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Utilizzare Power BI per verbalizzare i campi persona su SharePoint

I campi persona su SharePoint sono soltanto uno dei tanti campi ricerca e il connettore Power BI SharePoint list li conosce alla perfezione.
Per questo, fornisce degli assistenti che rendano relativamente semplice recuperare il nome dell’utente.
Ma sono disponibili anche altre informazioni: in questo post, esamineremo 3 approcci per estrarre questi dati.
È importante notare che tutte le liste SharePoint contengono i campi persona per le colonne “Creato da” e “Modificato da”.

La lista
Prendete, ad esempio, la lista seguente che contiene un campo a scelta multi-valore chiamato Amenities.

Utilizzare Power BI per verbalizzare i campi persona su SharePoint

La vista mostra il nome della persona, anche se la colonna è un data type complesso.
Ci sono più informazioni disponibili in background rispetto al solo nome della persona ma non sono visibili dalla vista SharePoint.
Power BI, però, può accedere a queste informazioni nei report. I requisiti dei report indicheranno il miglior approccio da utilizzare per estrarre queste informazioni ma la buona notizia è che ce ne sono diverse fra cui scegliere. In tutti i casi, i dati devono, prima di tutto, essere portati all’interno di Power BI Desktop.

Caricare i dati
Apriamo quindi Power BI Desktop, selezioniamo Get Data e scegliamo SharePoint Online list (se vogliamo connetterci a SharePoint Online) o SharePoint List (se utilizziamo SharePoint Server).
A questo punto, ci viene chiesto l’URL del sito SharePoint. La finestra di dialogo è intitolata SharePoint lists ma il valore richiesto, in realtà, è l’URL del sito non la lista in sè. Una volta inserito, ci vengono chieste le credenziali se non ci siamo connessi al sito prima d’ora. Dopo averle inserite, possiamo selezionare la lista per cui effettuare il report.
Nel nostro caso, è chiamata Listings: la selezioniamo e clicchiamo sul pulsante Edit.

Utilizzare Power BI per verbalizzare i campi persona su SharePoint

Una volta caricati i dati, la prima cosa che noterete è che vi sono una serie di colonne fra cui scegliere: vi consigliamo di rimuovere i dati di cui non avete bisogno.
In questo caso, possiamo rimuovere la colonna ContentTypeId e tutto quello che sta alla sua destra mantenendo le colonne FieldValuesAsText e Agent.
Ricordate che, l’obiettivo di questo post è quello di effettuare un report sulla colonna persona “Agent”.
Il modo più semplice per rappresentare questi dati è con il nome completo della persona: proprio come mostrato nella vista SharePoint.
Come indicato in precedenza, è anche possibile utilizzare questi dati in maniera più strutturata e dettagliata.
Iniziamo con la modalità più semplice.

1. Estrarre il nome completo
Una cosa che noterete subito è che i tipi di colonna più semplici, ad esempio Title, mostreranno il loro valore direttamente all’interno del Query editor.
Nel nostro caso, vi sono due campi collegati ad Agent: le colonne AgentId e Agent.
La colonna Agent ID mostra un numero, mentre la colonna Agent mostra un record data type. Esamineremo queste colonne ma, se tutto quello di cui abbiamo bisogno è il nome completo dell’utente, possiamo utilizzare l’utilissima colonna FieldValuesAsText.

Scorrete verso destra e cliccate l’icona che espande per la colonna FieldValuesAsText, poi de-selezionate tutti i campi disponibili eccetto la colonna Agent.

Successivamente, cliccate su OK e rinominate la colonna in Agent Name.
Il nome completo della persona viene recuperato ed utilizzato per la colonna.
A questo punto, è pronto per essere utilizzato in un report.

Inserire il link alla User Information List
In molti casi, il nome utente della persona può non essere sufficiente.
Come detto in precedenza, il campo Persona è una colonna di tipo lookup che consulta automaticamente i dati di una specifica lista.
Si tratta della User Information list: lista nascosta che si trova nella root site di tutte le site collection di SharePoint.
Questa lista viene popolata automaticamente quando si accede alla site collection. Quando Power BI carica una colonna persona, viene automaticamente creata una colonna ColumnNameId che contiene l’ID value del campo persona proveniente da questa lista. Nel nostro esempio, si tratta della colonna AgentId.

Per fare leva sui dati di questa lista, prima di tutto devono essere caricati nel modello.
Seguendo gli stessi passaggi fatti per caricare la Listing data qui sopra, selezionate la User Information List che verrà esposta al Power BI Query editor.
Una volta caricati i dati, rimuovete tutte le colonne non-necessarie dalla query assicurandovi di lasciare la colonna ID.

