Come utilizzare OneDrive for Business e SharePoint per le registrazioni delle riunioni di Teams

Microsoft Teams ha un nuovo metodo per il salvataggio delle registrazioni delle riunioni. Come prima fase di una transizione da Stream classico al nuovo Stream, è stata aggiunta la possibilità di archiviare le registrazioni in OneDrive for business e SharePoint.

Questa novità offre numerosi vantaggi che includono:

  • Criteri di conservazione per la registrazione dei Teams Meeting (TMR) (etichette di autoconservazione S + C E5)
  • Vantaggi della governance delle informazioni di OneDrive for business e di SharePoint
  • Facile impostazione delle autorizzazioni e della condivisione
  • Condivisione delle registrazioni con Guest (utenti esterni) con solo condivisione esplicita
  • Richiesta flusso di accesso
  • Collegamenti condivisi di OneDrive for business e SharePoint
  • Registrazioni disponibili più rapidamente
  • Supporto multi-geo: le registrazioni vengono archiviate in un’area specifica dell’utente
  • Bring your own key (BYOK) support
  • Qualità della trascrizione migliorata

Ci sono, però, anche alcune limitazioni da considerare:

  • Didascalie e trascrizioni solo in inglese
  • Nessuna possibilità di ricerca nelle trascrizioni o nel contenuto
  • Nessuna possibilità di modifica delle trascrizioni (sarà invece possibile attivare o disattivare le didascalie)
  • Nessuna possibilità di bloccare le persone con accesso condiviso dal download della registrazione (sarà invece possibile controllare con chi si condivide la registrazione)
  • Nessun messaggio di posta elettronica quando la registrazione termina il salvataggio, la registrazione verrà visualizzata nella chat della riunione una volta concluso. Il tutto però, molto più rapidamente di quanto abbia fatto Stream in precedenza.

Configurare l’opzione di registrazione della riunione per OneDrive for business e SharePoint

L’opzione registrazione riunione è un’impostazione a livello di criteri di Teams. L’esempio seguente mostra come impostare il criterio globale. Verifica di aver impostato l’opzione di registrazione della riunione per i criteri assegnati agli utenti.

Nota: Le modifiche ai criteri di riunione di Teams richiedono un po’ di propagazione. Dopo qualche ora di impostazione, esegui il log-out e quindi effettua di nuovo l’accesso.

  • Installa PowerShell per Skype for business online. Nota: il connettore di Skype for business online fa attualmente parte del modulo più recente di PowerShell per Teams. Se usi l’ultima versione pubblica di PowerShell per Teams, non è necessario installare il connettore Skype for business online. Vedi: gestire Skype for business online con PowerShell.

a. Scarica PowerShell per Skype for business online.

b. Segui le istruzioni per installarlo.

c. Riavvia il computer.

  • Avvia PowerShell come amministratore.
  • Importa il connettore SkypeOnline e accedi come amministratore di Teams.

PowerShell

Import-Module MicrosoftTeams
$sfbSession = New-CsOnlineSession
Import-PSSession $sfbSession

  • Usa set-CsTeamsMeetingPolicy per impostare un Teams Meeting Policy per la transizione dallo spazio di archiviazione di Stream a OneDrive for business e SharePoint.

PowerShell

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -RecordingStorageMode “OneDriveForBusiness”

Nota: Se alcuni utenti hanno assegnato un criterio per ogni organizzazione o per utente, è necessario impostare questo criterio se si vuole che vengano archiviate anche le registrazioni delle riunioni in OneDrive for business e SharePoint. Per altre informazioni, vedi: gestire i criteri di riunione in Teams.

Rifiutare OneDrive for business e SharePoint per continuare a usare Stream

Anche se un criterio indica che è impostato su Stream, potrebbe non essere veritiero. In genere, se il criterio non è impostato, l’impostazione predefinita è Stream. Tuttavia, con questa nuova modifica, se si vuole rifiutare l’uso di SharePoint o OneDrive for business, è necessario reimpostare i criteri per assicurarsi che Stream sia l’impostazione di default.

PowerShell

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -RecordingStorageMode “Stream


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://docs.microsoft.com/it-it/microsoftteams/tmr-meeting-recording-change

App Approvals ora disponibile in Microsoft Teams

Approvals in Microsoft Teams ti consente di creare, gestire e condividere rapidamente e facilmente le approvazioni direttamente dal tuo hub. Le approvazioni sono tra i flussi di lavoro più critici e Microsoft vuole offrire un’esperienza in Teams semplice da integrare, fornendo comunque la ricca personalizzazione con Power Automate. La nuova app Approvals è attualmente in fase di lancio e sarà disponibile in tutto il mondo nelle prossime settimane.

