e gli screen reader per rendere i contenuti accessibili. Prossimamente, le funzionalità di traduzione delle diapositive consentiranno ai partecipanti di selezionare la propria lingua madre e di far tradurre automaticamente le diapositive per loro, senza modificare la visualizzazione per gli altri partecipanti.

La modalità relatore consente a questi ultimi di personalizzare il modo in cui il loro feed video e i contenuti vengono visualizzati dal pubblico. La prima delle tre opzioni, modalità Standout, mostra il feed video dell’oratore come una sagoma davanti al contenuto condiviso; La modalità Reporter mostra il contenuto come aiuto visivo sopra la spalla dell’oratore, simile a una trasmissione di notizie; e la modalità Side-by-side mostra il feed video del presentatore insieme al suo contenuto mentre viene presentato.

Interagire con i partecipanti anche dopo il webinar

Al termine dell’evento, potrai accedere facilmente ai report per riportare le informazioni sui partecipanti nel tuo CRM per la gestione dei lead e il follow-up.

I clienti di Microsoft Dynamics 365 Marketing potranno esportare i dati dei partecipanti direttamente da Teams per creare automaticamente campagne e percorsi del cliente per flussi di crescita continui. L’ integrazione di Microsoft Teams e Microsoft Dynamics 365 Marketing offre agli host di webinar più modi per promuovere il coinvolgimento, aumentare la conversione e fidelizzare i partecipanti.

L’aiuto di Microsoft

Microsoft mette a disposizione il programma di assistenza per gli eventi live che aiuta i clienti a configurare, gestire e distribuire eventi. I servizi di consulenza Microsoft forniscono supporto strategico a tutte le aziende che desiderano spostare online i loro eventi personalizzati. Mentre i partner fidati di Microsoft forniscono soluzioni per immaginare, sviluppare, integrare e distribuire un evento virtuale di qualsiasi dimensione.

Per iniziare

Scopri di più su come utilizzare queste nuove funzionalità in Microsoft Teams con questa guida rapida ai webinar e la panoramica di PowerPoint Live.

1 Queste nuove funzionalità saranno disponibili nei piani Microsoft 365 E3/E5, Microsoft 365 A3/A5 e Microsoft 365 Government G3/G5. I piani Microsoft 365 Business Standard e Microsoft 365 Business Premium includeranno tutte le funzionalità di cui sopra per un massimo di 300 partecipanti. Per tutto il 2021, Microsoft offre un periodo promozionale in cui tutti gli utenti di Teams possono provare le funzionalità con l’abbonamento esistente. 


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://www-microsoft-com.cdn.ampproject.org/c/s/www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2021/05/11/introducing-webinars-in-microsoft-teams-easy-professional-webinars-to-engage-customers/amp/

Scopri “Teams view-only meeting” la soluzione perfetta per riunioni affollate

Microsoft Teams, l’applicazione in più rapida crescita, è un hub per il lavoro che ad aprile 2021 contava 145 milioni di utenti attivi ogni giorno.

Con gran parte dei lavoratori in remoto, le riunioni si sono spostate quasi tutte su questa piattaforma. La capacità effettiva delle riunioni di Microsoft Teams è di 300 partecipanti per i tenant commerciali. Quando si tratta di imprese su larga scala, è necessario però che più dipendenti partecipino a una riunione.

Per superare questa difficoltà, Microsoft ha lanciato una funzione “Teams view-only meeting” che consente a un massimo di 20.000 utenti di partecipare alla riunione dopo aver superato il limite dei partecipanti. Dalla prima settimana di luglio 2021, sarà limitato a 10.000 partecipanti.

La modalità di sola visualizzazione di Teams è disabilitata per impostazione predefinita. Attualmente è possibile abilitarlo tramite PowerShell. Sarà disponibile a breve nell’interfaccia utente.

Abilita Teams View-Only Meeting con PowerShell

È possibile usare PowerShell per abilitare o disabilitare la modalità dei partecipanti di sola visualizzazione modificando i criteri della riunione di Teams. Solo gli amministratori possono modificare i criteri di riunione di Teams.

Per consentire questa modalità in PowerShell,

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -StreamingAttendeeMode Enabled

Per disabilitare questa modalità in PowerShell,

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -StreamingAttendeeMode Disabled

Per eseguire il cmdlet precedente, è necessario installare e connettersi a Microsoft Teams PowerShell.

Nota: gli utenti devono essere configurati con l’abbonamento a Microsoft 365 E3 / E5 o a Microsoft 365 A3 / A5 per organizzare o partecipare a una riunione di sola visualizzazione. 

Ruoli di relatore e organizzatore nella riunione di sola visualizzazione

L’organizzatore crea il meeting link e imposta il presentatore al momento della creazione. Sia come come presentatore o organizzatore, si possono sperimentare tutte le funzioni, tra cui i controlli audio e video che si hanno nei Teams Meeting.

