Microsoft Teams: dove vengono archiviati i miei dati?

Una delle domande più comuni riguardo a Teams è “Dove vengono archiviati i miei dati”?

Microsoft Teams non è una singola applicazione, è un hub di produttività che utilizza molte applicazioni e servizi in Microsoft 365. Pertanto, archivia i dati in più posizioni.

Perché devo sapere dove sono archiviati i miei dati?

Per diverse ragioni. Saperlo ti aiuta a rispondere alle seguenti domande:

  1. In quale posizione geografica vengono archiviati i dati dei miei team?
  2. Come posso governare i team quando non so cosa è archiviato e dove?
  3. Posso controllare chi ha accesso ai dati dei miei team?
  4. Quale protezione delle informazioni posso applicare ai dati dei miei team?
  5. Dove devo applicare i criteri di conservazione?
  6. Come garantire che le mie ricerche eDiscovery abbiano l’ambito per includere le posizioni giuste?

Analizziamo più a fondo Microsoft Teams e vediamo dove vengono archiviati i dati.

Microsoft Teams e i servizi dipendenti

Microsoft Teams utilizza:

  • Servizi di Azure Chat per archiviare i record di chat persistenti.
  • Servizi multimediali di Azure per gestire immagini e video.
  • SharePoint Online e OneDrive for Business per archiviare i file.
  • Exchange Online per archiviare i record di conformità.
  • Microsoft 365 Groups per fornire la gestione dell’appartenenza.
  • Stream per archiviare le registrazioni delle riunioni. Tuttavia, dal 1° marzo 2021 tutte le registrazioni delle riunioni verranno archiviate in OneDrive e SharePoint.
  • Inoltre, Teams fornisce l’accesso ad altre app di Microsoft 365 come Forms, WhiteBoard, Planner e Power BI; queste app memorizzeranno i dati nei propri repository.
  • Infine, Teams può anche aggiungere app, bot e connettori di terze parti. In questo scenario dovrai controllare quali dati vengono condivisi con la terza parte.

Quindi quali dati vengono archiviati e dove?

Il diagramma seguente illustra quali dati vengono archiviati e dove. Le regole sono complesse e dipendono dall’attività che stai intraprendendo in Teams.

Nella tabella sono state escluse app Microsoft, personalizzate e di terze parti che puoi aggiungere a Teams perché ognuna di esse ha la propria informativa sulla privacy e le proprie condizioni d’uso. Consigliamo di capire quali dati vengono distrutti e archiviati prima di aggiungere qualsiasi app in Teams.

Dove vengono archiviate le mie chat One-to-one e di gruppo?

Una chat one-to-one o di gruppo viene avviata dal menu Chat. Gli utenti vengono aggiunti alla chat cercando il loro nome. Inoltre, se è abilitato l’accesso ospite o federato, è possibile aggiungere alla chat anche ospiti e utenti federati. Tuttavia, gli ospiti non sono in grado di condividere file.

In questo scenario gli utenti nelle chat sono i proprietari dei dati. La tabella seguente descrive in dettaglio le regole:

Tipo di datiOne to One e chat di gruppo
Messaggi di chat inclusi messaggi di schede adattive e memo vocaliAzure Chat Service
Chat con immagini, emoji e adesiviAzure Media Services (no SharePoint)
Chat GIFURL a un servizio di terze parti
File condivisiIn File Sharer di OneDrive for Business; nella cartella “File di chat di Teams”
L’autorizzazione di condivisione predefinita è solo interna. Ciò significa che gli utenti esterni devono richiedere l’accesso ai file
Messaggio di chat e record di conformità della carta adattiva (per ricerche eDiscovery)DiscoveryHolds (cartella nascosta) nelle cassette postali di Exchange Online per tutti gli utenti nella chat 1,2,3

Dove vengono archiviati i file e le conversazioni di Teams?

Capire dove sono archiviati i tuoi dati in un team dipenderà dal fatto che tu stia lavorando in un canale standard o privato.

In un canale standard tutti i membri del team, inclusi gli ospiti, possono accedere alle conversazioni e ai file. In questo scenario il proprietario delle conversazioni e dei file è il Gruppo che gestisce il Team.

Tuttavia, le regole per i canali privati sono diverse. Questo perché un canale privato in un team è limitato a un sottoinsieme dei membri del team. Pertanto, l’accesso alle conversazioni del canale e al contenuto dei file deve essere limitato ai soli membri del canale privato. In questo scenario il proprietario delle conversazioni e dei file NON è il Gruppo che gestisce il Team; i proprietari delle conversazioni sono gli utenti e il proprietario dei file è il canale privato.

