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Outlook Web App supporta lo storage di terze parti

Microsoft ha annunciato una nuova funzionalità che renderà disponibile a breve.
La nuova feature, rende possibile l’aggiunta di storage di terze parti ad Outlook Web App (OWA).

Cosa cambia per l’utilizzatore finale?
Vediamo un esempio.

In questo caso, l’azienda di riferimento la chiameremo Contoso.
Attualmente, Contoso utilizza alcuni servizi cloud quali Google drive ed ha appena migrato la posta da Google mail a Office 365.

Tutti i documenti aziendali si trovano ancora su Google drive e, per direttive aziendali, la cosa non deve cambiare.
Questo significa che tutti gli allegati che Contoso riceve dagli utenti, devono essere salvati su Google drive.
Abilitando l’opzione di storage di terze parti, gli utenti saranno in grado di archiviare ed utilizzare Google drive invece di OneDrive for business.

Come fare?

1. Sfruttando PowerShell.
Come comando di base, utilizzeremo Set-OwaMailboxPolicy ed imposteremo ThirdPartyAttachmentsEnabled sul valore $true.

Qui sotto un esempio:

Set-OwaMailboxPolicy -Identity OwaMailboxPolicy-Default –ThirdPartyAttachmentsEnabled $true

Attenzione: gli storage di terze parti come Dropbox e Google Drive, possono essere utilizzati solo con una sottoscrizione Exchange online.

2. Abilitando la funzione dall’admin center di Office 365
Se preferite cambiare l’impostazione utilizzando l’interfaccia di amministrazione di Office 365, potete seguire i seguenti passaggi:

– Loggatevi nell’admin center di Office 365 e selezionate la voce:
Settings > Services and add-ins.

Outlook Web App supporta lo storage di terze parti

A questo punto, scegliete l’opzione Office Online.

Outlook Web App supporta lo storage di terze parti - Office online

Ora, attivate l’opzione Allow people to use third-party hosted storage services e salvate.

option Allow people to use third-party hosted storage services per Outlook web app

A questo punto, l’utente è abilitato ad utilizzare la funzionalità di storage di terze parti.

Una volta eseguiti i passaggi qui sopra ed abilitata la funzione, gli utenti sono in grado di utilizzare i loro storage di terze parti.
Facciamo un esempio pratico utilizzando Dropbox.

– Dopo che l’utente si è loggato su OWA, deve selezionare la voce Opzioni.
Nel pannello delle opzioni, sotto la voce Mail > Attachment options, selezioniamo Storage accounts.

Outlook Web App supporta lo storage di terze parti: esempio di Dropbox

– L’utente potrà ora aggiungere l’account dello storage di terze parti desiderato.

Errore di Outlook causato da Microsoft Direct Connect

A partire dalla versione 16.0.6741.2017 di Outlook 2016, Microsoft ha abilitato una nuova funzionalità chiamata Direct Connect to Office 365.
Qual’è la sua funzione? Connette Outlook direttamente a Office 365 nel caso in cui l’Autodiscover non funzioni.
Quando l’Autodiscover funziona correttamente e punta al server corretto, Outlook dovrebbe usarlo per identificare il mail server.
Potete utilizzare il Remote Connectivity Analyzer per verificare i record. Se Outlook non è in grado di raggiungere l’autodiscover, tenterà di trovare il vostro mail server usando altri metodi come URL predefinite, SRV lookup o il Direct Connect.

Quest’ultimo è una caratteristica molto valida e utile ma, eventuali interruzioni di rete potrebbero far sì che la vostra casella di posta si colleghi a Office 365 invece che al server Exchange on premise, anche in caso di record di autodiscover performante.

In situazioni del genere succedeva perciò che alcuni utenti non ricevessero più le email nel loro profilo Outlook.

Vediamo qui sotto i dettagli.

