Come convincere gli utenti di Office 365 ad installare Outlook Mobile

Da una notifica pubblicata a marzo da Microsoft (MC207028), è emerso che alcuni utenti potrebbero ricevere un avviso in OWA che li informi che la loro licenza copre anche Outlook Mobile e che hanno la possibilità di scaricare l’app per il proprio smartphone. A luglio 2020, è stata rilasciata la notifica MC219490 per dire che la modifica è stata applicata in tutto il mondo (ad eccezione degli utenti del cloud governativo).

La notifica afferma: “Molti clienti non sono consapevoli di poter ottenere funzionalità aggiuntive e diritti di utilizzo commerciale per Outlook Mobile come parte dei servizi di Office 365 e Microsoft 365 senza costi aggiuntivi”. In poche parole “Perché utilizzare qualcosa di diverso da Outlook Mobile per connetterti a Exchange Online?”.

Il piano di Microsoft è iniziare, dapprima, a mostrare gli avvisi in OWA, per poi passare al desktop di Outlook in futuro. Se gli utenti ignorano l’avviso, non verrà più visualizzato. Se invece decidono di agire, riceveranno un collegamento o un codice scansionabile per scaricare Outlook Mobile.

Outlook Mobile: il miglior client per Exchange Online

Non c’è dubbio che Outlook Mobile sia il principale client di posta elettronica mobile per Exchange Online. Oltre a supportare il più ampio grado di funzionalità disponibile per qualsiasi client mobile, Outlook Mobile include una profonda integrazione con altri componenti dell’ecosistema Microsoft 365, tra cui Microsoft Search, Microsoft 365 Groups e OneDrive for Business.

Nell’ultimo anno, Microsoft ha aggiunto funzionalità come il supporto per le sensitivity labels, le cassette postali condivise e l’accesso delegato per aumentare il divario di funzionalità con altri client di posta elettronica. Questi ultimi utilizzano Exchange ActiveSync (EAS) per comunicare con Exchange Online e, sebbene dieci anni fa EAS fosse un solido protocollo di connettività, recentemente è invecchiato male. Il fatto è che EAS non supporterà mai le chiamate API necessarie per consentire ai client di posta mobile di terze parti di ottenere la parità di funzionalità con Outlook Mobile.

Scelta personale

La scelta personale è importante. Nell’aprile 2019, Microsoft ha dichiarato che oltre 100 milioni di persone hanno utilizzato Outlook Mobile. All’epoca, Office 365 aveva 185 milioni di utenti attivi. Quella cifra oggi si avvicina ai 270 milioni e la crescita di Outlook Mobile probabilmente segue da vicino quella di Office 365. Anche con questi dati, alcune persone scelgono comunque di utilizzare client basati su EAS o IMAP4. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che preferiscono il modo in cui funzionano questi client o preferiscono una feature specifica, come la possibilità di connettersi agli account in più tenant di Office 365, cosa che Outlook Mobile attualmente non può fare.

È ragionevole che Microsoft cerchi di sensibilizzare gli amministratori sul fatto che Outlook Mobile sia incluso nelle loro licenze, ma bisogna capire anche perché sentono la necessità di evidenziarlo agli utenti finali. Dal punto di vista del cliente, questa è una cattiva idea, in quanto gli utenti finali chiederanno perché visualizzano il messaggio e come devono comportarsi, e ciò potrebbe generare una domanda aggiuntiva per i servizi di supporto.

Disattivazione degli avvisi di Outlook Mobile con MobileAppEducationEnabled

Fortunatamente, Microsoft ha fornito ai tenant un modo per sopprimere gli avvisi con un semplice aggiornamento alla configurazione dell’organizzazione di Exchange Online impostando l’opzione MobileAppEducationEnabled su $ False.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://office365itpros.com/2020/07/31/microsoft-pushes-outlook-mobile-office-365-end-users/amp/

La nuova esperienza di Outlook on the web è pronta per il roll-out

La nuova esperienza di Outlook on the web è pronta per il roll-out

Dallo scorso Settembre, Microsoft ha iniziato a testare una nuova versione di Outlook on the web, con l’obiettivo di fornire una serie di miglioramenti all’esperienza d’uso della piattaforma come, ad esempio, una ricerca più intelligente.
Nel corso degli ultimi mesi, l’aggiornamento è stato testato su tutti quei clienti che avevano scelto di abilitare il pulsante novità da interfaccia web e, a mano a mano, sono state aggiunte una serie di migliorie.
Oggi siamo felici di annunciarvi che qualche giorno fa, Microsoft ha annunciato che è la nuova esperienza è finalmente pronta per il lancio.