In sintesi, le regole cambieranno a seconda che si utilizzi un canale standard o privato. La tabella seguente descrive in dettaglio le regole:

Tipo di datiCanale standardCanale privato
Messaggi di chat persistenti e memo vocaliAzure Chat ServiceAzure Chat Service
Messaggi della scheda adattiva nel canale dalle appAzure Chat ServiceN / A
Chat con immagini, emoji e adesiviAzure Media ServicesAzure Media Services
Chat GIFServizio di terze partiServizio di terze parti
File condivisi e archiviatiSito SharePoint del team; nella cartella Canale all’interno della raccolta documenti. Tutti i membri del team, inclusi gli ospiti, hanno accessoSito SharePoint di Private Channel; nella cartella del canale privato all’interno della raccolta documenti È importante sottolineare che le autorizzazioni del sito di SharePoint per il canale privato sono limitate ai soli membri del canale privato.
Team WikiSito SharePoint del team; nella cartella Canale all’interno di Teams Wiki DataSito SharePoint di Private Channel; nella cartella del canale privato all’interno di Teams Wiki Data
E-mail con allegati inviati al canaleSito SharePoint del team; nella cartella Canale, all’interno della raccolta documenti. Le e-mail vengono archiviate in una cartella separata per ogni mese, ad esempio EmailMessages_2_2021Sito SharePoint di Private Channel; nella cartella del canale privato, all’interno della raccolta documenti. Le e-mail vengono archiviate in una cartella separata per ogni mese, ad esempio EmailMessages_2_2021
Taccuino di OneNote del team predefinitoSito SharePoint del team; in Risorse del sitoN / A
Notebook aggiuntivi di OneNote per i canaliSito SharePoint del team; nella cartella Canale all’interno della raccolta documentiSito SharePoint di Private Channel; nella cartella del canale privato all’interno della raccolta documenti
Record di conformità della conversazione di canale (per le ricerche di eDiscovery)Cartella nascosta nella cassetta postale di Exchange Online per il
gruppo1,2
Cartella nascosta nelle cassette postali di Exchange Online per tutti i membri del canale privato1
Record di conformità della carta adattiva al canale (per le ricerche di eDiscovery)DiscoveryHolds (cartella nascosta) nella cassetta postale di Exchange Online per il gruppo1,2N / A

Dove vengono archiviati i dati dei Teams Meetings?

Esistono tre tipi di riunioni di Teams:

  1. Private Teams meetings pianificate da un utente, quindi l’utente è l’organizzatore della riunione.
  2. Channel Teams meetings pianificate da un canale in un team, quindi il team è l’organizzatore della riunione.
  3. I canali privati consentono solo le riunioni “Meet Now”. Questi sono tenuti nel canale privato in un team, quindi il canale privato è l’organizzatore della riunione.

Il tipo di riunione di Teams che si esegue determinerà dove vengono archiviati i dati.

In sintesi, le regole cambieranno a seconda del tipo di riunione che stai tenendo. La tabella seguente descrive in dettaglio le regole:

Tipo di datiRiunioni private (Meet Now e programmate)Incontri di canale (Meet Now e programmati)Riunioni sul canale privato (solo Meet Now)
Messaggi di chat persistenti e memo vocaliAzure Chat ServiceAzure Chat ServiceAzure Chat Service
File condivisiFile Sharer di OneDrive for Business; nella cartella “File di chat di Teams”Sito SharePoint del team; nella cartella Canale all’interno della raccolta documentiSito SharePoint di Private Channel; nella cartella Canale all’interno della raccolta documenti
Chat con immagini, emoji e adesiviAzure Media ServicesAzure Media ServicesAzure Media Services
Codifica e streaming della registrazione delle riunioniAzure Media ServicesAzure Media ServicesN / A
Registrazione della riunione (nuova)OneDrive for Business per la persona che avvia la registrazione5SharePoint dei team; nella cartella Canale all’interno della raccolta documenti5N / A
Registrazione della riunione (obsoleta a luglio 2021)Stream5Stream5N / A
Appunti di riunioneOneDrive for Business dell’organizzatore della riunione; nella cartella Microsoft Teams DataTeam di SharePoint Teams; nella cartella Canale all’interno di Teams Wiki DataN / A
Sondaggi delle riunioniModuli del creatore del sondaggioModuli del creatore del sondaggioN / A
Disegno WhiteboardApp WhiteboardApp WhiteboardApp Whiteboard
Record di conformità della chat della riunioneDiscoveryHolds (cartella nascosta) nelle cassette postali di Exchange Online degli utenti nella chat della riunione1,2,3,4DiscoveryHolds (cartella nascosta) nella casella di posta online del gruppo per il team (nella cartella nascosta)DiscoveryHolds (cartella nascosta) nelle cassette postali di Exchange Online di tutti i membri del canale privato1,2
Record dettagli chiamata riunione (per conformità)DiscoveryHolds (cartella nascosta) nelle cassette postali di Exchange Online di tutti i partecipanti alla riunione1,2,3,4DiscoveryHolds (cartella nascosta) nelle cassette postali di Exchange Online di tutti i partecipanti alla riunione1,2N / A

Dove vengono archiviati i dati degli eventi live di Teams?

