CONOSCIAMO MEGLIO MICROSOFT LISTS!

Da quando Lists viene distribuito su Microsoft 365, sempre più persone sembrano essere confuse dalla somiglianza con gli elenchi di SharePoint, o si lamentano di come dovranno nuovamente imparare ad utilizzare un nuovo prodotto.

Per fare un po’ di chiarezza, questo articolo ti illustra i modelli di liste che troverai disponibili quando Microsoft List sarà presente sul tuo tenant.

IMPORTANTE: i dettagli potrebbero cambiare a roll out completato.

List Home
Quando sarà disponibile sul tuo tenant, troverai la nuova icona List nella suite bar. Qui, è dove vedrai le tue liste recenti, quelle preferite e da dove potrai crearne facilmente di nuove.

Potrai dar vita a una nuova lista selezionando+ Create new list nella parte superiore dello schermo, e successivamente decidere se crearla da un elenco vuoto (Blank list), da excel (From Excel), da una lista già esistente (From an Existing List) o utilizzano i modelli proposti.

Da ricordare che si possono creare anche da SharePoint (in Site Content|New|List) e da Teams.

Ecco i modelli di liste disponibili (potrebbero essere soggetti a modifiche):

  • Issue Tracker
  • New hire checklist
  • Event itinerary
  • Business trip approvals
  • Team evaluations
  • Asset tracker
  • Project planning
  • Social media calendar

Ora andremo ad analizzarli nel dettaglio.

Issue Tracker

L’Issue Tracker semplifica la gestione dei problemi, il monitoraggio degli status, le priorità e notifica al team eventuali eventi.

Puoi aggiungere questa lista ad ogni sito di progetto.

Colonne

ColonnaGenereCommenti
TitoloSingola riga di testoNecessario
ModificatoData e ora
CreatoData e ora
Descrizione del problemaRighe multiple di testoDescrizione del problema
PrioritàSceltaScelta della priorità del problema. Include:
– Critical – Critica
– High – Altra
– Normal – Normale
StatusSceltaStatus del problema. Include: – New (Default) – Nuovo
– Blocked – Bloccato
– In progress – In corso
– Completed – Completato
– Duplicate – Duplicato
– By design
– Won’t fix – Non risolto
Persona o gruppo a cui è assegnato il problemaPersona o Gruppo
Data riportataData e oraData in cui è stato segnalato il problema
Giorni passatiCalcolatiNumero di giorni dalla data indicata
Fonte del problemaCollegamento ipertestuale o immagineDove è stato registrato il problema (ticket, chiamata dell’assistenza clienti, ecc.)
ImmaginiMiniaturaEventuali foto o immagini del problema
Problema registrato daPersona o Gruppo
Creato daPersona o Gruppo
Modificato daPersona o Gruppo
File associatiAllegatiQualsiasi altro file associato al problema

Visualizzazioni

L’elenco dell’issue tracker list include le seguenti visualizzazioni:

  • All Items (Tutti)
  • Issues grouped by person assigned to (Problemi raggruppati per persona a cui sono assegnati)
  • Issues grouped by priority (Problemi raggruppati per priorità)
  • Issues grouped by status (Problemi raggruppati per status)

Onboarding dei dipendenti

Si tratta di una di quelle liste che ogni azienda dovrebbe avere: quella che ti aiuta a gestire i nuovi dipendenti che iniziano il loro primo giorno di lavoro.

Si tratta di un elenco generico da mostrare sul sito di orientamento dei nuovi assunti. Gli stessi elementi compariranno per ogni dipendente, anche se puoi utilizzarlo per creare nuovi workflow per le figure appena inserite.

Colonne

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TitoloSingola riga di testonecessario
ModificatoData e ora
CreatoData e ora
DescrizioneRighe multiple di testo
Completato daSceltaLa data di scadenza entro cui il lavoro dovrebbe essere completato. Before joining First day Week 1 After 30 days After 60 days After 90 days
Completare?Si – NoSegnare sì se il lavoro è completato
Completato ilData e oraData in cui il lavoro è stato completato
MentorePersona o GruppoContatto che aiuta con il lavoro
Link pertinenteCollegamento ipertestuale o immagineLink utile per supportare il lavoro
File importantiAllegatiFile utili per supportare il lavoro
Creato daPersona o Gruppo
Modificato daPersona o Gruppo

Visualizzazioni

  • All Items (Tutti)
  • Group work by completed by date (Lavoro di gruppo completato per data)
  • Group work by completion status (Lavoro di gruppo per stato di completamento)

Work to be completed (Lavoro da completare).

