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Come abilitare e lavorare con la vista “tiles” all’interno delle liste moderne di SharePoint online

Il giorno 05 Settembre 2019, Microsoft ha annunciato che ora è possibile avere la vista “tiles” all’interno degli elenchi moderni di SharePoint online.
Il release è stato implementato su tutti i tenant a livello mondiale.

Indicazioni pratiche – implementazione
Prima di iniziare in maniera pratica, dobbiamo verificare di avere dei dati di input all’interno della lista.
Perciò, nell’esempio qui sotto, abbiamo un elenco esempio chiamato “Purchase Order” con, all’interno, una serie di dati.

Come abilitare e lavorare con la vista

Verificate che la vista Tiles non sia disponibile di default per quell’elenco.
Dall’immagine qui sotto, possiamo vedere che la “Tiles” view non è disponibile sotto la visualizzazione dell’elenco a cascata.

Come abilitare e lavorare con la vista

Nel prossimo passaggio, vedremo come poter vedere l’opzione di vista “Tiles” nell’elenco a cascata dell’immagine qui sopra.
Dalla lista drop down, cliccate su “Format current view”.

Come abilitare e lavorare con la vista

A questo punto, vi comparirà il riquadro JSON come in quest’immagine:

Come abilitare e lavorare con la vista

Copiate il seguente codice ed incollatelo nel riquadro JSON.

{
“schema”: “https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/view-formatting.schema.json”,
“hideColumnHeader”: “true”,
“hideSelection”: true,
“tileProps”: {
“hideSelection”: true,
“width”: “180”,
“height”: “150”,
“formatter”: {
“elmType”: “a”,
“attributes”: {
“href”: “[$URL]”,
“target”: “=if([$NewTab] == true, ‘_blank’, ”)”
},
“children”: [
{
“elmType”: “div”,
“attributes”: {
“class”: “ms-bgColor-black ms-bgColor-themePrimary–hover ms-fontColor-white–hover”
},
“style”: {
“display”: “flex”,
“flex-wrap”: “wrap”,
“min-width”: “180px”,
“min-height”: “150px”,
“margin-right”: “10px”,
“margin-top”: “10px”,
“box-shadow”: “2px 2px 4px black”
},
“children”: [
{
“elmType”: “div”,
“style”: {
“text-align”: “center”,
“margin”: “auto”
},
“children”: [
{
“elmType”: “div”,
“attributes”: {
“class”: “sp-row-title ”
},
“txtContent”: “[$Title]”
},
{
“elmType”: “div”,
“attributes”: {
“iconName”: “[$Icon]”,
“class”: “ms-fontSize-su”
}
}
]
}
]
}
]
}
},
“rowFormatter”: {
“elmType”: “a”,
“attributes”: {
“href”: “[$URL]”,
“target”: “=if([$NewTab] == true, ‘_blank’, ”)”
},
“style”: {
“width”: “100%”
},
“children”: [
{
“elmType”: “div”,
“attributes”: {
“class”: “ms-bgColor-blue ms-bgColor-themePrimary–hover ms-fontColor-black–hover”
},
“style”: {
“display”: “flex”,
“flex-wrap”: “wrap”,
“width”: “100%”,
“min-height”: “150px”,
“margin-right”: “10px”,
“margin-top”: “10px”,
“box-shadow”: “2px 2px 4px black”
},
“children”: [
{
“elmType”: “div”,
“style”: {
“text-align”: “center”,
“margin”: “auto”
},
“children”: [
{
“elmType”: “div”,
“attributes”: {
“class”: “sp-row-title ”
},
“txtContent”: “[$Title]”
},
{
“elmType”: “div”,
“attributes”: {
“iconName”: “[$Icon]”,
“class”: “ms-fontSize-su”
}
}
]
}
]
}
]
}
}

Dopo aver copiato ed incollato il codice, cliccate sul pulsante “Save”.

Come abilitare e lavorare con la vista

Ora, recatevi nella medesima lista a cascata e vedrete l’opzione “Tiles” all’interno del menù.
Se cliccate sulla vista Tiles, vedrete l’oggetto lista nel layout tiles.