La nuova interfaccia include miglioramenti sia alla sezione email che a quella del calendario.
Per quanto riguarda le email, i messaggi possono ora essere contrassegnati con categorie che li rendono più facilmente identificabili.
Potete anche impostare i contatti preferiti, i gruppi o le categorie: saranno visualizzati all’interno di cartelle dedicate.

La nuova esperienza di Outlook on the web è pronta per il roll-out

Se ricevete un’email ma non avete tempo di leggerla nell’immediato, potete “posticiparla” di modo che venga ri-presentata alla vostra attenzione ad un’ora specificata.
Le bozze, inoltre, saranno inserite in schede dedicate per poter saltare da un messaggio all’altro con facilità.

La nuova esperienza email include anche una tema scuro, modalità sempre più chiesta dagli utenti.
Finalmente, potrete anche aggiungere emoji e GIF ai vostri messaggi direttamente da Outlook.

La nuova esperienza di Outlook on the web è pronta per il roll-out

Vi sono inoltre molte novità per quanto riguarda i calendari.
L’obiettivo? Aiutare gli utenti a gestire il loro tempo al meglio e in maniera più semplice.
Una nuova esperienza di ricerca, vi aiuta a trovare persone, posizioni o parole chiave negli eventi su più calendari.
Il calendario settimanale offre più spazio alla giornata corrente e a quella successiva permettendo agli utenti di focalizzarsi sugli eventi più prossimi.
La visione mensile permette di lasciare dello spazio laterale per elencare gli eventi in programma.

La nuova esperienza di Outlook on the web è pronta per il roll-out

Anche la creazione degli eventi sarà più semplice grazie ad un nuovo editor che si apre direttamente sul calendario per permettere agli utenti di scegliere data, location e partecipanti.
Per le aziende, i meeting online avranno diverse opzioni: Outlook vi mostrerà l’opzione per le riunioni Skype, Teams o entrambi a seconde delle impostazioni aziendali.
Potrete poi prendere parte ai meeting direttamente dal riquadro a comparsa dell’evento presente nella vista del calendario e vedrete anche la risposta dei partecipanti al meeting.

Infine, il nuovo Outlook.com porta dei miglioramenti ai Task: ora si sincronizzano con Microsoft To-Do e Planner.
Le email flaggate verranno anche inviate alla loro lista corrispondente di To-Do.

La nuova esperienza, verrà rilasciata ai clienti in Targeted Release nel corso del mese di Luglio e sarà disponibile per tutti nei prossimi mesi.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: La nuova esperienza di Outlook on the web è pronta per il roll-out.

Introdotta la PowerApp che porta i Common Data Service in Outlook

Siamo felici di annunciarvi la general availability di App for Outlook, la model-driven app che estende l’esperienza dei Common Data Service ad Outlook.

PowerApps è la piattaforma per la creazione rapida di app e l’automazione dei processi di business.
Per far sì che gli utenti siano il più produttivi possibile con queste app, è fondamentale il contesto in cui le utenti le scoprono ed utilizzano.
Outlook rappresenta il punto in cui iniziano e vengono coltivate le interazioni con i clienti. Gli utenti con licenza PowerApps Plan 2 possono ora estendere le interazioni in Outlook grazie a PowerApps.

Catturare tutte le comunicazioni dei clienti
Tenete tracce delle vostre mail ed appuntamenti in Outlook e associateli al record corrispondente all’interno dei Common Data Service.

Email ed appuntamenti sono mantenuti sincronizzati e disponibili all’interno dell’Activity Timeline per una visuale completa della cronologia delle comunicazioni collegate ad un record.