Event Itinerary

Si tratta di un ottimo aiuto per la pianificazione di eventi.

Colonne

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TitolpSingola riga di testoNecessario
ModificatoData e ora
CreatoData e ora
Codice di sessioneSingola riga di testo
Tipo di sessioneSceltaDescrive di che tipo di sessione si tratta. Include:
– Meal
– Keynote
– Breakout
– Workshop
– Panel
– Talk
– Networking
DescrizioneRighe multiple di testo
SpeakersPersona o gruppo
Data e ora di inizioData e ora
Data e ora di fineData e ora
DurataCalcolato
CapacitàNumero
LocationScelta
AppuntiRighe multiple di testo
Creato daPersona o gruppo
Modificato daPersona o gruppo
AllegatiAllegati

Visualizzazioni

  • All Items (Tutti)
  • Event itinerary – grid view (Itinerario dell’evento – vista griglia)
  • Event itinerary – list view (Itinerario dell’evento – visualizzazione elenco)
  • Grouped by session type (Raggruppati per tipo di sessione)

Asset Manager

Si tratta di uno strumento ideale per tenere traccia di tutti i beni materiali: se e quando sono stati registrati e restituiti.

Colonne

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EtichettaRiga singola di testonecessario
ModificatoData e ora
CreatoData e ora
Foto del dispositivoMiniaturaImmagine
StatusSceltaStatus del bene. Include:
– Available – Disponibile
– Reserved – Riservato
– In use -In uso
– In repair – In riparazione
– Retired – Ritirato
FabbricanteSceltaProduttore del bene. Destinato a essere sostituito con il proprio elenco di produttori.
ModelloRiga singola di testoModello / marca del dispositivo
Tipo di dispositivoSceltaTipi:
– Smartphone
– Laptop
– Tablet
– Printer
– Accessory
ColoreSceltaScelta:
– Grigio
– Bianco
– Nero
– Silver
– Blu scuro
– Rosa
– Rosso
Numero di serieRiga singola di testoNumero di serie associato al bene
Data di acquistoData e oraQuando è stato acquistato il bene
Prezzo d’acquistoMonetaIl prezzo di acquisto
Ordine #Riga singola di testoNumero ordine o fattura per l’acquisto
Attuale proprietarioPersona o gruppoPersona che sta attualmente utilizzando il bene
Il proprietario precedentePersona o gruppoPersona che lo ha utilizzato per ultima
ScadenzaData e oraQuando il bene verrà restituito dall’attuale proprietario
Note sulle condizioniRighe multiple di testoNote sulle condizioni attuali del bene
Creato daPersona o gruppo
Modificato daPersona o gruppo
allegatiallegati

Visualizzazioni

  • All Items (Tutti)
  • Grouped By asset type (Raggruppati per tipo di bene)
  • Grouped By manufacturer (Raggruppati per produttore)
  • Purchase information (Informazioni sull’acquisto)
  • All available assets (Tutti i beni disponibili)
  • Asset gallery (Galleria dei beni)

Recruitment Tracker

Questo tracker ti aiuta a tenere traccia delle assunzioni all’interno della tua azienda o del tuo team. Inoltre, monitora i candidati, la loro potenziale posizione, il processo di assunzione, il recruiter, ecc…

È progettato per semplificare l’adattamento al proprio processo aziendale

ColonneGenereCommenti
Nome del candidatoRiga singola di testoNecessario
ModificatoData e ora
CreatoData e ora
PosizioneSceltaPosizione per la quale il candidato fa domanda. Contiene posizioni campione che puoi modificare in base alle tue esigenze.
ProgressoSceltaDove si trova il candidato nel processo di assunzione. Scelta tra:
– New application
– Active
– On hold
– Top pick
– Offer sent
ReclutatorePersona o gruppoPersona che gestirà la programmazione dei candidati
Data domandaData e oraData di presentazione della domanda
Data Phone screenData e oraData in cui il candidato verrà selezionato per telefono
Phone screenerPersona o gruppoPersona che selezionerà il candidato per telefono
Data del colloquioData e oraData del colloquio
IntervistatorePersona o gruppoPersona o squadra che intervisterà il candidato
AppuntiRighe multiple di testoNote sul candidato
Profilo LinkedInCollegamento ipertestuale o immagineURL che punta al profilo LinkedIn del candidato
Creato daPersona o gruppo
Modificato daPersona o gruppo
CVallegatiAllegare qui il curriculum del candidato, se disponibile

Visualizzazioni

  • All Items (Tutti)
  • All Items in Grid (Tutti gli articoli in griglia)
  • Group by role (Raggruppati per ruolo)
  • Group by application status (Raggruppati per stato della domanda)
  • All new and active applicants (Tutti i candidati nuovi e attivi)

Travel Request

Anche se in questo periodo nessuno sta viaggiando, questo elenco è utile sia per tenere traccia delle richieste di viaggio, sia per monitorare chi è assente (in caso di emergenza, ecc.).