Come abilitare e lavorare con la vista

Note
– In questo esempio, abbiamo deciso di visualizzare solo la colonna Title ma potete farlo con tutti i tipi di colonna eccetto i managed metadata.
– L’esempio di codice mostrato qui sopra, può essere esteso a seconda delle vostre necessità.
– Come molto di voi sapranno, su SharePoint online, non abbiamo web part di tipo promoted link. Per farlo, dobbiamo avere le colonne qui sotto nella particolare lista:
– 3.1 Title –> unica linea di testo – 3.2 Icon –> singola linea di testo – 3.3 URL –> hyperlink – 3.4 NewTab –> Yes/No

Si tratta di una fantastica feature, da aggiungere alle modern list di SharePoint che ci dà la possibilità e flessibilità di mostrare il contenuto delle liste in maniera più responsive, dinamica e moderna. Ad esempio, quando abbiamo a che fare con grandi liste che a loro volta hanno molteplici colonne, magari con immagini, andiamo incontro ad una serie di sfide nel volerle visualizzare. A volte, dobbiamo scorrere orizzontalmente su tutto il layout e molte delle immagini non vengono comunque mostrate in maniera corretta poichè non rientrano nel layout di default.
Perciò, usando l’approccio Tiles view, possiamo andare a risolvere tutte queste problematiche.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: How to enable and work with “Tiles” view in modern SharePoint online list.

Siti hub all’interno di SharePoint Online modern site

Al giorno d’oggi, termini quali hub sites, modern sites e megamenù sono cruciali nel mondo SharePoint e, i siti hub, sono al centro di tutto.
In questo articolo, ci focalizziamo su cosa sia un sito hub, come possa essere configurato e vediamo dei casi di utilizzo.

Cos’è un sito hub?
In poche parole, possiamo dire che gli hub site sono una raccolta di siti connessi ad un sito master da cui navigare e gestire i siti correlati.

Il sito hub si distingue per le seguenti funzionalità:
– scopre contenuto correlato come news e altre attività dei siti;
– applica una navigazione condivisa ed una struttura coerente sui vari siti collegati;
– effettua ricerche su tutti i siti collegati.

Ad esempio, mettiamo che siate un project manager e gestiate diversi progetti su SharePoint, .NET, Java etc e che per diversi tipi di progetto abbiate diverse site collection.
Per dare coerenza alla navigazione, volete mantenere lo stesso aspetto per tutti i siti del progetto, spostarvi da un project site all’altro senza interruzioni e condividere le news comuni su tutti i siti di dipartimento/progetto. Per farlo, dovete creare un Hub Site e connettervi tutte queste site collection.
Vediamo quindi come connettere un sito ad un Hub Site.

Architettura
Siti hub all'interno di SharePoint Online modern site

Se vogliamo ottenere lo scenario descritto nella sezione precedente, dobbiamo creare un root site chiamato Projects e, sotto a questo, vari sotto-siti che formeranno un’architettura annidata che porterà ad un’esperienza di user adoption negativa quando si tratterà di navigazione.
Un’altra grande sfida: mettiamo il caso che abbiamo 10 sotto-siti e, in 1 sotto-sito, dobbiamo attivare una feature (ad esempio una feature di publishing) che ha una dipendenza da una funzionalità a livello di site collection. Quindi, prima di tutto, dobbiamo operare un’attivazione a livello di site collection anche se è irrilevante per gli altri 9 sotto-siti.
Capirete subito che per un site administrator, sono operazioni di difficile gestione.
Per questo motivo, Microsoft raccomanda di utilizzare un’architettura di tipo flat, ovvero senza sottositi.
Dovremmo adattarci a creare delle nuove site collection per ogni richiesta.
Che ci piaccia o no, dobbiamo adottare queste procedure: mettiamo il caso in cui abbiamo creato un gruppo Office 365 e, immediatamente, se raggiungiamo le pagine dei siti attivi all’interno dell’admin center, possiamo vedere che è stato creato automaticamente un nuovo modern site con il nome del gruppo di Office 365.

