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OneDrive inserito nuovamente nel quadrante Leader del Magic Quadrant di Gartner come piattaforma di Content Collaboration

Abilitare modi sicuri di condividere e collaborare sui documenti con i colleghi, all’interno ed all’esterno dell’organizzazione è un elemento fondamentale per migliorare la produttività ed il lavoro di gruppo.
Secondo Gartner, “a partire dal 2022, il 50% delle aziende utilizzerà l’editing dei documenti collaborativo come metodo di interazione standard per la creazione di documenti”.
Microsoft OneDrive semplifica le cose in questo senso, connettendoti a tutti i tuoi file da qualsiasi dispositivo mentre protegge il tuo lavoro dalla perdita di dati, attacchi maligni e molto altro.

Oggi siamo felici di annunciarvi che Gartner ha riconosciuto Microsoft, per il secondo anno consecutivo, come leader nel quadrante relativo al Content Collaboration Platforms.

OneDrive classificato nuovamente come Leader nel Magic Quadrant di Gartner come Piattaforma di Content Collaboration

Crediamo che questo riconoscimento, esemplifichi la visione e l’impegno verso il cliente nell’assicurarsi che OneDrive fornisca le migliori capacità di content collaboration.
Tra queste, OneDrive ti permette di:

  • Accedere a tutti i tuoi file da qualsiasi device: raggiungi facilmente i tuoi file personali o condivisi all’interno della suite Office 365;
  • Condividere con utenti interni ed esterni dell’azienda: condividi i file in modo facile e sicuro con qualsiasi risorsa interna o esterna all’azienda. Potrai visualizzare chi ha visto, modificato o condiviso i tuoi file e limitare gli accessi a tuo piacimento;
  • Collaborare in maniera totalmente integrata con gli strumenti di Office: OneDrive è incluso della suite di Office 365 ed è l’unica soluzione che ti permette di co-autorare i documenti di Office tra i diversi browser, le app deskop e mobili;
  • Trovare velocemente i file che ti interessano: torna velocemente ai file recenti da qualsiasi dispositivo. Scopri i nuovi file su Office 365 con le raccomandazioni intelligenti basate sulle persone con cui lavori;
  • Proteggere il tuo lavoro: con oltre 100 datacenter in tutto il mondo, Microsoft ti offre strumenti fidati e con livelli di compliance e sicurezza di tipo enteprise, permettendoti di raggiungere standard elevati e funzionalità di sicurezza avanzata quali Data Loss Prevention, eDiscovery e recovery da attacchi malevoli.y

Microsoft ha l’audace volontà di trasformare la content collaboration per renderla coerente con i moderni luoghi di lavoro in cui si incontrano file, siti web e portali dinamici, video streaming, AI e mixed reality, riducendo allo stesso tempo i costi e migliorando compliance e sicurezza.

Migra i tuoi file su OneDrive con Known Folder Move

Diversi clienti chiedevano a Microsoft la possibilità di semplificare lo spostamento dei loro dati su OneDrive. E chiedevano di farlo con un unico pulsante che, se cliccato, spostasse il contenuto dal Desktop o da cartelle di Documenti ed Immagini, su OneDrive.

Siamo felici di annunciarvi che Microsoft l’ha reso possibile con Known Folder Move (KFM) per OneDrive la cui distribuzione per i clienti in Targeted Release è iniziata la scorsa settimana.

I Known folders sono puntatori globali in Windows che rappresentano un percorso sul drive dell’utente. Aiutano gli utenti ad organizzare i loro file più importanti e ad accedervi da diverse applicazioni. KFM ti aiuta a spostare documenti, desktop e immagini in OneDrive: sono incluse anche le cartelle Schermata e Rullino foto.