Creare e visualizzare i record senza lasciare Outlook
Create velocemente nuovi record all’interno del familiare contesto di email ed appuntamenti.

Trovate le informazioni a fianco delle vostre cartelle di Outlook.
Trovare ed aggiornare le informazioni sarà facile e veloce: tutto dalla stessa interfaccia.

Mantenete i contatti sincronizzati
Sincronizzate i contatti e le informazioni collegate di modo che Exchange ed i Common Data Service siano sempre aggiornati all’ultima versione.

Configurate delle regole che definiscano i filtri di sincronizzazione per selezionare i record che devono essere sincronizzati, inclusa l’opzione per la sincronizzazione bi-direzionale.

Accesso da qualsiasi device
Portate App for Outlook con voi su qualsiasi dispositivo, che sia desktop o mobile.

Outlook Desktop, Outlook Mobile, Outlook Web Access e Outlook for Mac supportano tutti il design responsive Unified Interface per fornirvi un’esperienza coerente.

Installare App for Outlook
1. In qualità di amministratore, potete acquisire la soluzione App for Outlook dal Microsoft AppSource, cliccando su GET IT NOW.
2. Seguite gli step per loggarvi e scegliere l’ambiente su cui installarla.
3. Leggete la documentazione per implementare App for Outlook agli utenti.

Per rilasciare i vostri feedback e rimanere aggiornati sulle novità, visitate la PowerApps Community.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: Introducing the PowerApp that brings Common Data Service into Outlook.

Outlook Web App supporta lo storage di terze parti

Microsoft ha annunciato una nuova funzionalità che renderà disponibile a breve.
La nuova feature, rende possibile l’aggiunta di storage di terze parti ad Outlook Web App (OWA).

Cosa cambia per l’utilizzatore finale?
Vediamo un esempio.

In questo caso, l’azienda di riferimento la chiameremo Contoso.
Attualmente, Contoso utilizza alcuni servizi cloud quali Google drive ed ha appena migrato la posta da Google mail a Office 365.

Tutti i documenti aziendali si trovano ancora su Google drive e, per direttive aziendali, la cosa non deve cambiare.
Questo significa che tutti gli allegati che Contoso riceve dagli utenti, devono essere salvati su Google drive.
Abilitando l’opzione di storage di terze parti, gli utenti saranno in grado di archiviare ed utilizzare Google drive invece di OneDrive for business.

Come fare?

1. Sfruttando PowerShell.
Come comando di base, utilizzeremo Set-OwaMailboxPolicy ed imposteremo ThirdPartyAttachmentsEnabled sul valore $true.

Qui sotto un esempio:

Set-OwaMailboxPolicy -Identity OwaMailboxPolicy-Default –ThirdPartyAttachmentsEnabled $true

Attenzione: gli storage di terze parti come Dropbox e Google Drive, possono essere utilizzati solo con una sottoscrizione Exchange online.

2. Abilitando la funzione dall’admin center di Office 365
Se preferite cambiare l’impostazione utilizzando l’interfaccia di amministrazione di Office 365, potete seguire i seguenti passaggi:

– Loggatevi nell’admin center di Office 365 e selezionate la voce:
Settings > Services and add-ins.

Outlook Web App supporta lo storage di terze parti

A questo punto, scegliete l’opzione Office Online.

Outlook Web App supporta lo storage di terze parti - Office online

Ora, attivate l’opzione Allow people to use third-party hosted storage services e salvate.

option Allow people to use third-party hosted storage services per Outlook web app

A questo punto, l’utente è abilitato ad utilizzare la funzionalità di storage di terze parti.

Una volta eseguiti i passaggi qui sopra ed abilitata la funzione, gli utenti sono in grado di utilizzare i loro storage di terze parti.
Facciamo un esempio pratico utilizzando Dropbox.

– Dopo che l’utente si è loggato su OWA, deve selezionare la voce Opzioni.
Nel pannello delle opzioni, sotto la voce Mail > Attachment options, selezioniamo Storage accounts.

Outlook Web App supporta lo storage di terze parti: esempio di Dropbox

– L’utente potrà ora aggiungere l’account dello storage di terze parti desiderato.