Note:
Detto questo, non significa che non possiamo creare un sottosito.
Possiamo farlo ma Microsoft lo sconsiglia vivamente.

Come creare un sito hub?
A qualsiasi sito attivo può essere attribuita la tipologia di sito hub attraverso lo SharePoint Office 365 admin center o comando PnP.
Recatevi nella pagina di amministrazione di SharePoint e, sotto la voce site, cliccate su Active Sites.

Siti hub all'interno di SharePoint Online modern site

Ora possiamo vedere tutti i siti attivi disponibili e decidere di trasformare il “TestSite001” in un Hub Site.
Per farlo, seguite i seguenti passaggi.
– selezionate il radio button “TestSite001”;
– cliccate sul menù a tendina “Hub”;
– cliccate su “Register as hub site”;
– inserite il nome del sito hub ed il proprietario;
– cliccate sul pulsante “Save”

Ci vorrà un po’ perchè vengano processate le impostazioni scelte.

Siti hub all'interno di SharePoint Online modern site

Siti hub all'interno di SharePoint Online modern site

A questo punto, il sito è stato configurato con Hub Site.
Tenete presente che in un tenant, possono esserci molteplici siti hub (fino a 100).

Come aggiungere un teams site o communication site ad un sito hub?
Aggiungere un sito ad un Hub Site è semplice: vedremo ora come un sito nuovo o esistente possa essere connesso ad un sito hub.
Qui sotto la homepage dell’hub site appena creato.

Siti hub all'interno di SharePoint Online modern site

Cliccate sul pulsante +Create site ed attribuite un nome al sito: ad esempio “TestTeamSite_Brother”.
Una volta fatto, cliccate sul pulsante “Save”.

Siti hub all'interno di SharePoint Online modern site

A questo punto, se ci rechiamo nella homepage di SharePoint modern admin e andiamo a visualizzare la lista di Active Sites, troveremo nell’elenco il sito di Team che sarà connesso all’ Hub – Project “Hub Site”.

Siti hub all'interno di SharePoint Online modern site

Un altro modo consiste nel connettere un sito esistente ad un sito hub.
Selezionate il sito esistente e dal menù hub, cliccate su “Associate with a Hub”.

Siti hub all'interno di SharePoint Online modern site

Selezionate il sito hub dal menù a tendina e cliccate sul pulsante Save.
Ci vorrà un po’ di tempo prima che vengano recepite le configurazioni richieste.

Siti hub all'interno di SharePoint Online modern site

Funzionalità chiave degli Hub Site

– Navigazione condivisa
– Ricerca tra gli hub
– Roll-up delle novità
– Siti associati
– Contenuti in evidenza
– Eventi

Per saperne di più sulla funzionalità e per degli esempi, vi rimandiamo al seguente articolo: What is a SharePoint hub site?


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: Hub Sites in SharePoint Online modern site.

Modificare i file PDF da SharePoint Online

In questo post, andiamo a vedere come sia possibile modificare i file PDF da SharePoint.

Introduzione
Sappiamo tutti che gli strumenti che Microsoft mette a disposizione sono in continua evoluzione e gli aggiornamenti di versione sono all’ordine del giorno.
In questo contesto, Office 365 non fa da eccezione. Uno dei punti saldi della suite di produttività, infatti, è che è in continuo cambiamento e miglioramento.
Ed il cambiamento recente (e tanto atteso atteso) è quello di cui vi parliamo in questo blog: ora potete modificare i file PDF direttamente da SharePoint Online. Si tratta di una fantastica novità: Microsoft e Adobe hanno lavorato assieme per far sì che i file PDF lavorassero al meglio con SharePoint Online.