Situazione precedente a KFM
Migra i tuoi file su OneDrive con Known Folder Move

Situazione successiva a KFM
Migra i tuoi file su OneDrive con Known Folder Move

Nessun cambiamento trascendentale nell’esperienza utente quindi: è proprio questo l’intento!
Il contenuto dell’utente viene sincronizzato automaticamente su OneDrive senza rallentamenti o interruzioni di produttività. Dietro le quinte, KFM sposta il contenuto su cloud di OneDrive: in questo modo, i vostri dati sono continuamente sincronizzati, protetti ed accessibili da tutti i vostri dispositivi.

Se sei un amministratore IT, puoi distribuire una group policy agli utenti dell’azienda che li incoraggi ad utilizzare KFM.
Gli utenti idonei possono accedere all’esperienza KFM cliccando su una delle notifiche KFM oppure andando sulle Impostazioni di OneDrive > AutoSave > Update folders.

Migra i tuoi file su OneDrive con Known Folder Move

L’immagine qui sotto, rappresenta l’esperienza di Known Folder Move per gli utenti finali.
KFM, al suo avvio, effettua una breve scansione per verificare la presenza di eventuali file non supportati.

Migra i tuoi file su OneDrive con Known Folder Move

La scansione, mostra all’utente tutti i file non supportati. A questo punto l’utente sceglie quali cartelle spostare su OneDrive.

Migra i tuoi file su OneDrive con Known Folder Move

Se l’amministratore disabilita o non configura questa impostazione, la finestra “Set up protection of important folders” non apparirà automaticamente agli utenti.

Se invece imposta una group policy, allora l’esperienza utente sarà quella raffigurata nell’immagine qui sotto.

Migra i tuoi file su OneDrive con Known Folder Move group policy

Se l’utente non effettua alcuno spostamento, apparirà la seguente finestra nell’Activity Center Message:

Migra i tuoi file su OneDrive con Known Folder Move - activity center message

Se, a questo punto, l’utente sceglie di chiudere il messaggio, apparirà una notifica più piccola che non scomparirà fin quando l’utente non completerà lo spostamento.

Migra i tuoi file su OneDrive con Known Folder Move - notifications group policy

Redirect delle known folders di Windows su OneDrive
Questa impostazione ti permette di reindirizzare le cartelle utente di Documenti, Immagini e Desktop su OneDrive senza che sia necessaria alcuna azione da parte dell’utente.
La policy funziona quando tutte le known folders sono vuote e con le cartelle reindirizzate ad un account OneDrive differente.
Ti suggeriamo di utilizzare questa policy insieme a quella denominata: “Prompt users to move Windows known folders to OneDrive”.

Abilitando questa policy, i rilasci futuri non controlleranno più le cartelle note vuote. Le known folders, invece, saranno reindirizzate ed il contenuto al loro interno, spostato.
Se poi fornisci il tuo tenant ID, potrai scegliere se gli utenti debbano ricevere una notifica una volta che le cartelle sono state reindirizzate.

Disabilitando o non configurando questa impostazione, le known folders degli utenti non saranno automaticamente reindirizzate su OneDrive. Le future interazioni di questa group policy supporteranno il Known Folder Move.

Una volta configurata la policy con il flag di notifica, l’utente finale vedrà quanto segue:

Migra i tuoi file su OneDrive con Known Folder Move notifications

Impedire agli utenti di reindirizzare le loro known folders di Windows
Con questa impostazione gli utenti sono indotti a mantenere le loro cartelle Documenti, Immagini e Desktop dirette su OneDrive.

– Se abilitate questa impostazione, il pulsante “Stop protecting” nella finestra “Set up protection of important folders” verrà disabilitato e gli utenti riceveranno un messaggio d’errore nel momento in cui tenteranno di interrompere la sincronizzazione di una known folder.

– Se disabilitate o semplicemente non configurate quest’impostazione, gli utenti potranno scegliere di reindirizzare le loro known folders sul loro PC.

KFM: quando sarà disponibile?
La distribuzione della feature è iniziata la scorsa settimana per i clienti in Targeted Release.
Se sei un membro di Office o Windows, inizierai a vederla in questi giorni.
KFM sarà disponibile per tutti gli utenti a partire da fine luglio.