Quando siete pronti, selezionate il pulsante Close and Apply dal Query Editor Ribbon.
A questo punto, abbiamo due tabelle nel modello: Listings e User Information List.
Ora selezioniamo la relationship editor tab.
La colonna AgentId nella tabella Listings è collegata alla colonna ID nella tabella User Information list: per stabilire questa relazione trascinatele una dentro l’altra.
Una volta creato il legame, fate doppio click sulla linea di relazione per impostare il valore del Cross filter direction su Both.

Ora tornate al pannello di design, inserite una tabella ed aggiungete le colonne da entrambe le tabelle.
In questo modo, possiamo mostrare il nome, l’email, il telefono (…ecc) dell’agente.

Espandere la colonna persona
Sebbene il collegamento alla User Information List sia potente e più semplice e probabilmente un metodo migliore, per fare la medesima cosa, potete utilizzare la colonna persona generata automaticamente. Questa colonna ha lo stesso nome della persona della colonna originale e contiene una serie di valori di tipo Record.
I record in questione sono i record corrispondenti che provengono dalla User Information List.

Per accedere ai dati di questa colonna, clicchiamo sul pulsante che ci permette di espandere la colonna e selezioniamo tutte le colonne con cui lavorare.
I valori della correlata User Information List verranno aggiunti automaticamente alla tabella.

Utilizzare Power BI per verbalizzare i campi persona su SharePoint

Utilizzare Power BI per verbalizzare i campi persona su SharePoint

Questo approccio è chiaramente più semplice rispetto al caricamento manuale dell’intera User Information List e carica soltanto i record collegati.
Molto probabilmente, risulterà in un esteso ammontare di dati ripetuti che evita l’approccio alle due tabelle. È possibile raggiungere una soluzione a due tabelle quando il campo persona utilizza la tecnica del multi-value fields (maggiori info) ma la risultante tabella conterrà solo i record collegati. Se è necessario mostrare le persone indipendentemente dal fatto che vi sia un record correlato, allora l’approccio manuale è l’unico possibile.

Quale debba essere l’approccio da utilizzare, dipende da requisiti del report ma è possibile anche andare in profondità nell’oggetto di una persona in una SharePoint person field.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: Using Power BI to Report on Person Fields in SharePoint.

Restore dei file per SharePoint e Teams

La perdita di dati non è negoziabile. Punto.
Mentre l’innovazione del cloud porta alle aziende dei benefici in termini di valore di business, inevitabilmente obbliga lo sviluppo di nuove capacità per i professionisti IT e site admin che lavorano incessantemente per supportare, configurare, amministrare e mettere al sicuro i contenuti delle loro aziende e del loro team. Ed è importante che le aziende abbiano gli strumenti necessari ad effettuare il recovery da cancellazioni accidentali o problemi di versioning alla velocità di cui il business ha bisogno.

Lo scorso mese è iniziato il roll-out della funzionalità Files Restore for SharePoint and Microsoft Teams – una nuova funzionalità di Microsoft 365.
Si tratta di un passaggio associato alla Roadmap di Microsoft 365: ID 33714 annunciato per la prima volta al Microsoft Ignite 2018.

Restore dei file per SharePoint eTeams
Se qualcosa non va per il verso giusto, potete ripristinare una SharePoint document library (lo stesso meccanismo di storage che sta dietro alla tab Files in Microsoft Teams) ad un momento precedente. Selezionate una data predefinita o usate il cursore per trovare una data. A questo punto selezionate la versione a cui volete tornare.

Microsoft ha creato Microsoft 365 su scala mondiale, con un’affidabilità eccezionale ed il supporto per la compliance tra industrie e geolocalizzazioni sul meglio della sicurezza intelligente che mantiene servizi e contenuti protetti e privati. Ha fornito ai clienti un controllo dinamico e dettagliato di modo che possano gestire accessi, distribuzioni e recovery a contenuto ed informazioni sensibili.

Vediamone ora i dettagli.

Ripristinate i vostri file in sicurezza da SharePoint e Microsoft Teams
Il files restore for SharePoint and Microsoft Teams è una soluzione di recovery completa e di tipo self-service che permette ad amministratori e site owner di ripristinare i file alla versione di un dato momento entro un lasso di tempo di 30 giorni.
I site owners vedranno una nuova opzione “Restore this library” all’interno del pannello delle impostazioni della library.
Può essere utilizzato come una soluzione self service di ripristino di file e cartelle nella library che sospettate sia stata compromessa da eliminazioni di utenti finali, corruzioni o infezioni di malware.

Vi basta recarvi nell’icona dell’ingranaggio che trovate in alto a destra, selezionare la voce Restore this library, scegliere un intervallo di tempo, selezionare i vostri file e cliccare su Restore.