Crea un’approvazione in Teams

È possibile accedere all’app da qualsiasi chat o conversazione di canale o utilizzando il punto di ingresso nella barra di navigazione a sinistra di Teams. Basta inserire i dettagli dell’approvazione come il titolo, la descrizione, gli utenti che devono approvarla e premere “Invia”. Puoi anche aggiungere allegati o risposte personalizzate per adattare la richiesta alle tue esigenze aziendali.

Create and approval in Teams

Queste approvazioni di base create da Microsoft Teams non richiedono un flusso sottostante e fungono da modo per inviare rapidamente e manualmente le approvazioni agli utenti all’interno di Teams.

Approvare o rifiutare una richiesta

Una volta inviato, gli approvatori ricevono una notifica all’interno di Teams e possono agire direttamente dalla chat utilizzando la scheda Approvazioni o dall’app Personale. Possono esaminare rapidamente i dettagli del diritto di approvazione all’interno di Teams prima di prendere una decisione per approvare o rifiutare la richiesta.

Gestisci le tue approvazioni

Puoi visualizzare tutte le tue approvazioni in un’unica posizione all’interno di Teams. Da qui puoi ottenere una panoramica dei dettagli chiave come lo stato o il richiedente. Puoi anche approfondire qualsiasi approvazione per monitorarne l’avanzamento. Anche quelle create usando Power Automate saranno disponibili in questa visualizzazione, non solo quelle create all’interno di Teams. In questo modo hai un unico posto per gestirle, sia che siano state generate utilizzando un flusso o manualmente usando l’app Teams.

Personalizzazione dei processi di approvazione

Puoi sempre creare e personalizzare i tuoi processi di approvazione collegandoli a un trigger automatico o pianificato o persino personalizzare i passaggi effettuati prima e dopo la tua approvazione creando il tuo flusso. Sono presenti numerosi modelli per iniziare a lavorare con gli oltre 350 connettori sulla piattaforma. Qualsiasi approvazione creata con un flusso sarà disponibile anche nell’app Approvals in Microsoft Teams affinché tu possa visualizzarla o modificarla.

Approval flow in Power Automate

Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://flow.microsoft.com/en-us/blog/approvals-app-now-available-on-microsoft-teams/

Virtual Breakout Rooms per Microsoft Teams

Le nuove Breakout Rooms per Microsoft Teams sono state pubblicate e implementate il 9 dicembre 2020. A questo link una guida: https://myteamsday.com/2020/12/09/teams-breakout-rooms/

Si tratta di una feature che permette agli organizzatori di un meeting di dividere la riunione in sottogruppi per facilitare le discussioni e le sessioni di brainstorming.

Molte informazioni sulle Virtual Breakout Rooms sono state condivise da Microsoft, e in questo articolo condivideremo i punti principali e le cose su cui prestare attenzione.

Amministratori di Teams

L’amministratore dovrà assicurarsi che gli utenti dell’ organizzazione possano eseguire le seguenti operazioni:

  • Consentire la pianificazione della riunione privata;
  • Consentire l’incontro immediato in riunione privata;
  • Consentire la pianificazione della riunione del canale;
  • Consentire l’incontro immediato nei canali.

Inoltre, dovrà rivedere e condividere le impostazioni per assicurarsi che siano impostate correttamente per l’azienda e i suoi utenti.

Organizzatori di riunioni e partecipanti

Nota: Solo l’organizzatore della riunione (che ha creato l’invito alla riunione) può vedere l’opzione per creare e gestire le breakout rooms. Inoltre, deve utilizzare il client Teams Desktop per creare queste stanze.

Per vedere l’opzione delle breakout rooms nelle riunioni, è necessario attivare la nuova esperienza di riunione di Teams:

  1. Cliccare sull’immagine del profilo in Teams;
  2. Selezionare Impostazioni;
  3. Selezionare l’opzione “ Turn on new meeting experience ” nelle impostazioni generali;
  4. Riavviare il client Teams;
  5. È possibile ricontrollare che l’impostazione sia configurata correttamente avviando una riunione e verificando che la riunione si apra nella propria finestra.

Bisogna assicurarsi che tutti i partecipanti, incluso l’organizzatore della riunione, utilizzino la versione più recente di Teams. Anche su dispositivo mobile o tablet Android o iOS, i partecipanti devono avere l’ultimo aggiornamento.

L’organizzatore della riunione, una volta all’interno di essa avrà l’opzione breakout room accanto al comando alza la mano. Solo lui vedrà l’opzione, i partecipanti e i relatori no.