Come sempre, sentitevi liberi di rilasciare i vostri feedback e fate sapere a Microsoft cosa ne pensate utilizzando la Pagina UserVoice per votare e suggerire nuove funzionalità da implementare.

FAQ

In qualità di amministratore IT, posso automatizzare il processo?
Sì, vi basterà utilizzare le group policy descritte nell’articolo qui sopra.
Maggiori informazioni saranno disponibili a roll-out completato.

Esiste qualche pacchetto Intune da poter sfruttare?
Microsoft è al lavoro a questo proposito: ha in programma di integrare i pacchetti ADMX/ADML con Windows Intune nel corso dell’anno.

Con quali sistemi operativi funziona KFM?
Known Folder Move funziona con Windows 7, Windows 8.1 e Windows 10.

Qual è la differenza tra Reindirizzamento e Migrazione delle cartelle?
Reindirizzamento –> reindirizza le cartelle locali di Windows ad una cartella equivalente su OneDrive ma non migra alcun tipo di contenuto da locale a OneDrive. Proprio per questo, il reindirizzamento delle cartelle dovrebbe essere utilizzato solo su macchine totalmente nuove, prive di contenuto.

Migrazione –> reindirizza le cartelle locali di Windows ad una cartella equivalente su OneDrive e ne migra il contenuto da locale a OneDrive. La migrazione può essere utilizzata sia su macchine nuove, sia su dispositivi esistenti con o senza contenuto all’interno.

In generale, ti suggeriamo di preferire la migrazione al reindirizzamento ove possibile.

C’è un limite sui file che possono essere spostati su OneDrive come parte di questo processo?
Vi sono delle limitazioni generali sui file supportati nel client di sincronizzazione OneDrive.
Li trovate elencati a questa pagina: Restrictions and limitations when you sync files and folders.

In aggiunta, vi sono alcuni scenari che KFM non supporta ancora e che saranno documentati in maniera più dettagliata in futuro.
Uno dei limiti è quello che i file creati localmente con OneNote non possono essere spostati su OneDrive attraverso l’esperienza KFM. Se ne avete, e volete sapere come spostarli su OneDrive, leggete l’articolo Move a OneNote notebook to OneDrive.

Nuove features per OneDrive

Nei giorni scorsi, si è tenuta la SharePoint Conference North America e, in quella sede, sono state annunciate una serie di nuove funzionalità per OneDrive, la maggior parte delle quali richiesta dagli utenti. Queste novità hanno a che fare con miglioramenti relativi a condivisione e collaborazione all’interno ed esterno dell’organizzazione.

Le nuove funzionalità verranno distribuite nel corso dei prossimi mesi, vi suggeriamo quindi di tenere sotto controllo le date di rilascio sulla Roadmpap di Office 365.

Vediamo insieme le maggiori novità annunciate:

Esperienza di scansione e rullino

Nuova esperienza di scansione
La scansione è ora integrata nell’app mobile OneDrive. Microsoft ha semplificato il tutto aggiungendo un’apposita icona nella tab bar. Ora è facilissimo aggiungere più pagine, fare annotazioni e modificare nome del file e cartella di destinazione direttamente durante la cattura di contenuti.

Nuova e semplificata esperienza di scansione su OneDrive

Supporto al caricamento automatico del rullino in OneDrive for Business
Si tratta di una delle funzionalità maggiormente richieste dalla UserVoice community.
È stata aggiunta la possibilità di fare upload automatici per video e foto catturate dal rullino di dispositivi iOS e Android.

Supporto al caricamento automatico del rullino in OneDrive for Business

Condivisione e collaborazione più potenti e sicure

Link protetti da password
Microsoft sta aggiungendo la funzionalità per impostare e richiedere una password quando viene condiviso un file o una cartella con altre persone.
Questo eviterà il fatto che altre persone accedano ai file se, la persona con cui è stato condiviso, gira o condivide accidentalmente il link.
Ovviamente, non avrete bisogno della funzionalità di link protetto se utilizzate già il servizio di Secure external sharing.