Utenti impattati
Gli utenti con Outlook 2016 non ancora attivi su Office 365 ma che hanno disposto le mailbox su Office 365, potrebbero connettersi automaticamente a Office 365 prima del cutover del DNS. Quando ciò accade, le email continuano a fluire alla sorgente ma, poichè Outlook è connesso a Office 365, l’utente non le riceverà sul suo profilo Outlook.

Conseguenze

  • Gli utenti non vedono le nuove email
  • È necessario fare un troubleshooting per identificare e risolvere la causa dell’interruzione di connettività del server sorgente
  • È necessario l’intervento manuale per creare un nuovo profilo Outlook
  • Gli utenti finali possono utilizzare la webmail per accedere alla loro casella di posta

Come evitare il problema
Potete aggirare il problema in due modi:

1. Effettuando il Registry Edit su ogni computer
2. Utilizzando il comando CAS su Office 365

1. Registry Edit
Potete impostare una registry flag su tutti i computer con Outlook 2016 prima di distribuire le caselle di posta nel tenant di Office 365. Questa registry key dev’essere rimossa durante il cutover se volete ri-abilitare la funzionalità di Direct Connect una volta su Office 365.
Per ulteriori informazioni leggete il seguente articolo:
Unexpected Autodiscover behavior when you have registry settings under the \Autodiscover key.

Processo Manuale
1. Su ogni computer, recatevi sulla Registry Edit

2. Andate sul seguente percorso: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\AutoDiscover

3. Impostate la seguente Registry Edit:
ExcludeExplicitO365Endpoint al Valore 1

Attraverso Group Policy
Potete inoltre inserire la registry via Group Policy.
Per maggiori informazioni, leggete l’articolo: Outlook 2016 Implementation of Autodiscover.

2. Comando CAS
Potete utilizzare un comando PowerShell su Office 365 per disabilitare l’accesso di Outlook 2016 (MAPI) alla mailbox.
Un comando PowerShell corrispondente dev’essere inserito durante il cutover per abilitare l’accesso di Outlook MAPI.
Per ulteriori informazioni leggete l’articolo: Enable or disable MAPI for a mailbox.

Una volta riavviato il computer, la connessione con Office 365 dovrebbe essersi interrotta.
Quando siete pronti per iniziare la migrazione, rimuovete la registry key.

Come risolvere la problematica
Direct Connect era progettato per migliorare la connettività di Outlook 2016 verso Office 365. Sfortunatamente, un risvolto negativo ed imprevisto della funzionalità, richiede la creazione di un nuovo profilo Outlook per ogni profilo che si connette ad Office 365 anticipatamente.

È necessario un nuovo profilo Outlook perché il profilo contiene il MSExchMailboxGUID del server sorgente, che è differente dal MSExchMailboxGUID di Office 365.
Questa discrepanza corrompe l’ .OST per la connettività ad entrambi: il server sorgente e Office 365, risultanti nella schermata di errore della mailbox

Avete due opzioni per risolvere il problema:

Opzione 1. Creare manualmente il profilo Outlook 2016 connesso al server sorgente. Se scegliete questa prima opzione, seguite i seguenti passaggi.
– Eseguite uno dei workaround descritti qui sopra (registry edit o CAS command) per far sì che il profilo non si connetta ad Office 365.
– Create il profilo Outlook 2016 connesso alla sorgente
– Al cutover, se avete eseguito il comando CAS, dovete annullare quel comando per il profilo che si connette ad Office 365. Se invece avete utilizzato il registry edit, dovrete rimuovere solo l’edit per ri-abilitare il Direct Connect.

Opzione 2. Accelerare il cutover e lasciare che l’Outlook Assistant crei un nuovo profilo Outlook 2016 su Office 365.

Strumenti di apprendimento e Lettura Immersiva aggiornata per OneNote, Word e Outlook

Strumenti di apprendimento e Lettura Immersiva aggiornata per OneNote, Word e Outlook

La scorsa settimana sono stati rilasciati alcuni aggiornamenti per la lettura immersiva su molteplici piattaforme, assieme ad una serie di miglioramenti dei Learning Tools per Word Desktop.

