Category Archives: Microsoft Kaizala

Firstline workers: cosa scegliere fra Teams e Kaizala

Firstline workers: cosa scegliere fra Teams e Kaizala

Microsoft Teams Shifts ha raggiunto la General Availability la scorsa settimana: questo significa che le funzionalità di Staffhub sono entrate a far parte di Teams. Se non vedete ancora Shifts nel vostro tenant, aspettate un paio di giorni e lo vedrete apparire non appena il vostro amministratore l’avrà attivato.

Con l’arrivo di Shifts in GA è il momento giusto per analizzare le differenze fra Kaizala e Teams.
Alcune volte, c’è bisogno di fare una scelta circa quale strumento utilizzare: per questo è bene conoscere quando e perchè è preferibile utilizzare l’uno o l’altro strumento.
In questo blog, utilizziamo il termine generico Kaizala ma ci riferiamo a Kaizala Pro version (parte delle sottoscrizioni Office 365).

Kaizala Pro, è stata ufficialmente rilasciata nei paesi presenti in questa lista:
Kaizala regional availability.

Se il vostro paese non si trova ancora in questa lista, allora probabilmente avete la versione di Kaizala in preview.
Microsoft non supporta nè assicura la compliance per le preview.

Office 365 & Kaizala
La più grande differenza tra i due strumenti, risiede nella user identity.
Quando i vostri utenti sono loggati su Office 365, hanno semplicemente un’identità di Office 365. A seconda della licenza in loro possesso, possono avere a disposizione diversi strumenti e funzionalità di Office 365.
I firstline workers utilizzano la licenza F1: questa permette loro di avere accesso a molti strumenti come Microsoft Teams.

Come funziona Kaizala?
Vi registrate inserendo semplicemente il numero di telefono, proprio come per WhatsApp.
Non è necessario che ricordiate username e password, nè che effettuiate il login.
Con Kaizala Pro potete effettuare l’accesso a Kaizala con il vostro account Office 365 per poter avere accesso ai gruppi Kaizala aziendali e alla directory. In ogni caso, potrete avere l’accesso anche alle risorse di Office 365 (a seconda della licenza in vostro possesso).

Il grandissimo vantaggio di Kaizala è che potete raggiungere e rimanere in contatto con persone esterne rispetto alle identità di Office 365, ad esempio, con persone che non fanno parte della vostra azienda.

Firstline workers: cosa scegliere fra Teams e Kaizala

Firstline workers & Office 365
Se avete attribuito delle licenze di Office 365 ai vostri Firstline workers, allora potreste utilizzare Microsoft Teams e altri strumenti della suite (visto che li state pagando). In questo modo, avrete molte più possibilità di interazione, condivisione e protezione delle informazioni con i vostri colleghi rispetto a Kaizala. Ciò è valido anche per eventuali reti esterne: se avete bisogno di lavorare assieme su documenti o di proteggere i vostri dati, il nostro consiglio è di utilizzare le app di Office 365.

Shifts porta con sè le funzionalità per la gestione dei turni direttamente all’interno di Microsoft Teams.
Potrete, assieme ai vostri colleghi, cambiare i turni di lavoro, effettuare telefonate ed utilizzare ampiamente tutto ciò che è fornito all’interno di Office 365.

Firstline workers & Kaizala
Mettiamo invece il caso in cui l’azienda abbia molta forza lavoro ma meno licenze oppure non abbia una rete di buon livello.
La gestione delle identità è difficile quando le risorse non fanno giorni fissi e non fanno parte dell’azienda o sussistono altri motivi per cui la gestione delle licenze risulterebbe complicata. Kaizala è nata come un progetto di Microsoft Garage con l’obiettivo di fornire una soluzione di collaborazione per paesi quali India, Brasile o Tailandia. Era stata infatti pensata per lavorare con minor larghezza di banda proprio come WhatsApp o altre soluzioni di messaggistica.

Altro scenario comune è quello in cui gli utenti Kaizala non fanno parte della vostra azienda. In questo caso, parliamo di dipendenti di aziende esterne, che magari collaborano con voi per qualche contratto/progetto.
Nonostante non siano colleghi, è importante che abbiano le informazioni giuste ed aggiornate.
In questo caso, potreste considerare la versione gratuita di Teams ma, a quel punto, potrebbe essere necessario l’intervento del reparto IT per supportarli a creare l’ID Microsoft.
Sicuramente registrarsi su Kaizala è molto più semplice ed immediato.