OneDrive: nuova funzionalità link protetti da password

OneDrive: nuova funzionalità link protetti da password

Blocco dei download
Un’altra nuova caratteristica impedisce agli utenti di scaricare i file condivisi da link di sola lettura.
In questo modo potete condividere documenti di Office sul cloud impedendo agli utenti di scaricarne le copie in locale.

Onboarding e Deployment

Spostamento cartelle
Questa funzione consentirà agli amministratoti IT di spostare cartelle note dai loro PC, inclusi Documenti, Desktop e Immagini a OneDrive.
La feature, include inoltre il supporto per la configurazione iniziale dell’account e la migrazione successiva al deployment.

spostamento cartelle da locale a onedrive

Team site automount
Quest’altra caratteristica offre agli amministratori la possibilità di connettere automaticamente e sincronizzare specifici Team site di SharePoint come parte di una distribuzione di OneDrive o come processo di aggiornamento.

Controlli coerenti e di Alto Valore

Report di condivisione esterna
Questa nuova funzionalità, offrirà agli amministratori del sito la possibilità di avere il controllo totale dei file perché avranno visibilità dei file del loro sito che sono stati condivisi. Tra questi, anche link anonimi o condivisioni tramite il servizio Secure external sharing.
I report possono poi essere esportati in file Excel o su PowerBI: in questo modo potrete filtrare ed analizzare condivisioni e modelli maggiormente usati dagli utenti finali. I report possono infine essere importati su software di gestione e sicurezza di terze parti.

OneDrive: Report di condivisione esterna esportati su Excel o PowerBI

Condivisione email personalizzata
Gli amministratori saranno in grado di personalizzare le mail condivide in uscita apponendovi il logo della loro azienda.
Attenzione: per questa funzionalità dovete avere Azure Active Directory Premium P2.

Nuova funzionalità OneDrive per la condivisione email personalizzata con logo aziendale

Trasferimento proprietà per gli utenti eliminati
Attualmente, quando un utente lascia un’azienda, la proprietà dei suoi file di OneDrive viene trasferita al suo manager.
Gli amministratori, con questa nuova funzionalità, avranno la possibilità di trasferire la proprietà dei file a qualsiasi persona all’interno dell’azienda.

Come anticipato, è stata proprio la voce degli utenti a far sì che venissero implementate le nuove caratteristiche.
Oltre alla funzionalità di Upload delle foto per OneDrive for Business annunciata qui sopra, un’altra delle caratteristiche chiesta a gran voce dagli utenti era il supporto per la scheda di memoria esterna sui dispositivi Android.
Vi invitiamo a visitare il sito OneDrive UserVoice per votare funzionalità già richieste o sottoporne di nuove.

Microsoft aggiunge protezione dai ransomware e il file restore su OneDrive

Microsoft sta introducendo una nuova funzionalità di OneDrive che semplifica il recovery da un attacco ransomware.
Il File Restore si sta sempre più spostando da OneDrive for Business agli account OneDrive personali.
L’inghippo è che dovete avere una sottoscrizione Office 365 per poter accedere alla nuova funzionalità di File Restore. Gli utenti OneDrive possono usarlo per ripristinare i file da dovunque in un arco di tempo di 30 giorni.
Se cancellate accidentalmente un file potrete ripristinarlo, se fate qualche modifica errata, potete tornare alla versione precedente.

Microsoft sta mettendo in commercio la funzionalità di Files Restore come features in grado di proteggervi dagli attacchi ransomware che bloccano i file su un PC locale e, spesso, tentano di cancellare le copie archiviate in cartelle sincronizzate.
Come? Replicando e tenendo traccia di tutti questi cambiamenti nel cloud.
Abbiamo sentito tantissime situazioni come questa e, in questi casi, le vittime sono state obbligate a pagare grossi quantitativi di denaro per cercare di riavere i loro file.

