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Modificare i file PDF da SharePoint Online

In questo post, andiamo a vedere come sia possibile modificare i file PDF da SharePoint.

Introduzione
Sappiamo tutti che gli strumenti che Microsoft mette a disposizione sono in continua evoluzione e gli aggiornamenti di versione sono all’ordine del giorno.
In questo contesto, Office 365 non fa da eccezione. Uno dei punti saldi della suite di produttività, infatti, è che è in continuo cambiamento e miglioramento.
Ed il cambiamento recente (e tanto atteso atteso) è quello di cui vi parliamo in questo blog: ora potete modificare i file PDF direttamente da SharePoint Online. Si tratta di una fantastica novità: Microsoft e Adobe hanno lavorato assieme per far sì che i file PDF lavorassero al meglio con SharePoint Online.

Background
In precedenza, il problema era che i file PDF dovessero essere scaricati da SharePoint Online alla macchina in locale per lavorarci su e, successivamente, ricaricati su SharePoint.
Quello illustrato qui sopra era il metodo tradizionale per modificare i PDF. Nonostante ci fosse la possibilità di lavorare con i file PDF all’interno delle librerie di SharePoint on-premises, la mancanza di supporto per la medesima funzionalità in SharePoint Online, è stata fonte di frustrazione per utenti ed amministratori di tenant.

Vantaggi di operare su SharePoint Online
Ora, invece, se installate il nuovo file handler, chiamato Adobe Document Cloud PDF Experience for Office 365 il procedimento sarà tutto in discesa.
Lo strumento è infatti progettato per aumentare l’integrazione con SharePoint e OneDrive.
Ora potete aggiungere note e commenti, disegni, evidenziare testo e molto di più.
Adobe Document Cloud supporta anche il single sign-on di Azure Active Directory. In questo modo, viene stabilita una connessione senza interruzioni tra SharePoint Online e Adobe Document Cloud che semplifica notevolmente le operazioni di log-in e vi evita di dover effettuare il sign-in sui diversi strumenti.

Configurazione
Prima di tutto, dovete scaricare lo strumento.
Potete farlo da qui: Adobe Document Cloud PDF Experience for Office.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Cliccate sul pulsante “Get IT NOW” e verrete re-indirizzati alla seguente pagina di registrazione.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Se siete già loggati all’interno dell’ambiente SharePoint Online, i dettagli dell’account del vs tenant saranno recuperati automaticamente. In seguito, vedrete il messaggio in fondo alla pagina che vi comunica “Siete loggati come”…
Se invece non avete ancora effettuato il sign in, dovete inserire i dettagli richiesti.

– Nome
– Indirizzo email
– Numero di telefono

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Dopo aver cliccato sul pulsante “Continua”, dovete attendere.
La finestra che si apre, vi darà visibilità sullo stato di avanzamento del processo.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Dopo una breve attesa, vi apparirà la seguente finestra.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Note
La schermata qui sopra vi informa che, nel caso in cui spuntiate l’opzione, a nessun altro utente del tenant verrà mostrato il presente messaggio.
In pratica, selezionando l’opzione, state installando il prodotto per conto della vostra azienda.
Dopo aver cliccato sul pulsante “Accept”, vi verrà nuovamente mostrato lo stato di avanzamento dell’installazione e dovrete attendere.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Alla fine, vi troverete nella seguente pagina.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Cliccate su “Deploy as an Administrator”.
A questo punto, vi si aprirà la seguente schermata.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Ora, dovete cliccare sul pulsante “Deploy with Consent”.
A questo punto, vi apparirà la schermata di login a Microsoft Online.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Note
Se appare il vostro account, selezionatelo e procedete per il login. Altrimenti, utilizzate l’opzione “Use another account”.
In seguito, vi verrà mostrata la seguente finestra in cui cliccare su “Accept”.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Vi verrà nuovamente mostrata la barra di avanzamento e dovrete attendere.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Trascorso il tempo necessario alle operazioni, verrete portati alla pagina qui sotto dove vi si presenterà un messaggio.
Il messaggio dice che, anche se il file handler è stato implementato correttamente, potrebbero volerci 24/36 h perchè le sue funzionalità siano disponibili.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Per ulteriori opzioni, scrollate la pagina fino ad arrivare alla sezione indicata qui sotto.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Scorrete ancora finchè non apparirà il messaggio “You’re Finished”.
A questo punto, la procedura è completa.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Esempio pratico
Recatevi sul vostro sito SharePoint attraverso il portale di Office 365 come indicato nell’immagine qui sotto.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