Restore dei file per SharePoint eTeams

Se vengono eliminati, sovrascritti, corrotti o infettati da malware molti file di SharePoint o Teams, potete ripristinare l’intera document library ad una data precedente.
Il file restore aiuta gli utenti Office 365 ad annullare tutte le azioni che si sono verificate su file o cartelle negli ultimi 30 giorni.

La funzionalità di files Restore è ora disponibile per le document library di SharePoint e protegge i vostri file di SharePoint, Teams, gruppi di Outlook e gruppi di Yammer connessi ai gruppi di Office 365 ed utilizza le medesime funzionalità di recovery che proteggono i vostri file personali su OneDrive for Business.

Note per gli IT: i file delle interfacce utente di SharePoint and Teams, sono archiviati nel medesimo storage container (SharePoint document libraries), avrete quindi la stessa esperienza e funzionalità su tutto il mondo Microsoft 365.

FAQ
Quando verrà distribuita la funzionalità all’interno di Office 365?

Il files restore for SharePoint è iniziato ai clienti in Targeted Release di Office 365.
L’obiettivo di Microsoft è di rilasciare la feature a tutti i clienti di Office 365 a partire dalla fine di Maggio.


Le informazioni presenti a questo post, sono prese dall’articolo: Files restore for SharePoint and Microsoft Teams.

Rimoderna le tue pagine SharePoint – aggiornamenti di Marzo

Ne avevamo parlato in un nostro post precedente Rimoderna le tue pagine SharePoint! ed avevamo visto come trasformare un team site da classico a moderno.

Vediamo ora tutte le novità targate Marzo 2019!

Il rilascio datato Marzo di SharePoint PnP Modernization framework contiene diversi e significativi miglioramenti.
È disponibile via:
PnP PowerShell nella versione 3.7.1903.0 o succcessive;
SharePoint PnP Modernization framework nella versione 1.0.1903.0 o succcessive.

Trasformazione alle pagine del sito
Il comportamento di trasformazione pagine di default consiste nel creare pagine moderne client-side nello stesso sito della sorgente wiki o della pagina web part. Ma, ora, potete anche creare la pagina moderna client-side in un’altra moderna site collection (ad esempio un communication site). Nel corso di una trasformazione di pagina cross-site, i contenuti multimediali (immagini e video) sono copiati dalla site collection sorgente alla library della raccolta siti di destinazione.

Utilizzare PnP PowerShell
Quando utilizzate PnP PowerShell, potete specificare l’url della site collection desiderata attraverso il parametro TargetWebUrl.

# Connect to the site with pages to modernize
Connect-PnPOnline -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/ateamsite
# Modernize page1.aspx and create the resulting modern client side page in another site
ConvertTo-PnPClientSidePage -Identity page1.aspx -TargetWebUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/acommunicationsite

Utilizzare .Net
Quando utilizzate .Net, dovete creare un oggetto ClientContext per il target web e specificarlo nel costruttore PageTransformator come mostrato nel frammento di codice qui sotto.

Rimoderna le tue pagine SharePoint - aggiornamenti di Marzo

Note
Non tutte le web part sono supportate per un trasferimento cross-site.
Un maggior numero di web part saranno abilitate nei rilasci successivi, controllate la colonna Cross-site support nella lista di trasformazione delle web part per saperne di più.

Nuove e migliorate trasformazioni delle web part
Le seguenti web part sono anch’esse trasformate.

NEW: ContentBySearchWebPart e ResultScriptWebPart sono trasformate nella web part Highlighted Content;
UPDATE: SummaryLinks da adesso di default vi porta alla web part QuickLinks web part. È inoltre ancora possibile la trasformazione al linguaggio HTML;
UPDATE: la ContentByQueryWebPart supporta in modo migliore le query di siti e raccolte siti;
UPDATE: le impostazioni di visibilità della XSLTListViewWebPart sono subentrate alle rispettive modern List e Library web parts;
UPDATE: il ContentEditorWebPart ora legge contenuto dai link file (ad es. html) e li trasforma in HTML sulla pagina.

Altri miglioramenti
– Le parti di testo vuote (parti con HTML privo di contenuto visivo) sono rimosse;
– La nuova opzione di configurazione RemoveEmptySectionsAndColumns è attivata di default e rimuoverà tutte le sezioni vuote e le colonne da una pagina trasformata. Questo avrà come risultato una pagina più pulita che utilizza meglio lo schermo disponibile;
– Non dovrete più aggiornare il mapping file se volete utilizzare la web part community script editor nella vostra trasformazione: il comportamento del file di mapping può essere configurato utilizzando le proprietà di mapping.
Per l’utilizzo di PnP PowerShell, specificate voi lo switch UseCommunityScriptEditor, per .Net impostate una proprietà di mapping sull’istanza PageTransformationInformation (MappingProperties[“UseCommunityScriptEditor”] = “true”;).


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: Modernize your SharePoint pages: March update.