Se OneDrive identifica una cancellazione in massa di file sul cloud, Microsoft avvisa l’utente con un alert sul desktop, via mail o telefono ed un processo di recovery vi permetterà di ripristinare velocemente tutti i documenti prima dell’attacco ransomware.
Seth Patton, general manager di Office 365 ha dichiarato:
“É il primo nel suo genere. Crediamo che OneDrive sia il posto più sicuro in cui archiviare i vostri file”.

OneDrive: aggiunta protezione da ransomware e funzionalità di file restore

Accanto alla nuova funzionalità di Files Restore, Microsoft sta aggiungendo la caratteristica che permette di proteggere con una password i link condivisi che indirizzano ad una destinazione o un file su OneDrive. Questo per farvi lavorare in maniera ancora più sicura nel momento in cui condividete file o cartelle sensibili con qualcuno.
Anche Outlook è in aggiornamento: gli utenti Office 365 hanno infatti la possibilità di crittografare le email. La crittografia può essere abilitata su singoli messaggi: Outlook vi chiederà inoltre di criptare una mail se rileva informazioni sensibili, quali numeri di social security, all’interno dei messaggi.

I destinatari potranno leggere il messaggio da Outlook, Outlook per iOS e Android, dall’app Windows Mail o navigando al link nella mail se il livello di sicurezza del destinatario non rispetta gli standard di sicurezza della connessione criptata. Gli utenti di Outlook potranno inoltre evitare che i destinatari inoltrino o copino le mail inviate dal servizio.

Ad inizio Aprile, è iniziata la distribuzione delle funzionalità di Files Restore per OneDrive, la protezione da ransomware e la crittografia di Outlook per gli utenti 365.
La protezione per i link di OneDrive è invece in arrivo nelle prossime settimane.

Sposta i file dovunque su Office 365, SharePoint e OneDrive

Nel corso del 2017 Microsoft ha rilasciato una serie di miglioramenti su Office 365.

Lo scorso mese, poi, è stata aggiunta la possibilità di spostare i file di Office 365 preservando i metadati e la cronologia delle versioni.

Spostare i file su Office 365
Per spostare un file su OneDrive o SharePoint, selezionate un file e, nella barra dei comandi, scegliete il pulsante Move to.

Sposta i file dovunque su Office 365, SharePoint e OneDrive

A questo punto potete selezionare la destinazione del file.
L’elenco delle destinazioni è alimentato da Microsoft Graph che vi mostra una selezione delle destinazioni personalizzate in base alle vostre preferenze.
In alternativa, potete visualizzare una lista più ampia di destinazioni selezionando la voce Browse Sites per trovare la posizione esatta all’interno di OneDrive o SharePoint.

Sposta i file dovunque su Office 365, SharePoint e OneDrive

Cliccate Move Here: a questo punto il file verrà spostato, preservando i metadati e la cronologia delle versioni del file.

Scenari comuni
La possibilità di spostare i file, mantenendo metadati e cronologia, abilita molteplici scenari di content management, tra cui:

Migrazione
Molte aziende hanno spostato i file su Office 365 a partire da legacy, risorse on premises o repositorie di terze parti.
Anche nella migrazione più accurata, però, può accadere che qualche file sfugga e venga lasciato nel posto sbagliato. Se scovate un file che appartiene al marketing nel sito delle vendite, per esempio, potete spostare quel documento senza i vecchi processi manuali di spostamento che perdevano i metadati per strada.

Condivisione
Se state lavorando su un progetto nella raccolta dei vostri file personali e siete pronti per condividerlo con il vostro team, potete spostare il file al sito del team, mantenendone la cronologia. Questo processo era impensabile in precedenza: spostando un file in una destinazione condivisa, avreste perso la cronologia e i metadati associati.

Publishing
Mettiamo il caso in cui, insieme ai vostri colleghi, avete lavorato ad un documento condiviso nel sito del team ed ora, quello stesso documento, è pronto per essere pubblicato e condiviso con un audience più vasto, con i clienti ad esempio. Con le nuove funzionalità, potete spostarlo ad un communication site preservandone le informazioni.