Una volta che il numero massimo è raggiunto, organizzatori e presentatori riceveranno un avviso che informa “Questo incontro ha raggiunto la capacità. I partecipanti che si iscrivono ora avranno accesso di sola visualizzazione”.

L’immagine seguente mostra il banner nella parte superiore della schermata della riunione.

Microsoft Teams non supporta E-discovery per i partecipanti in sola visualizzazione. Gli organizzatori agiscono come host per la riunione. Possono partecipare nuovamente e possono accedere a tutte le funzionalità anche se hanno lasciato la riunione principale. In qualità di relatore, invece, non è possibile partecipare alla riunione con accesso completo quando si ha lasciato la riunione dopo aver raggiunto la capacità massima. È possibile rientrare come partecipante in sola visualizzazione.

Esperienza dell’utente “regolare” nella riunione principale

Gli utenti fanno clic sul link inviato dall’organizzatore per accedere al meeting. Avranno tutte le funzionalità in base ai permessi assegnati loro dall’azienda.

  • Come utente normale, è possibile utilizzare tutte le funzionalità come la condivisione di audio e video e la partecipazione alla chat della riunione.
  • Lo spazio disponibile nella riunione principale consente a un utente di partecipare alla riunione principale se uno degli utenti regolari lascia la riunione. I partecipanti possono unirsi o riunirsi alla riunione fino a quando la riunione principale non raggiunge nuovamente la sua capacità.

Partecipazione a una riunione che raggiunge la capacità

Se la capacità della riunione principale è stata raggiunta (299 + 1 organizzatore), un partecipante non potrà partecipare come partecipante normale. Potrà partecipare solo come partecipante in sola visualizzazione.

Esperienza di riunione dei partecipanti in sola visualizzazione

I partecipanti in sola visualizzazione sperimenteranno le seguenti funzionalità:

  • possono partecipare tramite Desktop, Web, Teams Mobile (Android e IOS).
  • possono ascoltare i partecipanti alla riunione principale come i normali partecipanti.
  • possono accedere ai feed audio e video dell’oratore attivo se stanno condividendo.
  • possono vedere il contenuto condiviso tramite la funzionalità Desktop.
  • i partecipanti non dovrebbero cambiare in regolare partecipante se uno dei partecipanti regolari lasciato la riunione principale.
  • supportano la tecnologia di streaming.

L’immagine qui sotto è quella che visualizzerà prima di entrare il partecipante in sola visualizzazione:

Nota: i partecipanti in sola visualizzazione avranno 30 secondi di ritardo audio e video nella riunione.

Limitazioni per i partecipanti in sola visualizzazione

I partecipanti in sola visualizzazione non possono provare le seguenti funzionalità:

  • Quando la riunione raggiunge la sua capacità, i partecipanti in sola visualizzazione non possono partecipare alla riunione se non dispongono dell’autorizzazione per bypassare la sala d’attesa in base ai criteri o alle opzioni della sala d’attesa impostati.
  • I partecipanti in sola visualizzazione non possono condividere il loro video o audio e non possono partecipare alla chat della riunione.
  • I partecipanti in sola visualizzazione non vedranno il feed video degli utenti nella riunione principale a meno che non siano oratori attivi.
  • I partecipanti di sola visualizzazione non possono accedere ai file PowerPoint condivisi utilizzando la funzionalità PowerPoint Live o le singole condivisioni di applicazioni (diverse dalla condivisione del desktop o dello schermo).
  • I partecipanti in sola visualizzazione non possono alzare la mano durante la riunione.
  • I partecipanti in sola visualizzazione non possono partecipare alla riunione se l’organizzatore non ha il permesso di bypass lobby.
  • La riunione supporta solo didascalie in inglese. I partecipanti in sola visualizzazione potranno vedere i sottotitoli in tempo reale solo su desktop e Web.
  • I partecipanti in sola visualizzazione avranno un’unica esperienza video. Possono vedere il video dell’oratore attivo o il contenuto condiviso ma non entrambi.

Imperfezioni

Sebbene le caratteristiche di Teams siano sorprendenti e aggiornate, presenta ancora alcuni inconvenienti tecnici.

  • Un relatore (oratore attivo) non può partecipare nuovamente alla riunione con accesso completo dopo aver lasciato la riunione.
  • Né l’organizzatore né il presentatore non ha accesso per visualizzare l’elenco dei partecipanti in solo visualizzazione.
  • L’organizzatore e presentatore non avranno il report di partecipazione dei partecipanti che hanno aderito dopo la riunione principale.
  • Lo svantaggio principale di questa funzione è che una volta che una riunione supera la sua capacità, una persona può partecipare solo come partecipante in sola visualizzazione, anche l’organizzatore non può renderlo un partecipante regolare.