Background
In precedenza, il problema era che i file PDF dovessero essere scaricati da SharePoint Online alla macchina in locale per lavorarci su e, successivamente, ricaricati su SharePoint.
Quello illustrato qui sopra era il metodo tradizionale per modificare i PDF. Nonostante ci fosse la possibilità di lavorare con i file PDF all’interno delle librerie di SharePoint on-premises, la mancanza di supporto per la medesima funzionalità in SharePoint Online, è stata fonte di frustrazione per utenti ed amministratori di tenant.

Vantaggi di operare su SharePoint Online
Ora, invece, se installate il nuovo file handler, chiamato Adobe Document Cloud PDF Experience for Office 365 il procedimento sarà tutto in discesa.
Lo strumento è infatti progettato per aumentare l’integrazione con SharePoint e OneDrive.
Ora potete aggiungere note e commenti, disegni, evidenziare testo e molto di più.
Adobe Document Cloud supporta anche il single sign-on di Azure Active Directory. In questo modo, viene stabilita una connessione senza interruzioni tra SharePoint Online e Adobe Document Cloud che semplifica notevolmente le operazioni di log-in e vi evita di dover effettuare il sign-in sui diversi strumenti.

Configurazione
Prima di tutto, dovete scaricare lo strumento.
Potete farlo da qui: Adobe Document Cloud PDF Experience for Office.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Cliccate sul pulsante “Get IT NOW” e verrete re-indirizzati alla seguente pagina di registrazione.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Se siete già loggati all’interno dell’ambiente SharePoint Online, i dettagli dell’account del vs tenant saranno recuperati automaticamente. In seguito, vedrete il messaggio in fondo alla pagina che vi comunica “Siete loggati come”…
Se invece non avete ancora effettuato il sign in, dovete inserire i dettagli richiesti.

– Nome
– Indirizzo email
– Numero di telefono

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Dopo aver cliccato sul pulsante “Continua”, dovete attendere.
La finestra che si apre, vi darà visibilità sullo stato di avanzamento del processo.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Dopo una breve attesa, vi apparirà la seguente finestra.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Note
La schermata qui sopra vi informa che, nel caso in cui spuntiate l’opzione, a nessun altro utente del tenant verrà mostrato il presente messaggio.
In pratica, selezionando l’opzione, state installando il prodotto per conto della vostra azienda.
Dopo aver cliccato sul pulsante “Accept”, vi verrà nuovamente mostrato lo stato di avanzamento dell’installazione e dovrete attendere.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Alla fine, vi troverete nella seguente pagina.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Cliccate su “Deploy as an Administrator”.
A questo punto, vi si aprirà la seguente schermata.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Ora, dovete cliccare sul pulsante “Deploy with Consent”.
A questo punto, vi apparirà la schermata di login a Microsoft Online.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Note
Se appare il vostro account, selezionatelo e procedete per il login. Altrimenti, utilizzate l’opzione “Use another account”.
In seguito, vi verrà mostrata la seguente finestra in cui cliccare su “Accept”.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Vi verrà nuovamente mostrata la barra di avanzamento e dovrete attendere.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Trascorso il tempo necessario alle operazioni, verrete portati alla pagina qui sotto dove vi si presenterà un messaggio.
Il messaggio dice che, anche se il file handler è stato implementato correttamente, potrebbero volerci 24/36 h perchè le sue funzionalità siano disponibili.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Per ulteriori opzioni, scrollate la pagina fino ad arrivare alla sezione indicata qui sotto.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Scorrete ancora finchè non apparirà il messaggio “You’re Finished”.
A questo punto, la procedura è completa.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Esempio pratico
Recatevi sul vostro sito SharePoint attraverso il portale di Office 365 come indicato nell’immagine qui sotto.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

In alternativa, navigate direttamente su uno qualsiasi dei siti SharePoint in cui sono archiviati i file PDF.
Selezionate il file PDF come indicato qui sotto e raggiungetelo come da schermata qui sotto. Vedrete una nuova opzione “Open in Adobe Document Cloud”.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Effettuate alcune modifiche al vostro file PDF per testare la funzionalità.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

É fatta! Aprite ora il file dal browser per verificare che le modifiche siano state apportate.

