Pause sul lavoro: come la tecnologia può combattere il “sovraccarico digitale”

Configurando delle semplici impostazioni è possibile pianificare dei break tra una riunione e l’altra, utili a sgomberare la mente

Non siamo robot, ma esseri umani e questo significa inevitabilmente che non possiamo essere produttivi e attivi 24 ore su 24. Il nostro organismo ha bisogno di fare delle pause per ricaricare le batterie, e questo soprattutto nella sfera lavorativa.

Durante quest’ultimo anno sono molti i dipendenti che hanno scelto di tornare al lavoro in modalità smart, alternando la presenza in ufficio a quella da remoto. I vantaggi di questa nuova modalità di lavoro sono noti a tutti, dalla libertà di lavorare dove e quando si vuole al risparmio economico. Ma si conosce anche l’altro lato della medaglia?

Recentemente Microsoft ha rilasciato una ricerca riguardante le nuove tendenze in ambito lavorativo, il Work Trend Index. Lo studio porta alla luce uno degli svantaggi dello smart working: lavorando da casa le persone sono vittime del cosiddetto “sovraccarico digitale”: agende piene di riunioni e meeting online. Molto spesso una conversazione finisce e ne comincia subito un’altra, senza lasciare spazio a delle sane pause, utili a sgomberare la mente.

Il colosso di Redmond ha creato quindi dei semplici rimedi per cercare di contrastare questo problema e dare la possibilità agli utenti di prendersi un po’ di tempo tra una riunione e l’altra.

Creare delle pause con Outlook

Utilizzando le impostazioni di Microsoft Outlook è possibile impostare automaticamente dei break tra un meeting e l’altro. Gli utenti possono stabilire, tramite impostazioni predefinite, di accorciare automaticamente le riunioni programmate.

Altra funzionalità disponibile a livello di organizzazione è quella che permette di creare, sempre tramite impostazioni di default, degli slot appositi per delle pause rivolte a tutti i dipendenti.

La programmazione è facilmente personalizzabile. L’azienda può scegliere la lunghezza della pausa e se inserirla all’inizio o alla fine di una riunione. Per esempio, si potrebbe impostare una pausa di 5 minuti prima di riunioni di 30 minuti, o ancora una pausa di 15 minuti alla fine di meeting durati 1 ora.

Una volta abilitata questa impostazione, quando gli utenti pianificano i loro incontri online, l’orario di inizio e di fine si regola automaticamente in base alle regole impostate individualmente o a livello aziendale.

Se l’impostazione è attiva a livello aziendale, i singoli dipendenti possono facilmente personalizzare la regola in qualsiasi momento, in base alle loro esigenze, per una singola riunione o per tutte. La modifica effettuata dall’utente verrà poi comunicata a livello di organizzazione.

Microsoft Teams trasmette informazioni sul benessere personale

Microsoft non si è fermata alle impostazioni di Outlook, e per migliorare la job experience degli utenti ha deciso di rilasciare informazioni sul benessere personale tramite la nuova piattaforma di employee experience Microosft Viva integrata in Teams.

La piattaforma, lanciata all’inizio di quest’anno, racchiude al suo interno strumenti innovativi per la comunicazione, il benessere dei lavoratori, l’apprendimento e la condivisione di know-how. A partire da metà anno però, offre molte nuove esperienze di benessere personale:

  • Funzione Riflessione: aiuta a diventare più consapevoli di come ci si sente all’interno del contesto lavorativo. Queste intuizioni sono personali e private per l’individuo.
  • Funzione Elogio: permette di esprimere apprezzamento per i colleghi e pianificare promemoria di lode per costruire l’abitudine di condividere gratitudine.
  • Funzione Pendolarità Virtuale: aiuta a concludere le attività alla fine della giornata lavorativa, preparare quelle per il domani e passare il tempo personale con tranquillità.

Prendersi delle pause durante le ore lavorative è fondamentale: dalla ricerca di Microsoft è emerso che queste piccole interruzioni hanno un impatto positivo sui livelli di stress e sulla capacità di concentrazione e produttività dei dipendenti. Ogni leader d’azienda deve prendere in esame la modalità corretta di introduzione di queste semplici impostazioni, consapevole che così facendo andrà a ridurre notevolmente il “sovraccarico digitale” e, a sua volta, otterrà risultati migliori e un ambiente di lavoro più sano e solido.

Microsoft lancia Microsoft Viva, la nuova piattaforma di Employee Experience

L’azienda di Redmond ha presentato Viva, una nuova piattaforma di Employee Experience per aiutare le persone e le aziende a crescere nel nuovo mondo del lavoro.