Conclusioni

Guadagnare produttività e una comunicazione arricchita è il vantaggio più evidente di Teams. In questo modo, questa nuova modalità offrirà un’esperienza diversa, anche se al momento sono presenti sia pro che contro. I futuri aggiornamenti risolveranno sicuramente i problemi nell’esperienza di sola visualizzazione.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://o365reports.com/2021/05/06/teams-view-only-meeting-experience/

Come semplificare le richieste con le nuove funzionalità di Microsoft Teams

Ottenere un’approvazione è una parte essenziale di quasi tutti i flussi di lavoro: può essere un riconoscimento scritto dal manager, un’autorizzazione formale da parte di uno stakeholder o una firma ufficiale di un cliente. Indipendentemente dal tipo di approvazione necessaria, può essere difficile monitorare e gestire le richieste quando sono coinvolti molti sistemi e persone e spesso porta a ritardi inutili.

Le approvazioni in Microsoft Teams consentono a tutti, dai lavoratori in prima linea ai dipendenti della sede centrale dell’azienda, di creare, gestire e condividere facilmente le approvazioni direttamente da Teams.

Creare una richiesta di approvazione con una firma elettronica

A volte potrebbe essere necessaria un’attestazione più formale e l’obbligo di firma da parte dei responsabili. Ora, partner chiave come Adobe Sign, DocuSign e altri fornitori di terze parti ti consentono di creare un’approvazione della firma elettronica in modo nativo all’interno dell’app Approval. Con questa nuova funzionalità, gli approvatori possono aggiungere la propria firma senza lasciare Teams, consentendo un processo efficiente e più veloce. Una volta completato, le informazioni vengono archiviate in Teams ed è possibile accedere facilmente al record di approvazione e visualizzare le firme elettroniche.

Per richiedere la firma elettronica dell’approvatore, scegli eSign come tipo di richiesta. Quindi scegli il tuo fornitore di firma elettronica, seleziona il file che deve essere firmato e includi i dettagli aggiuntivi necessari. Una volta inviato, ai firmatari interni viene inviata una notifica tramite Teams e un’e-mail che richiede la loro firma. Se il firmatario è esterno all’organizzazione, riceverà una notifica tramite e-mail, in cui potrà facilmente rivedere i dettagli e firmare. Le approvazioni terranno traccia dell’intero audit trail proprio nel contesto di Teams, in modo da poter tenere traccia di chi ha già firmato l’approvazione e quando è stata firmata.

Creare un modello di approvazione

Per semplificare i flussi di lavoro, i nuovi modelli pronti all’uso forniscono una struttura ripetibile per approvazioni comuni come la compilazione di note spese o la richiesta di straordinari. Gli amministratori e i proprietari dei team possono utilizzarli così come sono, personalizzare o creare nuovi modelli per la propria organizzazione e i propri team.

Potrai anche creare modelli di approvazione facendo clic su Gestione modelli nel menu extra e seguendo le istruzioni. Immetti il nome del modello, seleziona gli approvatori, aggiungi i campi del modulo necessari e le impostazioni del flusso di lavoro. Al termine, premi pubblica.

Una volta creato il tuo primo modello organizzativo, crea un nuovo team di amministratori. Da lì, potrai aggiungere altri amministratori in grado di gestire i modelli organizzativi, direttamente dall’app Approvals.

Creare una richiesta di approvazione con modelli

Sfrutta i modelli che l’amministratore o il proprietario del team ha abilitato per te e semplifica la creazione di una richiesta di approvazione. Utilizza il modulo strutturato per inserire tutte le informazioni necessarie e i dati mancanti per un’approvazione più rapida.

Nuove funzionalità per gli allegati

L’hub di approvazione consente di allegare file direttamente da OneDrive e SharePoint, nonché di allegare un collegamento generico per il contenuto ospitato al di fuori di Microsoft 365. Ciò garantirà che l’approvazione sia connessa all’ultima versione del file, riflettendo qualsiasi cambiamento.

Supporto per Markdown

Microsoft sta anche aggiungendo il supporto completo per Markdown sia nelle schede adattive che nella visualizzazione dei dettagli, così puoi assicurarti che tutte le approvazioni siano formattate correttamente per tutti i processi.

Approvare o rifiutare una richiesta di approvazione in linea

Le schede adattive basate sui ruoli Approvazioni consentono di rispondere rapidamente a una richiesta di approvazione direttamente dalla chat o dal canale senza dover visualizzare i dettagli. Se non sei autorizzato a rispondere alla richiesta, non vedrai i pulsanti “Approva” o “Rifiuta” sulla scheda.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/streamline-requests-with-new-approval-features-in-microsoft/ba-p/2259871