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online

Nell’immagine qui sotto, invece, vedete il plugin Adobe aggiuntivo per i file di Microsoft Office (nell’esempio seguente è un file Word).

Modificare i file PDF dai siti SharePoint Online


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: Edit PDF File from SharePoint Online Site.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

Le pagine sono un ottimo strumento per le aziende poichè veicolano ottimi contenuti e news.
Microsoft ha ricevuto diversi feedback da parte degli utenti che richiedevano più strumenti per creare ricche esperienze attraverso SharePoint e Microsoft Teams.
Oltre a page template super creativi, potete facilmente aggiungere interazioni ed automatismi con le web part SharePoint.
Qui sotto riassumiamo gli ultimi aggiornamenti per i quali è iniziato il targeted release nel corso dell’estate 2019.

Button & Call to Action
Le web part Button and Call to Action vi permettono di coinvolgere i visualizzatori della pagina attraverso un’esperienza guidata.

Ad esempio, potete fornire testo concentrato su un pulsante. Cliccandoci sopra, l’utente viene portato alla content experience successiva.
Inoltre, con la web part Call to Action potete aggiungere testo esplicativo o un’immagine di sfondo per catturare ulteriormente l’attenzione del visitatore.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

World Clock & Weather updates
Microsoft sta aggiungendo anche una web part World Clock ed aggiornando la web part relativa al Meteo.
Ora potete aggiungere alle web part singole città e location o gruppi di location.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

La web part Hero ottiene un link secondario di tipo call-to-action
Relativamente alla web part hero, gli utenti richiedevano l’inserimento di due link sulle sezioni più grandi. Il link primario vi connette al contenuto, mentre il secondario può essere utile per altre iniziative come il coinvolgimento dei dipendenti.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

Tra gli strumenti messi a disposizione da Microsoft, vi è già un metodo simile per incoraggiare i dipendenti a discutere su argomenti aziendali: Yammer.
Potete anche sfruttare LinkedIn Elevate per permettere ai dipendenti di condividere e discutere di argomenti pubblici sui social media (LinkedIn, Twitter, etc.).

LinkedIn Elevate si prende cura dei contenuti prodotti da un’azienda e facilita la condivisione da parte dei dipendenti. Se lo staff usa Elevate per promuovere articoli nei suoi canali, l’azienda può ampliare il numero di persone che posta il contenuto selezionato per poi tracciare l’impatto e l’engagement attraverso report centralizzati.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

Layout delle news strutturato come la web part hero
Poichè sempre più utenti si trovano bene con la web part Hero (è il comportamento di default dei communication site), molti hanno richiesto un layout simile nella web part News.
E Microsoft li ha accontentati.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

Sezione Highlighted Content con query di filtro personalizzate
La web part Highlighted Content è un fantastico strumento multi-gadget per le modern page.
Vi permette di filtrare un gruppo selezionato di documenti per tempo o rilevanza.
Utilizzando l’opzione di filtro query customizzato, potete mettere assieme CAML o KQL per visualizzare un preciso gruppo di contenuti. Avete anche la possibilità di combinare molteplici filtri CAML o KQL utilizzando gli operatori AND, OR, e NOT. Ad esempio, potete filtrare per tipo di documento, autore o per altri metadata customizzati per qualsiasi sito del vostro tenant.

Nuove web part in arrivo su SharePoint

Roll-up via email delle news SharePoint che vi siete persi
SharePoint può inviarvi un recap via email delle news recenti che non avete letto.
Potete cliccare sulla singola news per visualizzarla in SharePoint. Cliccando invece sul pulsante “See more news”, verrete trasferiti alla pagina iniziale di SharePoint dove visualizzarle tutte.

Se non volete più ricevere questo tipo di email, vi basta cliccare sul link Unsubscribe.

Conclusioni
Come potete vedere, i vostri feedback sono presi in grande considerazione da Microsoft.
Continuate a fornirli all’interno della TechCommunity e su UserVoice.
Nuove funzionalità in arrivo molto presto.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: New web parts coming to SharePoint – August 2019.