Colonne

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Titolo del viaggioRiga singola di testonecessario
ModificatoData e ora
CreatoData e ora
Motivo del viaggioPiù righe di testoFornire un motivo per questa richiesta di viaggio.
RichiedentePersona o gruppoPersona che sta andando in viaggio
DestinazionePosizioneFornire la destinazione del viaggio
Data di inizio del viaggioData e oraData di inizio del viaggio
Data di fine del viaggioData e oraData in cui termina il viaggio
Durata del viaggio (giorni)Calcolato
Line aereaSceltaNome della compagnia aerea: Scelta tra: Alaska Air
Southwest
British Airways
Emirates
Japan Airlines
Biglietto aereo stimatoMonetaCosto stimato dei biglietti aerei
HotelPosizioneNome hotel
Costo stimato dell’hotelMonetaCosto stimato dell’hotel
Approvato?Si NoQuesta richiesta di viaggio è stata approvata?
Creato daPersona o gruppo
Modificato daPersona o gruppo
allegatiallegati

Visualizzazioni

  • All Items (Tutti)
  • Grouped by approval status (Raggruppati per stato di approvazione)

Work Progress Tracker

Questo elenco ti aiuterà a tenere traccia delle priorità e dei progressi che fai mentre lavori per fornire prodotti e servizi.

Colonne

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Oggetto da lavoroRiga singola di testo
ModificatoData e ora
CreatoData e ora
DescrizioneRighe multiple di testoLavoro da fare
CategoriaSceltaTipo di lavoro:
– Planning – Pianificazione
– Design – Progettazione
– Engineering – Ingegneria
– Marketing – Marketing
– Research – Ricerca
ProgressoSceltaScelta tra:
– Non iniziato
– In corso
– Completato
– Bloccato
– Indietro
PrioritàSceltaScelta tra:
– Critica – Alta
– Media
– Bassa
Data d’inizioData e oraData di inizio dei lavori
ScadenzaData e oraScadenza entro la quale il lavoro dovrebbe essere completato
Assegnato aPersona o gruppoPersona o gruppo a cui è stato assegnato il lavoro
AppuntiRighe multiple di testoNote aggiuntive
Creato daPersona o gruppo
allegatiallegati
Modificato daPersona o gruppo

Visualizzazioni

  • All Items (Tutti)
  • Grouped by approval status (Raggruppati per stato di approvazione)

Content scheduler

Pianifica, schedula e gestisci i tuoi contenuti con questo modello. Puoi filtrare per vedere solo le cose in scadenza, o ricevere notifiche quando gli autori effettuano il check-in delle bozze.

Puoi utilizzarlo quando crei una serie di post sul blog con più autori, ma anche per emettere RFP, rispondere a proposte, ecc.

Colonne

ColonneGenereCommenti
Titolo del contenutoRiga singola di testonecessario
ModificatoData e ora
CreatoData e ora
DescrizioneRighe multiple di testoDescrizione del contenuto in poche parole
StatusSceltaScelta tra:
– Planned -Pianificato
– Assigned – Assegnato
– Draft needs approval – la bozza deve essere approvata
– Ready to publish – Pronto alla pubblicazione
– Published – Pubblicato
Bozza prevista perData e oraData di scadenza della bozza
Pubblica perData e oraData di pubblicazione del contenuto
Tipo di contenutoSceltaTipo di cntenuto creato:
– Help article -Articolo guida
– Blog post – post di blog
– Video
– Social media post
Immagine del contenutoMiniaturaImmagine utilizzata nel contenuto
Link pubblicatoCollegamento ipertestuale o immagineLink una volta pubblicato il contenuto
AutorePersona o gruppo
Modificato daPersona o gruppo
File di contenutoallegatiFile aggiuntivi, come testo e immagini aggiuntive.

Per maggiori informazioni, ti invitiamo a visitare il seguente link: https://aka.ms/microsoftlists.


Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://tahoeninjas.blog/2020/07/28/getting-to-know-microsoft-lists/.