In alternativa, navigate direttamente su uno qualsiasi dei siti SharePoint in cui sono archiviati i file PDF.
Selezionate il file PDF come indicato qui sotto e raggiungetelo come da schermata qui sotto. Vedrete una nuova opzione “Open in Adobe Document Cloud”.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Effettuate alcune modifiche al vostro file PDF per testare la funzionalità.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

É fatta! Aprite ora il file dal browser per verificare che le modifiche siano state apportate.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Nell’immagine qui sotto, invece, vedete il plugin Adobe aggiuntivo per i file di Microsoft Office (nell’esempio seguente è un file Word).

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: Edit PDF File from SharePoint Online Site.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

Le pagine sono un ottimo strumento per le aziende poichè veicolano ottimi contenuti e news.
Microsoft ha ricevuto diversi feedback da parte degli utenti che richiedevano più strumenti per creare ricche esperienze attraverso SharePoint e Microsoft Teams.
Oltre a page template super creativi, potete facilmente aggiungere interazioni ed automatismi con le web part SharePoint.
Qui sotto riassumiamo gli ultimi aggiornamenti per i quali è iniziato il targeted release nel corso dell’estate 2019.

Button & Call to Action
Le web part Button and Call to Action vi permettono di coinvolgere i visualizzatori della pagina attraverso un’esperienza guidata.

Ad esempio, potete fornire testo concentrato su un pulsante. Cliccandoci sopra, l’utente viene portato alla content experience successiva.
Inoltre, con la web part Call to Action potete aggiungere testo esplicativo o un’immagine di sfondo per catturare ulteriormente l’attenzione del visitatore.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

World Clock & Weather updates
Microsoft sta aggiungendo anche una web part World Clock ed aggiornando la web part relativa al Meteo.
Ora potete aggiungere alle web part singole città e location o gruppi di location.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

La web part Hero ottiene un link secondario di tipo call-to-action
Relativamente alla web part hero, gli utenti richiedevano l’inserimento di due link sulle sezioni più grandi. Il link primario vi connette al contenuto, mentre il secondario può essere utile per altre iniziative come il coinvolgimento dei dipendenti.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

Tra gli strumenti messi a disposizione da Microsoft, vi è già un metodo simile per incoraggiare i dipendenti a discutere su argomenti aziendali: Yammer.
Potete anche sfruttare LinkedIn Elevate per permettere ai dipendenti di condividere e discutere di argomenti pubblici sui social media (LinkedIn, Twitter, etc.).

LinkedIn Elevate si prende cura dei contenuti prodotti da un’azienda e facilita la condivisione da parte dei dipendenti. Se lo staff usa Elevate per promuovere articoli nei suoi canali, l’azienda può ampliare il numero di persone che posta il contenuto selezionato per poi tracciare l’impatto e l’engagement attraverso report centralizzati.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

Layout delle news strutturato come la web part hero
Poichè sempre più utenti si trovano bene con la web part Hero (è il comportamento di default dei communication site), molti hanno richiesto un layout simile nella web part News.
E Microsoft li ha accontentati.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

Sezione Highlighted Content con query di filtro personalizzate
La web part Highlighted Content è un fantastico strumento multi-gadget per le modern page.
Vi permette di filtrare un gruppo selezionato di documenti per tempo o rilevanza.
Utilizzando l’opzione di filtro query customizzato, potete mettere assieme CAML o KQL per visualizzare un preciso gruppo di contenuti. Avete anche la possibilità di combinare molteplici filtri CAML o KQL utilizzando gli operatori AND, OR, e NOT. Ad esempio, potete filtrare per tipo di documento, autore o per altri metadata customizzati per qualsiasi sito del vostro tenant.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