Gli eventi live di Microsoft Teams ti consentono di pianificare e produrre eventi che vengono trasmessi in streaming a un vasto pubblico online.

Esistono due tipi di eventi live:

  1. Pubblico: chiunque abbia il collegamento può partecipare senza effettuare il login
  2. Privato: limitato alla tua organizzazione o a persone e gruppi specifici, i partecipanti dovranno accedere per partecipare

Le regole per l’archiviazione dei dati sono le stesse sia per gli eventi pubblici che per quelli privati.

Tipo di datiEvento live
Codifica e streaming della registrazione di eventi dal vivoAzure Media Services
Registrazione di eventi dal vivo, trascrizione di eventi dal vivo, rapporto di domande e risposte e rapporto sui partecipantiAzure Media Services trattenuti per 90 giorni con possibilità di download da parte del produttore

Dove vengono archiviati i dati di Teams Calling?

Le chiamate ad altri utenti di Microsoft Teams, inclusi utenti federati e ospiti, usano la telefonia Voice over IP (VOIP).

Facoltativamente, Teams consente anche di avere un numero di telefono e di effettuare e ricevere chiamate da telefoni normali.

La tabella seguente descrive in dettaglio le regole di archiviazione dei dati:

Tipo di datiTeams to Teams CallsChiamate PSTN
Codifica e streaming della registrazione delle chiamateAzure Media ServicesN / A
Registrazione delle chiamate (dal 1 marzo 2021)OneDrive for Business della persona che avvia la registrazioneN / A
La registrazione delle chiamate (legacy) verrà ritirata nel marzo 2021StreamN / A
Segreteria telefonica e trascrizioneCasella di posta Exchange del destinatario (cloud o ibrida)Casella di posta Exchange del destinatario (cloud o ibrida)
Call Detail Record (per conformità)DiscoveryHolds (cartella nascosta) nelle cassette postali di Exchange Online di tutti gli utenti in chiamata1,2,3Cartella nascosta nelle cassette postali di Exchange Online di tutti gli utenti in chiamata1

Sommario

In conclusione, la risposta a “Dove vengono archiviati i miei dati?” dipenderà dalla funzionalità che stai usando in Teams.

È importante spiegare l’archiviazione a tutti gli utenti, per garantire che sappiano quando usare le chat One-to-One e di gruppo invece di usare un canale Teams.

  • I dati condivisi in un team dureranno fino a quando il team non verrà eliminato. Non importa se il creatore ha lasciato l’organizzazione o se qualcuno viene aggiunto o rimosso dal team.
  • I dati condivisi tramite One-to-One e chat di gruppo da OneDrive di un utente verranno eliminati quando l’account dell’utente verrà eliminato.

Infine, sapere dove sono archiviati i dati è fondamentale per le persone che intraprendono ricerche eDiscovery. Se l’ambito della ricerca include team che dispongono di canali privati, l’ambito deve essere esteso per includere i siti di SharePoint del canale privato e le cassette postali dei singoli utenti, oltre al sito di SharePoint del team e alla cassetta postale di gruppo.

Note per le tabelle

  1. Gli utenti ibridi di Exchange con una cassetta postale locale archiviano i propri record di conformità in una cassetta postale in linea shadow
  2. I guest con un account B2B di Azure archiviano i record di conformità in una cassetta postale online shadow creata per il guest
  3. Gli utenti federati archiviano i propri record di conformità nella propria cassetta postale all’esterno del tenant
  4. Nessun record di conformità viene archiviato per i partecipanti anonimi alla riunione
  5. Le registrazioni delle riunioni sono state archiviate storicamente in Stream. Tuttavia, Microsoft sta spostando l’archiviazione delle registrazioni delle riunioni in SharePoint Online e OneDrive for Business. Da luglio 2021 sarà possibile archiviare la registrazione delle riunioni solo in SharePoint Online e OneDrive for Business.

Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://nikkichapple.com/microsoft-teams-where-is-my-data-stored/