Ecco uno dei motivi più comuni per cui scegliere Kaizala: la gestione delle identità non è un problema. L’unica cosa da fare è registrarsi e connettersi con chi volete: che siano firstline workers, clienti, partner o gruppi di utenti. Fino ad ora, magari, avete usato un gruppo Facebook o Whatsapp per restare connessi: ora potete utilizzare Kaizala.

Con Kaizala, potete postare news ed annunci, condividere documenti e video, fare un training semplice, sondaggi e addirittura creare forms o azioni custom.
C’è addirittura una funzionalità di invio fatture che permette ad ognuno di aggiungere importi, merci e foto delle ricevute. Alcune funzionalità sono davvero semplici altre sono azioni custom e form configurabili: avete la libertà di fare ciò che preferite a seconda di quelle che sono le necessità aziendali e personali.

Kaizala + Office 365
Vediamo quest’ultimo scenario: i vostri firstline workers sono parte dell’azienda ed hanno licenze di Office 365.
Di solito, utilizzate Microsoft Teams per collaborare ma vi capita di lavorare in aree in cui la rete non è molto buona. I vostri colleghi si registrano su Kaizala ed accedono a gruppi company-only oppure avete dei gruppi che comprendono sia risorse interne che esterne all’azienda.

Dal momento in cui Kaizala sarà rilasciato per il vostro paese, potreste volerlo utilizzare poichè diventa uno strumento supportato e compliant.
D’altro canto, usare due strumenti che si sovrappongono (Kaizala e Teams), nella maggior parte dei casi, crea più confusione che produttività.
Se optate per quest’opzione, assicuratevi di fornire delle linee guida chiare e definitive ai vostri utenti di modo che sappiano sempre quale strumento utilizzare e quando.

Integrare Kaizala in Office 365
Ci sono due metodi per integrare Kaizala all’interno di Office 365: Flow e API.

Quando utilizzate Kaizala come estensione dei vostri strumenti dovreste sempre integrare gli elementi essenziali su Office 365.

Qui sotto alcuni esempi:
– Risposte a survey
– Ricevute e spese
– Immagini
– Invio di documenti e news all’interno di Kaizala
– Risposte ai form
– Risultati ad azioni custom

Microsoft lancia Kaizala: app in stile Whatsapp per la comunicazione aziendale

Microsoft crea un app stile Whatsapp ma di tipo business

Probabilmente non l’avete ancora sentita nominare ma, presto, la conoscerete molto bene.
Microsoft Kaizala è un app, lanciata nel 2017, per il teamwork, le chat, la comunicazione di gruppo e la condivisione di file, ora disponibile in oltre 25 paesi.
Era partita un po’ in sordina in quanto progetto sperimentale portato avanti nell’incubatore Garage del gruppo di Redmond ed indirizzato inizialmente al solo mercato indiano.
Da novembre 2018, però, l’app è disponibile a livello globale, gratuitamente.

Microsoft Kaizala
Si tratta di un’applicazione adatta ad aziende di qualsiasi dimensione: creata con un design minimalista, è infatti semplice da utilizzare ma, allo stesso tempo, molto potente.
Lo scambio di messaggi è istantaneo, sondaggi e survey sono semplici da creare ed inviare e la geolocalizzazione di colleghi/impiegati è acquisibile in pochi secondi.

Kaizala ha al suo interno tutto quello di cui avete bisogno per una comunicazione trasparente, interna ed esterna all’azienda.

Download
Dal vostro dispositivo Android o iOS, recatevi sulle piattaforme Play Store e App Store e scaricatela gratuitamente. Può sembrare un’alternativa a WhatsApp Business, ma anziché fungere da strumento per l’interazione tra le aziende e i loro (potenziali) clienti, Kaizala è pensata principalmente per gestire lo scambio tra colleghi, sviluppata con un’attenzione particolare alla sicurezza. Ad esempio, dopo aver rimosso un utente da un gruppo attraverso la dashboard di controllo, l’amministratore può decidere di eliminare la cronologia della chat dal suo dispositivo. Inoltre, la gestione dei dati avviene in conformità con quanto previsto da normative e standard come ISO 27001, SOC2, HIPAA e GDPR.