Roll-up via email delle news SharePoint che vi siete persi
SharePoint può inviarvi un recap via email delle news recenti che non avete letto.
Potete cliccare sulla singola news per visualizzarla in SharePoint. Cliccando invece sul pulsante “See more news”, verrete trasferiti alla pagina iniziale di SharePoint dove visualizzarle tutte.

Se non volete più ricevere questo tipo di email, vi basta cliccare sul link Unsubscribe.

Conclusioni
Come potete vedere, i vostri feedback sono presi in grande considerazione da Microsoft.
Continuate a fornirli all’interno della TechCommunity e su UserVoice.
Nuove funzionalità in arrivo molto presto.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: New web parts coming to SharePoint – August 2019.

Utilizzare Power BI per verbalizzare i campi persona su SharePoint

I campi persona su SharePoint sono soltanto uno dei tanti campi ricerca e il connettore Power BI SharePoint list li conosce alla perfezione.
Per questo, fornisce degli assistenti che rendano relativamente semplice recuperare il nome dell’utente.
Ma sono disponibili anche altre informazioni: in questo post, esamineremo 3 approcci per estrarre questi dati.
È importante notare che tutte le liste SharePoint contengono i campi persona per le colonne “Creato da” e “Modificato da”.

La lista
Prendete, ad esempio, la lista seguente che contiene un campo a scelta multi-valore chiamato Amenities.

Utilizzare Power BI per verbalizzare i campi persona su SharePoint

La vista mostra il nome della persona, anche se la colonna è un data type complesso.
Ci sono più informazioni disponibili in background rispetto al solo nome della persona ma non sono visibili dalla vista SharePoint.
Power BI, però, può accedere a queste informazioni nei report. I requisiti dei report indicheranno il miglior approccio da utilizzare per estrarre queste informazioni ma la buona notizia è che ce ne sono diverse fra cui scegliere. In tutti i casi, i dati devono, prima di tutto, essere portati all’interno di Power BI Desktop.

Caricare i dati
Apriamo quindi Power BI Desktop, selezioniamo Get Data e scegliamo SharePoint Online list (se vogliamo connetterci a SharePoint Online) o SharePoint List (se utilizziamo SharePoint Server).
A questo punto, ci viene chiesto l’URL del sito SharePoint. La finestra di dialogo è intitolata SharePoint lists ma il valore richiesto, in realtà, è l’URL del sito non la lista in sè. Una volta inserito, ci vengono chieste le credenziali se non ci siamo connessi al sito prima d’ora. Dopo averle inserite, possiamo selezionare la lista per cui effettuare il report.
Nel nostro caso, è chiamata Listings: la selezioniamo e clicchiamo sul pulsante Edit.

Utilizzare Power BI per verbalizzare i campi persona su SharePoint

Una volta caricati i dati, la prima cosa che noterete è che vi sono una serie di colonne fra cui scegliere: vi consigliamo di rimuovere i dati di cui non avete bisogno.
In questo caso, possiamo rimuovere la colonna ContentTypeId e tutto quello che sta alla sua destra mantenendo le colonne FieldValuesAsText e Agent.
Ricordate che, l’obiettivo di questo post è quello di effettuare un report sulla colonna persona “Agent”.
Il modo più semplice per rappresentare questi dati è con il nome completo della persona: proprio come mostrato nella vista SharePoint.
Come indicato in precedenza, è anche possibile utilizzare questi dati in maniera più strutturata e dettagliata.
Iniziamo con la modalità più semplice.