La piattaforma integra gli strumenti per il coinvolgimento, l’apprendimento, il benessere e l’individuazione e condivisione di know-how dei dipendenti direttamente all’interno del flusso di lavoro ed è stata progettata per aiutare i dipendenti ad imparare e migliorarsi grazie ad esperienze nuove, perfettamente integrate nella suite di collaborazione di Microsoft 365.

Se c’è una cosa che abbiamo imparato dall’ultimo anno è la necessità di coniugare tecnologia, dati e insight per creare luoghi di lavoro sostenibili e innovativi, capaci di ripristinare il capitale sociale perso con il passaggio ad ambienti di lavoro ibridi. Quando investiamo nelle nostre persone e nell’esperienza dei dipendenti, possiamo avere un impatto diretto sul loro coinvolgimento, sulla loro dedizione, sulla soddisfazione dei clienti e sulla redditività. Quando le persone crescono, il business prospera“ ha dichiarato Satya Nadella, CEO di Microsoft.

Sempre di più il benessere dei dipendenti, il loro apprendimento e la scoperta di know-how sono diventatati punti focali all’interno di un’impresa. Come anche la continua evoluzione dell’ambiente di lavoro, sempre più digitale e flessibile.

Gli studi sottolineano che la spesa annuale delle aziende a livello globale per le nuove Employee Experience Platform (EXP) si aggira intorno ai 300 miliardi di dollari.

Il mondo del lavoro sta cambiando e va verso un futuro caratterizzato da servizi innovativi con un focus sulla creatività, sul coinvolgimento e sul benessere delle persone, che possa aiutare le aziende a costruire nuove culture guidate da ingegno e resilienza. Il nostro obiettivo è quello di fornire una piattaforma per l’Employee Experience che possa aiutare le organizzazioni a creare una cultura aziendale florida con dipendenti motivati e leader illuminati“ ha commentato Jared Spataro, Corporate Vice President di Microsoft.

Microsoft Viva sfrutta Teams e Microsoft 365 e racchiude in un’unica piattaforma unificata le quattro aree fulcro dell’esperienza dei dipendenti:

  • coinvolgimento;
  • benessere;
  • apprendimento;
  • know-how.

Nel set iniziale di Viva sono presenti 4 moduli che offrono funzionalità innovative e la possibilità di essere integrati con molte soluzioni di partner. Inoltre, è possibile integrare le proprie soluzioni per l’Employee Experience con Viva per renderle ancora più accessibili ai dipendenti.

I moduli sono:

  • Viva Connections, che fornisce un accesso personalizzato per il digital workplace, dove i dipendenti possono trovare comunicazioni interne e risorse aziendali e partecipare a community, il tutto da una singola app personalizzabile su Microsoft Teams. L’app sarà disponibile via desktop in public preview a partire da questo mese, mentre l’app mobile arriverà nel corso dell’anno.
  • Viva Insights, che offre a dipendenti, manager e leader approfondimenti personalizzati e azionabili, in grado di contribuire alla crescita delle persone all’interno delle organizzazioni. Le esperienze personali e gli insight, visibili solo al dipendente, aiutano le persone a riservare il giusto tempo alle pause, alla concentrazione e all’apprendimento, così come a rafforzare le relazioni con i propri colleghi. L’app Viva Insights in Teams è già disponibile in anteprima pubblica.
  • Viva Learning, che rende le opportunità di formazione e sviluppo professionale più accessibili nel flusso di lavoro. Questa funzionalità aggrega tutte le risorse di apprendimento disponibili per un’azienda in un unico luogo, compresi i contenuti di LinkedIn Learning, Microsoft Learn, fornitori di terze parti, tra cui Skillsoft, Coursera, Pluralsight ed edX, oltre al portfolio di contenuti dell’azienda. L’app Viva Learning è disponibile in anteprima privata e, a partire da quest’anno, offrirà integrazioni con i principali sistemi di gestione dell’apprendimento tra cui Cornerstone OnDemand, Saba e SAP SuccessFactors.
  • Viva Topics, che permette di entrare in possesso di nuove conoscenze e aiuta le persone a raggiungere gli esperti di tutta l’organizzazione. Utilizzando l’intelligenza artificiale per catalogare i dati dei clienti in Microsoft 365 e sfruttando la capacità di integrare informazioni provenienti dai servizi di terze parti mostra automaticamente schede di argomenti all’interno delle conversazioni e documenti di Microsoft 365 e Teams. Viva Topics è disponibile come add-on per i piani commerciali di Microsoft 365.

In Microsoft Viva potrà essere integrata tutta una rete globale di partners, tra cui Accenture, PwC e EY, per fornire servizi di assistenza e consulenza per aiutare i clienti a ottimizzare le attuali soluzioni per l’Employee Experience.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://www.tomshw.it/business/microsoft-presenta-viva-piattaforma-di-employee-experience/