Ammodernare l’architettura informatica
Dovete configurare un nuovo team site che porti con sé documenti collegati a progetti precedenti? Potete selezionare le cartelle presenti in un team site e spostarle in quello nuovo.
O forse avete contenuto in un sito con un template differente? Adesso potete creare un gruppo ed utilizzare il comando Move per posizionare il contenuto dove l’utente può ottenere maggiori benefici.

Multigeo
Potreste avere contenuto legacy che volete spostare su nuovi siti all’interno di nuove destinazioni (attenzione: c’è una funzionalità separata che permette di spostare un intero sito).

Frequently Asked Questions (FAQ)

File Copy è stato distribuito oltre un anno fa – la nuova funzionalità cambierà qualcosa con la copia dei file?
Seguaci della funzione Copy, è importante che teniate presente che lo spostamento tra siti è costruito con le stesse API che alimentano scenari quali migrazione, pubblicazione e restore point-in-time. Non appena si concluderà il rollout della funzione Move, verrà rimosso il limite sulla grandezza dei file e dei pacchetti che è possibile spostare (Move) e copiare (Copy).

Come facevate con la funzione Copy sarete in grado di spostare i file dovunque all’interno del tenant SharePoint per cui avete i permessi per la scrittura dei file. L’unica differenza è che non sarete in grado di spostare o copiare i file fuori dalle library abilitate da Information Rights Management (IRM).

In cosa la nuova funzionalità è diversa da Copy?
Ci sono un paio di differenze tra la funzionalità Copy e Move: quando un file viene spostato (Move) vengono preservate tutte le versioni precedenti, mentre la funzione Copy va a prendere solo la versione finale di un file.
Quando si sposta un file, lo stesso sarà visibile nella directory sorgente fino a quando lo spostamento nella destinazione finale non sarà completato e, solo a qual punto, verrà eliminato dalla directory. Il file a questo punto verrà spostato nel cestino del sito sorgente e sarà soggetto al normale processo di eliminazione a meno che non venga recuperato e ripristinato.

Cosa succede se la destinazione che scegliete non supporta i metadata?
Lo spostamento dei file tra library e siti permette la conservazione dei metadati grazie all’abbinamento dei nomi delle colonne.
Se la destinazione non ha colonne identificative, i metadati della colonna sorgente andranno persi. In questo caso, vi sarà notificato e vi verrà richiesta la conferma per lo spostamento e, di conseguenza, l’eliminazione dei metadati che non coincidono. Questo non succede se si sposta un file dai file personali(che attualmente non supportano i metadati) a SharePoint, ma può succedere se si sposta un file tra library o siti di SharePoint con colonne disallineate.

Gli amministratori possono ridurre l’insorgere di questo errore assicurandosi che le colonne dei team site siano coerenti per tutti i siti dell’organizzazione. Nel caso in cui questo non sia possibile, gli amministratori possono fornire una guida agli utenti su come i vari spostamenti possano andare ad intaccare i metadati.

Come si conciliano queste nuove funzionalità con i processi di Archiviazione e Gestione dei Record?
Se state utilizzando etichette per la governance dei dati, per controllare le policy informative, per l’archiviazione o il records management, le policy label applicate alla location d’origine, devono essere presenti anche nella destinazione. Se la destinazione non supporta le policy applicate al file sorgente, non potrete completare lo spostamento del file, perchè così facendo aggirereste la retention o il record management.

Infine, se tentate di spostare file che già si trovano all’interno della library Records Center, lascerete la sorgente del file esattamente dov’è, ed in questo modo risulteranno due copie dello stesso file.

Posso spostare gli appunti di OneNote?
Gli appunti di OneNote contengono un raggruppamento di elementi. Spostarli, li spezzetterebbe in sottosezioni e ciò non è raccomandabile.
In ogni caso, potete spostare gli appunti dall’interno di OneNote seguendo i passaggi elencati in questo articolo: Move a OneNote for Windows notebook that you’ve shared with others.