Al momento, non è possibile effettuare chiamate e videochiamate, ma potete condividere messaggi di testo, immagini, video, documenti e contatti, creare sondaggi, fissare meeting e assegnare compiti, diramare un annuncio collettivo ed inviare la vostra posizione geolocalizzata.

Features & Benefits
Kaizala era stata progettata per i firstline workerks, dipendenti particolarmente importanti per il successo di un’azienda che non dispongono di una postazione fissa in ufficio ed operano principalmente in movimento.
Kaizala ha caratteristiche che richiamano alla mente altre soluzioni Microsoft dedicate alla comunicazione e destinate alla Firstline Workforce: tra queste Teams, F1 e StaffHub. In questo caso il focus è però sull’esperienza mobile, con un’interfaccia e una modalità di interazione ottimizzate appositamente per gli smartphone.
Le sue funzionalità principali sono creare gruppi e sottogruppi per una comunicazione semplice, creare, assegnare e tracciare i progressi di un lavoro, raccogliere feedback attraverso sondaggi e survey e costruire report visivi.

Microsoft lancia Kaizala: app in stile Whatsapp per le aziende

Al momento, all’interno di Kaizala, sono possibili 11 azioni differenti che coprono le necessità dei vari dipartimenti e/o processi aziendali.

Qui sotto le principali:
Announcements: funzionalità maggiormente utilizzata. Permette di inviare un messaggio ad un intero gruppo e di ricevere risposte attraverso like e commenti;
Jobs: sono messaggi di chat che assegnano task ad un impiegato e ne tracciano lo stato di progresso. I commenti possono essere aggiunti da amministratori o altri membri del gruppo. A lavoro completato, viene inviata una notifica all’amministratore.
Locations: vi sono 4 azioni disponibili riguardo la location, inclusa la location con foto che verifica che colleghi ed impiegati si trovino nel luogo prestabilito.
Let’s Meet: funzionalità utilizzata per mandare inviti di meeting e ricevere una veloce risposta all’interno della medesima chat.
Quick Polls & Surveys: sono due strumenti fantastici per raccogliere informazioni dai membri di un gruppo, da clienti o fornitori. Inviate comodamente una domanda al gruppo e ricevete le varie risposte tramite chat.
Submit Bill: permette agli utenti di scattare foto di una fattura e condividerne i dettagli con un gruppo o un cliente.

Microsoft lancia Kaizala: app in stile Whatsapp per le aziende

Kaizala equivale ad un’app di Office 365?
Kaizala non è un’applicazione di Office 365 tradizionale come lo sono Word, PowerPoint, o OneNote: questo perchè è gratuita.
Dal momento in cui, invece, scaricherete Kaizala Office Add-in, l’app verrà integrata con Office 365 ed aumenteranno le sue potenzialità.
Con l’add-in abilitato, infatti, gli utenti potranno inviare, scaricare e modificare file di Office 365 in real time.

Il portale di gestione di Kaizala (Kaizala Management Portal) è il luogo in cui è possibile gestire e customizzare l’app per adattarla alle esigenze dell’azienda.
Gli amministratori possono coinvolgere gli utenti, impostare e gestire i gruppi, aggiungere fornitori, partner, clienti e molto altro.
Gli sviluppatori possono invece creare e customizzare le azioni in Kaizala ed aggiungere connettori per integrarvi i sistemi aziendali.

Anche Microsoft Flow è disponibile come connettore.
Da questa integrazione, potrete impostare dei flussi di lavoro tra le due app di modo che all’accadere di una determinata azione in un’app, scaturisca un workflow nell’altra.

Per saperne di più su quest’utile integrazione, leggete l’articolo: Integrate your workflow in Kaizala using Microsoft Flow.

Quick start guide
Per l’installazione, l’impostazione del profilo utente, per iniziare una chat, creare un gruppo ed impostare un meeting, vi rimandiamo all’articolo di Microsoft dove sono illustrati i singoli passaggi per sistemi Android e iOS: Quick start guide for Kaizala.