Trovate l’intero articolo sul blog di Microsoft: Learning Tools and Immersive Reader updated for OneNote, Word and Outlook.

Miglioramenti di Lettura Immersiva – disponibili per Word Online, OneNote Online, Outlook on the Web e OneNote for Windows 10:

  • Interfaccia utente per la lettura immersiva aggiornata e fluida;
  • Nuova funzionalità di Line Focus (1,3 o 5 righe) creata per la lettura concentrata e senza distrazioni (simile ad un “Reading Ruler” o righello di lettura). Questa funzione viene incontro a problemi di dislessia, disturbi dell’attenzione, difficoltà di lettura e molti altri;
  • Possibilità di cambiare le voci narranti (opzione uomo/donna), rispetto alla voce unica della versione precedente;
  • Funzionalità di auto-detect (rilevazione automatica) della lingua su una pagina di Outlook on the web (altre piattarme in arrivo) per la lettura ad alta voce, sillabazione e divisione delle parole.

Vediamo un riassunto delle principali funzionalità nel video qui sotto:

Dal team di Word – importanti miglioramenti degli strumenti di apprendimento per Word Desktop su Office 365:
• Nuovi strumenti di apprendimento e nuova tab in Word: “Learning Tools”;
• Nuovo Narrow mode che supporta la concentrazione del lettore;
• Possibilità di modifica in Word anche mentre è attiva la sillabazione;
• Possibilità di digitare e subito dopo sottolineare le parole per il “Read Aloud” (lettura ad alta voce);
• Il pulsante Read Aloud è ora stato aggiunto all’interno della tab Learning Tools.

Nuovo add-in di Outlook per la programmazione delle riunioni

Disponibile nuovo add-in di Outlook per la programmazione delle riunioni

Siamo felici di annunciarvi che è stato rilasciato un add-in per Outlook che vi permette di schedulare riunioni Microsoft Teams direttamente da Outlook.

Come funziona
Dalla visualizzazione del calendario di Outlook, vedrete ora un nuovo pulsante chiamato
“New Teams Meeting”.
Cliccandoci aprirete un nuovo invito Outlook che include le coordinate per il vostro meeting Microsoft Teams. Potete anche personalizzare l’invito aggiungendo alcuni dettagli relativi alla riunione in questione. Una volta salvato, vedrete il meeting sia nella lista riunioni all’interno del client Microsoft Teams, sia nel vostro calendario di Outlook.

Anche gli invitati al meeting vedranno la riunione pianificata sul loro calendario e potranno prendere parte al meeting sia da Teams sia dall’invito posto sul calendario di Outlook. Tutto quello che dovranno fare sarà cliccare sul link interno all’invito o passare al client Teams e cliccare sul link che trovano lì.

prendere parte alle riunioni Microsoft Teams direttamente dal calendario di Outlook

L’add-in sarà installato automaticamente per tutti quegli utenti che hanno Microsoft Teams e Office 2013 o 2016 installato sui loro PC Windows. Se non volete che vi appaia, potete leggere il seguente articolo su come gestire gli add-in di Outlook.

L’Add-in Teams Outlook, richiede che gli utenti siano registrati su Teams utilizzando la Modern Authentication.
Se l’utente non utilizza questo metodo, potrà comunque continuare ad utilizzare il client Teams ma non potrà schedulare i meeting di Teams utilizzando l’add-in per Outlook.
Se volete utilizzare l’add-in ma la Modern Authentication non è configurata per la vostra azienda, chiedete all’Amministratore IT di configurarla. Se invece è configurata, ma l’utente ha cancellato il dialog deve registrarsi nuovamente utilizzando l’autenticazione multi-fattore.

Potete scoprire di più sulla Modern Authentication per Microsoft Teams a questo link.