1. Estrarre il nome completo
Una cosa che noterete subito è che i tipi di colonna più semplici, ad esempio Title, mostreranno il loro valore direttamente all’interno del Query editor.
Nel nostro caso, vi sono due campi collegati ad Agent: le colonne AgentId e Agent.
La colonna Agent ID mostra un numero, mentre la colonna Agent mostra un record data type. Esamineremo queste colonne ma, se tutto quello di cui abbiamo bisogno è il nome completo dell’utente, possiamo utilizzare l’utilissima colonna FieldValuesAsText.

Scorrete verso destra e cliccate l’icona che espande per la colonna FieldValuesAsText, poi de-selezionate tutti i campi disponibili eccetto la colonna Agent.

Successivamente, cliccate su OK e rinominate la colonna in Agent Name.
Il nome completo della persona viene recuperato ed utilizzato per la colonna.
A questo punto, è pronto per essere utilizzato in un report.

Inserire il link alla User Information List
In molti casi, il nome utente della persona può non essere sufficiente.
Come detto in precedenza, il campo Persona è una colonna di tipo lookup che consulta automaticamente i dati di una specifica lista.
Si tratta della User Information list: lista nascosta che si trova nella root site di tutte le site collection di SharePoint.
Questa lista viene popolata automaticamente quando si accede alla site collection. Quando Power BI carica una colonna persona, viene automaticamente creata una colonna ColumnNameId che contiene l’ID value del campo persona proveniente da questa lista. Nel nostro esempio, si tratta della colonna AgentId.

Per fare leva sui dati di questa lista, prima di tutto devono essere caricati nel modello.
Seguendo gli stessi passaggi fatti per caricare la Listing data qui sopra, selezionate la User Information List che verrà esposta al Power BI Query editor.
Una volta caricati i dati, rimuovete tutte le colonne non-necessarie dalla query assicurandovi di lasciare la colonna ID.

Quando siete pronti, selezionate il pulsante Close and Apply dal Query Editor Ribbon.
A questo punto, abbiamo due tabelle nel modello: Listings e User Information List.
Ora selezioniamo la relationship editor tab.
La colonna AgentId nella tabella Listings è collegata alla colonna ID nella tabella User Information list: per stabilire questa relazione trascinatele una dentro l’altra.
Una volta creato il legame, fate doppio click sulla linea di relazione per impostare il valore del Cross filter direction su Both.

Ora tornate al pannello di design, inserite una tabella ed aggiungete le colonne da entrambe le tabelle.
In questo modo, possiamo mostrare il nome, l’email, il telefono (…ecc) dell’agente.

Espandere la colonna persona
Sebbene il collegamento alla User Information List sia potente e più semplice e probabilmente un metodo migliore, per fare la medesima cosa, potete utilizzare la colonna persona generata automaticamente. Questa colonna ha lo stesso nome della persona della colonna originale e contiene una serie di valori di tipo Record.
I record in questione sono i record corrispondenti che provengono dalla User Information List.

Per accedere ai dati di questa colonna, clicchiamo sul pulsante che ci permette di espandere la colonna e selezioniamo tutte le colonne con cui lavorare.
I valori della correlata User Information List verranno aggiunti automaticamente alla tabella.

Utilizzare Power BI per verbalizzare i campi persona su SharePoint

Utilizzare Power BI per verbalizzare i campi persona su SharePoint

Questo approccio è chiaramente più semplice rispetto al caricamento manuale dell’intera User Information List e carica soltanto i record collegati.
Molto probabilmente, risulterà in un esteso ammontare di dati ripetuti che evita l’approccio alle due tabelle. È possibile raggiungere una soluzione a due tabelle quando il campo persona utilizza la tecnica del multi-value fields (maggiori info) ma la risultante tabella conterrà solo i record collegati. Se è necessario mostrare le persone indipendentemente dal fatto che vi sia un record correlato, allora l’approccio manuale è l’unico possibile.

Quale debba essere l’approccio da utilizzare, dipende da requisiti del report ma è possibile anche andare in profondità nell’oggetto di una persona in una SharePoint person field.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: Using Power BI to Report on Person Fields in SharePoint.