Funzionalità disponibili per Organizer:

  • Configurare della breakout room sul client desktop Teams;
  • Creare delle breakout rooms in riunioni private pianificate (anche ricorrenti), canali e riunioni private immediate;
  • Gli organizzatori delle riunioni possono gestire le stanze e passare da una stanza all’altra liberamente;
  • Impostare le breakout rooms durante una riunione attiva. Nota: Non è possibile preparare in anticipo le breakout rooms. Questo deve accadere durante la riunione.
  • Creare fino a 50 breakout rooms in una singola riunione;
  • Aggiungere, rimuovere, eliminare le breakout rooms;
  • Rinominare le stanze con il titolo desiderato;
  • Riassegnare i partecipanti alla sala da una sala all’altra prima e durante l’apertura delle stanze;
  • Transizione stanza: in qualità di organizzatore, è possibile decidere se i partecipanti vengono spostati automaticamente nella stanza quando viene aperta o, se devono fare clic per confermare il trasferimento. L’ impostazione di “accettazione automatica” è disponibile per riunione;
  • Inviare un annuncio che verrà visualizzato come messaggio di chat della riunione in ogni stanza;
  • Chat, file e registrazioni: solo l’organizzatore avrà sempre accesso a tutte le risorse utente delle riunioni delle stanze virtuali.

Funzionalità disponibili per i partecipanti:

  • Entrare in breakout rooms da Web, desktop, iOS, iPad, cellulari e tablet Android. Gli organizzatori non possono spostare i partecipanti che si sono uniti tramite telefoni fissi o dispositivi Teams;
  • I partecipanti si uniscono alla stanza come relatori, in modo che possano liberamente presentare, condividere Whiteboard, ecc;
  • I partecipanti non possono aggiungere altri alla chat della riunione, copiare i dettagli della riunione, spingere altri alla riunione o utilizzare l’opzione “call me back”;
  • Attesa tra le stanze: i partecipanti alla riunione non possono tornare alla riunione principale o da una stanza all’altra da soli. Devono attendere che l’organizzatore della riunione li riporti alla riunione principale;
  • Chattare durante la sessione interattiva. La chat e gli elementi condivisi durante la riunione sono visualizzabili per i partecipanti alla sala;
  • Chat, file e registrazioni: i partecipanti hanno accesso ai documenti, ma solo l’organizzatore ha accesso ai collegamenti (se il collegamento è condiviso dall’organizzatore della riunione, i partecipanti avranno accesso);
  • Partecipazione su più dispositivi: le breakout rooms non sono supportate quando il partecipante accede alla stessa riunione e allo stesso account da più dispositivi.

Dove e quando si possono creare breakout rooms?

L’organizzatore può creare le breakout rooms dopo essersi unito alla riunione. È possibile creare in blocco le stanze virtuali all’inizio oppure aggiungerle e rimuoverle manualmente.

Le stanze possono essere configurate dal client desktop ma non da dispositivi mobili e Web.

Microsoft prevede di abilitare la possibilità di impostare le breakout rooms prima della riunione molto presto.

Quando si possono assegnare i partecipanti alle breakout rooms?

È possibile assegnare un partecipante durante la configurazione delle stanze. È possibile farlo manualmente prima che le stanze virtuali si aprano o riassegnare i partecipanti a un’altra stanza mentre questa è aperta.

Inoltre, si può assegnare automaticamente i partecipanti alle rooms quando si configurano per la prima volta nella riunione.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://myteamsday.com/2020/10/20/virtual-breakout-rooms/

Scopri la galleria di sfondi personalizzati per Microsoft Teams

Vuoi rendere le tue riunioni più divertenti ed inclusive? Utilizza gli sfondi personalizzati di Microsoft Teams.

Quando si partecipa a una riunione di Teams, è necessario concentrarsi sugli interlocutori e non su altre cose presenti all’interno della stanza da cui si sta parlando. Gli sfondi personalizzati offrono un ottimo modo per ridurre al minimo queste distrazioni.

Per fare tutto ciò non hai bisogno né di un green screen né di un muro totalmente bianco alle spalle. Teams utilizza un modello altamente qualificato che differenzia la tua figura dal background e inserisce uno sfondo personalizzato sul resto. Il tutto in modo facile e veloce.

Con tutto il mondo che si rivolge alla videoconferenza, le aziende stanno diventando sempre più creative. Esistono delle raccolte di sfondi che puoi facilmente scaricare e quindi caricare in Teams. Questa è una galleria di immagini da cui iniziare a scegliere: https://adoption.microsoft.com/microsoft-teams/custom-backgrounds-gallery/#backgrounds

Nel tempo Microsoft amplierà questa galleria per includere diversi eventi, festività, celebrazioni e altro!

Gli sfondi personalizzati sono anche un ottimo modo per promuovere eventi speciali all’interno della tua azienda o per intavolare una gara a premi per chi utilizza lo sfondo più divertente, rendendo le tue riunioni uniche!


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://adoption.microsoft.com/microsoft-teams/custom-backgrounds-gallery/#backgrounds